医院设备档案管理的问题与对策

张朝乾

摘要：医疗设备档案管理是医疗设备管理中的一个重要组成部分。它承载着记录每一项设备从采购论证到实现购买，验收以及使用，维修维护直到报损报废的全生命周期的运行轨迹，是医院档案管理中一个重要的组成部分。但是，由于档案管理的周期长、内容覆盖面广、专业性要求高，具有真实、完整、动态管理等特点，在收集整理过程中还存在许多问题和需要优化流程和改进的地方。

关键词：医院设备；档案管理；问题与对策

1导言

医院医疗设备档案是指医疗设备采购、引进，以及安装、调试、验收、使用和维修过程中形成的具有保存价值的图样和文件材料，是医院科技档案管理的重要内容。医院医疗设备档案管理，便是对医疗设备档案资料从收集、记录、整理、鉴定、归档、保存和利用的全过程管理。做好医疗设备档案管理工作，能够有效提升医疗设备管理水平，在医院日常管理中发挥着重要作用。

2建立医疗设备档案的必要性

随着医院现代化的发展，医疗设备日益增多，现代化医疗仪器设备成为医院重要的组成部分，是高、精、新技术应用于医学教学、临床诊断和治疗的成果。医疗设备不仅品种繁多，而且寿命长短不一，如何才能把医疗设备管好用好，必不可少的需要建立医疗设备档案，档案内放人所有与本设备有关的文档资料，力求让设备从立项到报废的每一个过程都一个详尽的记录，并且整理归案，一机一档。这样不管医院的设备有多少台，类型有多少种，我们都可以通过设备档案知道每台设备目前的情况，做到多而不乱，繁而不琐。

3现代医院设备档案管理中存在的主要问题

现代的医院的设备的档案管理中存在了一些问题，主要有以下几点：

3.1医院的医疗设备档案管理无专门部门。各个医院的医疗设备档案管理并没有明确的部分所属，涉及了多个不同的部门。就比如一般的三级甲等医院，正在使用的医疗设备多达1350台，由这些医疗设备形成的档案则更是多达1264卷。在这些医疗的设备管理的流程中，前期的采购和购置以及平时工作中的设备维护、保养是属于医院医疗设备科来进行负责，但是使用则是由具体的使用的不同的科室进行使用，医疗设备的档案管理部门则负责医疗设备档案的采集和调用等等。然而在真正的医院医疗设备的管理的流程中，不同部门却缺乏明确的职责划分，各个部门分工不协调，没有明确医疗设备档案管理的权责究竟所属何部门，没有明确的一个部门可以对医院的医疗设备的档案管理进行协调统筹、负责等工作。因此，在真正的医院医疗设备的档案管理的流程中，通常会导致以下问题的出现：负责档案管理的部门仅仅关注医疗设备的考察以及采购等工作，各个使用的部门则仅仅在意医疗设备的安装、调试以及验收等工作。对医院医疗设备的有关资料的收集和管理则忽视，医疗设备的档案管理流程失去了连贯性和规范性。

3.2医院的医疗设备档案管理制度体制不完善。

截至目前，医院相关人员对于医疗设备档案管理的认知不够，不够重视，有一部分的医院忽视了医疗设备档案管理的重要作用，导致设备档案管理制度的不完善、不规范，缺乏系统化和科学化，很多的医院的医疗设备档案管理缺少有效的体制制度，医院往往重视医院的人事档案等管理，却忽略了对医疗设备档案的管理，有关的负责部门之间的权限权责分工不明确，对设备的档案管理缺少有效的监管的措施和方法，种种原因导致了现如今的医院的医疗设备档案管理的混乱和无序。导致出现医疗设备不能及时的交给维护人员进行维护保修，设备也不能很好地、及时地应用在临床上，甚至出现档案内容遗失的情况。所以，要求医院对于医疗的设备的档案管理工作要重视，并建立完善的医院的医疗设备档案管理体制和制度。

3.3医疗设备档案管理人员的专业素质缺乏

因为大部分医院对于医疗设备档案管理的不够重视，忽视医疗设备的档案管理的工作，因此医院负责这方面的管理人员往往都是其他行政管理人员进行兼任，缺少专业的负责医院的医疗设备档案管理的管理人才。现如今的医疗设备档案管理的工作人员缺少针对性的专业的术和知识，对于医院的医疗设备档案管理了解不多，或者认知不深，医院更没有对这些人员组织定期的针对性的培训。因为缺少具备专业设备档案管理知识和技术的人员，所以才会出现医疗设备档案的丢失甚至采集不全的情况。与此同时，因为一部分的资料被掌握在别的科室的工作人员或者维护人员的手中，对于这部分的资料收集存在一定的难度，甚至也会出现资料丢失的现象。甚至，医院对于档案缺少正规的借阅制度和规范化的借还手续流程，在加上没有专门负责医院的医疗设备档案管理的管理人员，人员交换频繁，移交手续复杂，不清不楚，最终也会导致设备档案的永久性丢失现象的出现。

4目前医院医疗设备档案管理的相关措施

4.1完善医疗设备相关档案的管理制度。对于目前很多医院来说，要想加强其医疗设备档案管理，就必须设立一整套完善的管理体制。加强相关人员管理理念，使所有工作人员严格按照管理体制进行医疗设备的使用，将医院每一科室的医疗设备记录在册，同时明确每一科室所要管理的医疗设备，将其设备管理责任分担给每一科室，使其做好每次设备的使用记录并存档，从而形成一个完整的设备管理体系，加强每一位工作人员的责任感。

4.2明确和完善医疗设备的归档范围。医疗设备的档案应该分为在购买前档案和使用过程中的相关档案，购买前的档案应该有协议书、购买合同、发票复印件、装箱单、技术资料以及设备操作规程等，使用过程中的相关档案应该有该医疗设备的使用率、经手人记录以及各阶段设备的情况记录等，相关医疗设备管理人员应该将每台医疗设备的相关档案资料整理在册，并全部交由档案室保管。与此同时，档案室也要将每个科室所要保管的医疗设备的相关使用情况和要求，下发给各个科室，使其配合设备档案管理的工作。

4.3建立严格的设备资料管理制度。由于各个医疗设备的相关资料全部交由档案室管理，因此，在档案室管理过程中，要制定严格的资料管理制度。例如，有医疗人员使用某个医疗设备的相关卷宗，必须保证其卷宗完整，并如期归还，若有遗失或损坏全权由借阅人负责。再比如说，一些贵重的医疗设备重要资料不外借，并确各个保精密仪器相关资料的完整等。

4.4提高人员管理意识，加强素质培训。对于我国医院来说，在招揽档案管理的相关工作人员时，要挑选一些经验丰富的管理人员，使其能在工作中发挥最大价值。与此同时，要对整个医院的所有工作人员及管理人员进行定期培训，从思想上提高其对医疗设备档案管理的重视程度，从而推动我国医院医疗设备的可持续发展。

5结语

医疗设备档案管理技术随着现代科技的发展和管理手段的提升，这些年有了长足的进步，档案管理要求的真实性、完整性、动态性都得到了提高。随着规范化要求的提升，从档案管理的意识和理念，到具体的实际操作都还有更长远的路要走，同时通过档案中各种资料和数据的分析和提炼总结，进行数据挖掘，总结經验和规律，不断提高设备管理水平成为设备档案管理的一个新的课题和目标。