浅析文书档案管理中存在的问题及对策

摘 要：科技的发展日新月异，随着国家的进步，人们的生活水平显著提高，计算机技术也被熟练地应用在社会的各行各业，不断提高人们的工作效率。文书档案管理作为人类社会必不可少的传统行业，必须紧跟时代的步伐不断更新完善，才会满足日益增长的社会需求，被社会淘汰。过去的文书档案管理模式已经出现了很多问题，只有找出这些问题，分析这些问题产生的原因，从而制定解决措施，利用现代化信息技术解决这些问题是很多企业面临的难题和挑战。

关鍵词：文书档案管理；信息技术；解决方案

文书档案管理在人类社会的发展中占据着举足轻重的地位，人类文明的进步与科技的创新都离不开文书档案管理。随着信息技术的日益成熟，人类的进步已经成功的从工业化时代过渡到信息化时代，为了让文书档案管理能够在人们生活和工作的领域发挥更重要的作用，当今企业必须正视文书档案管理的发展，分析文书档案管理的现实状况，找到其中存在的问题，将现代化技术充分的应用在文书档案管理中，寻求解决这些问题的方法，使得文书档案管理能够顺应时代的发展，迅速的重新融入人类的社会生活中。

1 文书档案管理的发展现状

1.1 信息系统的运用

发展至今，我国文书档案管理已经学会利用计算机技术和信息技术，实现飞速的发展，大多数文书档案管理机构采用文书档案管理系统，通过数据库的建立以及信息系统的完善，将文书档案信息进行排序，并将对应的数据录入系统中，实现文书档案的数字化，方便用户对文书档案的管理，可以快速的完成对于文书档案数据的自动存取，大大缩短传递周期，储存时间也更长，受到了越来越多用户的喜爱。

1.2 文书档案信息数量多

数字化的文书档案信息使得用户更方便的实现管理，但是随着时间的推移和人类社会的飞快进步，文书档案的数量在呈现指数增长，这种激增的速度给文书档案管理者带来了不小的压力，过去的人工管理制度已经被信息化的文书档案管理所取代，新兴的数字文书档案管理模式可以帮助部分企业减轻这方面的压力，实现高效的传输、索引与存储。

1.3 使用人数上升

信息技术的合理应用，满足了越来越多用户的需求，超高的服务也吸引了更多的用户，但是这给文书档案管理系统的服务器带来了了很大的问题。由于信息化文书档案管理系统的同时在线人数太多，容易导致服务器的供应量严重不足，产生中停的状况。如果用户在接受服务时发生了这种情况，会大幅度降低用户的体验，更甚者会丧失用户，损坏企业的名益，降低企业的收益，带来严重的后果。

1.4 硬件设施设备的建设提高

目前大多数文书档案管理机构已经充分认识到信息化建设中硬件设施设备的重要性，已经开始增加硬件设施设备的钱财投入，构建一个快速的、完备的互联网络体系、功能和承受力强大的服务器、海量的存储系统和信息共享平台，不断开阔设施设备的范围，稳固硬件设施设备的基础配置，也有部分企业购买了质量较好的资源数据库，利用信息共享平台，实现文书档案管理理念的创新，方便用户的使用。

2 文书档案管理的存在的问题和解决措施

2.1 管理意识的改变

文书档案管理的最终目标毕竟是为了给用户提供优良的服务，辅助经济的运转，促进社会的进步，它的本质还是服务，可是文书档案管理并没有意识到服务理念的转变已经渗透到文书档案管理中，仍然采用原来的管理模式，再加上有些文书档案机构的工作人员整体素质较低，机构内部缺乏竞争激励模式，尚未建立完善的奖惩机制，使得文书档案管理员对于文书档案的管理更加不尽人意。因此对于重要岗位的文书档案管理员要进行入职培训，所有的工作人员都要熟练掌握文书档案信息和硬件设施的使用，方便用户检索，能够快速获取自己需要的信息，为广大的师生提供更加可靠的服务，从根本上转变他们的文书档案管理观念，鼓励他们在空闲时间多读书，帮助他们构建合理的知识框架，鼓励他们参加文书档案机构内部举办的宣讲会或者讲座，开阔他们的眼界，为提供优质的文书档案服务打下基础。

2.2 不断扩展数据库

数据库在现在信息技术快速发展的年代非常重要，它起到了大量储存信息资源的作用，大多数企业已经学会运用数据库完成文书档案信息的快速存储、读取与收集，并且实现数据的共享、传递与安全性，但是大多数企业没有意识到服务的难点在于用户的需求时刻变化，很多用户对自己的真正需求甚至不了解，他们对于数据库的功能要求也越来越高，这时文书档案管理系统的研发人员只有不断开发文书档案管理系统，扩展数据库容量和兼容性，提高文书档案资源的利用率，提高资源的读取速度，减少资源的浪费，更加注重数据资源的分类与整理，增加数据库的功能，同时提高数据库开发人员的专业素质，引进更多的专业人才，建立特色的、专业的、系统的信息数据库，才能更好的实现文书档案管理。

2.3 提高文书档案信息系统的资源更新速度

随着信息技术的快速进步，原本的纸质文书档案的作用已经不再那么明显，取而代之的是电子信息的运用，很多用户都满足于电子信息不随时间地点就可以任意获取的随意感。从这一方面可以看出纸质文书档案不再受到用户的追捧，利用率随之降低，用户获取信息的渠道变得多样化，为了顺应时代的进步，和用户的偏爱，这就迫使许多文书档案管理机构在原有的管理制度的基础上进行改革，建立文书档案的信息共享平台，实现文书档案资源数字化的同时即使更新这些电子信息。因为如果更新速度跟不上用户的要求，就算购买了一些数据库，如果这些数据库不能及时更新，导致用户在使用的过程中难以体验一个有内涵、有框架、有逻辑、突出个性化的服务环境，大大降低了用户的体验度，耽误了用户的时间，进一步导致资源浪费。

2.4 提高文书档案信息的保密性

文书档案管理的数字化使得人们很多重要的信息转变成易于传输的电子数据，相比较原来的信息传输方式，电子数据很容易被破解与泄露，这就给文书档案管理的安全造成了严重的挑战，为解决文书档案的安全问题，首先要从系统的安全协议做起，开发者可以给文书档案管理系统制定一系列安全协议，安装一些安全检测装置，阻止其他一些非法黑客的侵入，并对于系统信息的下载平台进行监督检测，从根本上制止安全侵入，排除一切有可能的危机。

3 结语

文书档案管理在人类的进步中扮演着重要角色，必须不断面对社会给予的压力，跟上时代的脚步实现质的突破，才能在日益进步的社会中满足人们的多样化需求，为人类的进步做出最大的贡献。在信息化时代下，国家政府机构以及其他单位应该重视文书档案管理的变革，充分利用电子信息技术，加大投资力度，建立完善的信息管理系统，提高档案管理人员的专业技能，从而发挥最大的价值。

参考文献

[1]与时俱进，更新观念，做好现代企业的文书档案管理工作[J].张玮，许辰弘.黑龙江电力.2003（04）.

[2]新时期文书档案管理存在的问题及对策[J].卢思宇，赵兰凤.林区教学.2015（05）.

[3]文书档案管理中存在的问题及对策[J].陈永俭.管理观察.2015（12）.

[4]文书档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].王威.黑龙江史志.2015（05）.

作者简介

唐建南（1968-），广东，东莞市妇幼保健院。