建筑设计院档案管理工作探讨

李存

摘要：建筑设计院档案信息资源不仅是本院各部门工作要查考利用的资源，也是整个社会广大公众需要关注、了解、知晓的信息渠道。但是信息化档案馆的建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。我们相信，只要广大档案管理工作人员不断探索新的途径，档案管理就能够向前发展。本文通过分析工程设计档案的基本特点和管理的问题，对加强建筑设计院档案管理工作的策略进行了探讨。

关键词：工程设计档案；特点；管理

1工程设计档案的基本特点

设计院工程设计档案主要具有五个特点：

1.1多样化的载体形式

设计院的工程设计档案不仅局限于文字材料、图纸等纸质材料，目前还有各种格式的电子文档。

1.2种类繁多的档案内容

设计院工程设计档案内容除了普通工程施工图纸外，包括甲方授权委托书、批准书、合同、设计条件和要求、地质勘查报告、评审意见、结构、节能计算书、工程造价书、设计修改书、竣工验收报告、评审蓝图等，因内容多样，必须确保每个项目档案保存的完整性。总而言之，总之，文档种类多，归档库藏数量大，为建筑设计公司档案管理工作增加了新难度。

1.3数量巨大

工程建设产品本身具有整体性的特点，不仅造型庞大，结构复杂、内容繁多，而具是由一个个单件生产的项目衔接的固定资产体系。它们千差万别，各自有它独特的结构、形式和要求，并相应形成多种多样单独设计的图纸文件。在数量方面，普通工程所形成的具有保存价值的仅是图纸便将近百张，如果是大型工程，便有几百张乃至上千张。因而设计单位在设计技术活动中形成的图纸文件必然具有数量大，递增快的特点。

1.4时间跨度较长，材料变更快

建筑设计院档案形成于工程項目设计技术活动之中，一方面反映了建设项目的设计水平，是建筑工业的重要史料；另一方面许多项目建设时间跨度大，基本是跨年度甚至几个年度，设计归档材料随年度变化不断变更增多。

1.5档案的使用效率高

设计档案是设计科学技术活动的记录，承载着设计专业的科学技术知识，反映了实际的长期使用功能和价值，广泛应用于生产生活中。设计档案的适用性原则也使得设计成果的共享成为可能，无论是在设计阶段还是施工阶段，竣工阶段，设计都必须及时提供给投资人或业主，承包商参考应用。设计院所保存的工程档案不仅仅要服务本院的设计人员，同时，建筑单元和业主单位也是重要的服务对象，因此，档案需要频繁地保存、查阅、调阅、加晒等。

2建筑设计院档案管理的问题分析

2.1档案管理制度有待进一步完善

在建筑设计院档案的收集、整理、储存和利用中，虽然有管理制度，但面对新问题、新情况，管理制度没有及时调整。档案分类缺失，档案分类不科学、不合理，保管期限表不完善，保密制度为落实，很少结合建筑、规划和市政等业务，制定相应的归档范围表。由于档案管理系统的标准不明确，很难及时解决档案管理的问题，对档案的收集产生了不良的影响。

2.2档案管理员缺乏档案管理相关知识

当前建筑设计院档案管理人员的能力有限，继续学习能力不强，没有深入学习专业的档案管理知识，表现在工作思路不清晰、方法简单、管理粗放、安全意识不强等方面。此外，由于档案管理人员变动比较频繁，工作积极性不高，受到档案管理制度不完善的影响，导致档案工作很难连续进行，为档案资料的查找和利用带来不便。

2.3档案管理信息化水平低

随着信息时代的发展，建筑设计院档案管理人员利用计算机、网络、CAD等软硬件，使档案工作更加规范化、标准化，提高工作效率。但目前建筑设计院建立档案管理系统、无法收集整理大量数据的不多，电子文档的形成过程难以控制，影响了其真实性和完整性。因为不能确保电子文化的安全，在利用电子文件时不够便捷和高效。因此，建筑设计学院应注重档案信息化建设，充分体现档案的价值。

3加强建筑设计院档案管理工作的策略

3.1转变档案管理观念

第一，要提高认识。随着现代信息技术的发展，为档案管理带来了新的考验，充分认识到档案信息化建设的重要性，在总体规划中，将施工企业信息纳入档案信息化建设之中；第二，要顺应形势。当前档案管理的形势带来了严重的挑战，电子信息、网络动态的信息管理、网络的归档、数字文件存储等已经成为建筑设计机构档案管理的必然选择，加快了档案的数字化、归档、整合、服务网络和信息标准化的发展，统一管理档案。要加大对信息平台的应用，确保档案管理模式能够满足企业信息化要求；第三，逐步健全制度。建筑设计院要根据当前信息化要求，建立相应的规章制度，尤其是要建立电子文件归档管理系统，加强电子图纸的形成、流转、接受、监控、归档和鉴定等工作，并落实安全责任制度。要妥善保管原有纸质档案，让电子档案的真实性与原始性得到有效保护。

3.2加强对工程设计档案的安全监管

一般而言，纸质档案保管期为十年（重点工程为三十年），长久保留与图纸原件内容一致的电子文档，高度重视设计成果信息的长久保存，积极采取措施防范档案风险，实行档案备份制制度，建立电子文件和数字档案登记备份中心，对设计院参与的重大建设项目的设计资料电子图纸电子文件实行登记备份，避免重要档案的损毁，防患于未然。建立档案主管领导负责制，制定实施细则和配套举措，强化工作落实探索多元存储手段应用按照规定格式存储到一次光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据信息的真实性完整性和可读性。

3.2提高档案管理的系统设置和技术措施

建筑设计研究院档案资源通过信息系统实现信息管理、档案和数字资源和档案处理、处理和计算机网络传输的管理，实现档案资源的合理配置和有序、有效的开发利用，实现社会档案信息资源共享。这就要求文件管理人员必须使用计算机，实现计算机管理，而网络是计算机管理文件信息的必要途径。我们应该充分利用现代信息技术，加快从物理档案管理向电子档案管理的转变。采用现代化办公设备为用户提供远程服务。宽带互联网的开通，给吸收信息的时间和空间带来了巨大的变化，显示出强大的优势。互联网文件的整合为更广泛的利用渠道提供了广阔的空间。档案馆可将电子文件加工、整理成电子文件，用户可在不同领域享受高质量、便捷的信息服务。

4结束语

总之，工程设计档案是一种技术财富，对一个单位或企业规划和发展是不可或缺的。要根据其特点进行管理和保护，做到既方便使用有利于保存。