试论政府信息公开对档案工作的影响

黄妙端

摘 要：国家档案部门在政府信息公开中具有非常重要的地位。本文首先论述了政府信息公开对档案工作的积极效应，其次对档案工作在政府信息公开工作中表现的不足进行了分析，最后提出了适应政府信息公开的档案工作的革新对策。

关键词：政府信息公开；档案工作；影响

档案属于政府信息的关键部分，因此政府信息的公开对档案工作产生了很大的影响。一方面政府信息公开对档案工作起到了推动作用，另一方面政府信息工作又对档案工作提出了新的要求。传统的档案工作方式和内容已经难以和政府信息公开工作相衔接，因此，档案工作急需改革以适应时代发展。

1 政府信息公开对档案工作的作用

1.促进档案工作的全面发展

自从政府信息公开制度实施以来，档案信息资源也在被不断地开发与利用。对档案信息的网络公开与利用成为档案工作的一种新的方式，这种工作方式随着信息时代的发展而不断进步，并且越来越受到公众的欢迎。

政府信息公开是当前政府工作的一种新形式，但政府信息公开的首要条件就是政府需要掌握全面的信息，如果政府没有掌握全面的信息，那么政府信息公开就如一个空壳，没有实际内容就使得政府信息公开成了“形式主义”，没有任何实际意义。政府部门在执行政府职能的过程中会产生很多文件，这些文件在利用完后如果未能及时收集，就可能会使这部分文件的信息丢失，而对日后政府信息公开造成影响。这时，档案部门就应该负起这个责任，根据相关的档案管理规定，对文件形成部门加强业务指导，从而确保政府文件齐全且能如期归档。这就为政府信息公开奠定了基础。

2.提高了档案工作的社会地位

自从政府信息公开实施以来，档案部门越来越受到公民的关注，而档案部门的工作内容也越来越贴合大众，人们都可以通过档案部门咨询与查找相关文件来维护自身的权益。例如，当下岗工人在生活上遇到困难，就可以向档案部门咨询相关政策而申请到与之匹配的社会救济；退伍军人在退伍回来后如果不了解退伍军人相关的权益，也可以到档案部门去咨询或查阅相关政策文件；而大学生创业也能在档案部门查阅到详细的补助政策。总之，档案部门在政府信息公开后为公民维护自身权益带来了很大的便利，这就使人们逐渐改变了对档案部门的态度与看法，在很大程度上提升了档案工作的社会地位。

3. 加快檔案资源信息化

要想保证政府信息公开的成效，就必须要具备扎实的档案业务基础。对一些基础的档案工作如收集、整理、编目、检索等需要有扎实且细致的工作态度，进而为以后的档案信息公开做好前期准备。同时要加大档案信息资源的开发力度，为公民提供一条便捷的信息获取渠道。当今社会的开放程度日益加大，人们随时随地都可以获取大量的信息，信息的源头与传播方式也是多种多样，但是面对如此大的信息量，人们很难全部接受并加以理解，这时就需要有专门的部门将这些信息进行加工，将其整理为综合性强且有分析、有预测及建议的高端信息。因此，档案部门就应该根据自身馆藏档案的信息特点，按照相关部门的规定及要求，建立并完善具有一定规模且有较强实效性的数据库，从而加快档案资源的信息化进程。

2 档案工作在政府信息公开中的不足

1. 档案工作的信息资源意识和服务水准仍较低

档案工作在政府信息公开中具有十分重要的地位，但档案工作在信息资源意识和服务水准方面与其在政府信息公开中的地位还有很大的差距。政府实施信息公开制度，目的就在于巩固人民的主权地位，坚持以人为本的原则，加大政府信息的公开力度，对能公开的政府信息都尽可能公开，不做任何隐瞒，对于不能公开的信息也应该给予合理解释，从而通过这种方式进一步落实公民对政府的知情权，增强政府信息的公开化与透明化，使政府信息资源更具有现实价值。但现阶段档案工作的工作方式仍然相对落后，档案部门在工作中依旧占据被动地位。[1]虽然国家依已经在战略上对档案信息资源的开发进行了部属，各地方档案部门对档案信息资源的开发也提出了不少方案，但真正付诸实践的却少之又少。档案部门读对信息的整理仍停留在汇编层面，而缺少对信息资源的深加工，这就导致档案部门信息资源开放率较低。

2.档案工作与政府信息公开业务流程衔接不畅

现行文件和档案是同一个事物在不同阶段的存在形式，在管理中应该始终坚持文档一体化的原则，而政府的文书、信息管理部门也应该和档案部门之间紧密衔接与配合。但目前，我国的档案一体化管理模式依旧停处于理念阶段，很多部门的归档工作不能按时完成，“断档”的现象时有发生。政府信息公开对时效性具有严格的要求，对于政务信息的处理、制作和公开可以通过政务平台达到很好的衔接。[2]但是档案部门的信息资源整理工作往往不能与政府信息公开的速度和内容相匹配，通常会出现档案部门的信息资源分类与政府信息公开的分类为两种不同体系的分类方式，这就对后期资源信息的公开与查阅造成了很大的困难，也让公民对政府信息的理解产生了不必要的困扰，使得政府信息公开的效率降低。因此，档案工作需要尽快提升其服务理念和能力，完成和政府信息公开业务的顺利衔接。

3.档案工作的监督保障机制不健全

政府信息公开的相关文件指出，政府信息公开工作必须建立完善的考核、评阅和追责制度，并随时接受相关部门的检查监督。这些制度都体现出了政府信息公开的公平、公正、准确、及时的原则。但是传统的档案工作却与政府信息公开的这些原则不相符，传统的档案工作多是对内的一些职能，而在档案工作参与到政府信息公开工作后，档案部门对政府信息公开工作的各种监督保障机制显得无所适从。因此，为了更好地配合政府信息公开工作，档案部门就更加需要建立起健全的监督保障机制。

3 政府信息公开下档案工作的革新对策

1.加强信息资源意识，提高档案工作服务水准

档案工作一直以来都是以信息资源的建设和服务为主要任务。在政府信息公开制度实施后，档案部门更是要发挥自己作用，坚持以人为本的原则，将公民的信息权与知情权放在重要的位置，加快档案信息资源的建设，提升档案信息的服务水准和服务能力，积极参与到政府信息公开工作中去。

2.重组档案工作与政府信息公开的业务流程

档案部门应该自觉的开展文件管理和政府信息公开的业务，合理的将档案管理与政府信息公开工作加以衔接，注意及时与政府信息公开相关部门进行沟通，参考政府信息公开的目录体系对现有的档案资源进行整合、编目，确保档案部门的信息资源与政府信息公开的信息资源相匹配。[3]同时，还应加强对用户信息需求的调查，以满足用户需求为服务宗旨，进一步深化档案信息资源的整合与加工。

3.完善档案工作的监督保障机制

档案部门应该主动接受政府信息公开相关部门以及社会公众的评议与监督。对于政府部门评议与监督可建立起专门的评价指标体系，对档案工作的内容、服务能力、服务态度等方面做出全面的量化评估，这样就可以对档案部门的工作进行严格的监督，并可以随时找出档案工作的不足并使其加以改进。[4]而社会公众则可以通过网络等方式随时对档案部门工作进行监督与评议。

参考文献

[1]陈智兵.基于政府信息公开背景的档案开放问题探索[J].兰台世界，2016，（S1）：71-72.

[2]李云鹏.论政府信息公开背景下档案工作人员的素质提升[J].兰台世界，2016，（S1）：48.

[3]赵力华.论政府信息公开法制建设新进展对档案利用的促进[J].档案学研究，2012，（03）：33-36.

[4]卢小宾，高欢.《档案法》规制下的政府信息公开问题探析[J].档案学通讯，2014，（06）：23-26.