大数据背景下的信息化档案馆建设

摘 要：大数据时代，是以计算机为基础的智能化时代，在这一背景下的档案馆建设，也应突出信息化优势，要运用先进的档案管理理念，对科学技术手段进行合理使用。本文将以大数据背景下档案馆建设现状为切入点，对信息化档案馆建设方式展开全面论述，旨在改善信息化档案馆建设现状，保证档案馆能够符合现代社会要求。

关键词：信息资源；大数据技术；档案馆；档案服务

大数据技术在社会中的应用较为广泛，且该项技术一直处于不断完善的状态，极为适合对大规模数据进行处理与分析，且处理结果较为精准。因此，将这一技术应用到档案馆建设之中，已经成为了现代档案界研究的新方向。为了保障信息化档案馆建设各项工作的顺利落实，我们首先要对档案馆建设现状进行明确。

1 大数据背景下的档案馆建设现状

1.1 资源数量与类型方面的问题

通过对档案馆资源研究发现，目前档案馆存在着资源类型多元化不足以及资源数量相对有限的问题。这一现象主要是因为，传统档案管理模式只对范围内文件进行接收与归档，导致电子档案多以文本形式为主，对于其他类型资源接收却有所忽略，大数据技术的优势也无法得到彰显，对资源建设工作产生了直接的影响[1]。

同时由于部分档案馆非结构化数据处理能力相对较弱，导致档案馆在对资源进行建设时，多会运用关系型数据库对资源实施管理，这种数据库虽然能够对结构化数据进行有效处理，但其对非结构以及半结构数据的处理水平却稍显不足，这也意味着档案馆需要对自身数据管理模式进行改革。

1.2 资源安全方面的问题

档案馆的性质较为特殊，对于安全性要求极高，要求无论如何发展，都必须要保证档案信息内容的安全性。而在大数据背景下，档案馆信息内容的安全性，遭受到了前所未有的考验。一方面在文件档案转变为数字档案时，会面临着损坏以及泄露等方面的风险；一方面会因为人员操作不当或者技术不足等方面原因，造成档案制作与保存没有达到相关标准，致使数据保存与预期值有所出入；另一方面数据在传播过程中可能会遇到风险。大数据技术虽然优势较强，但其以互联网为依托的特点，使其有着与互联网相同的安全性问题，容易受到黑客或者病毒等危险因素的影响。因此，想要建立起数字化的档案馆，就必须要对安全性问题予以有效解决。

1.3 档案服务方面的问题

虽然档案资料的开放性相对较低，但并不意味着档案需要长期性处于保密状态，是需要被有关人员所利用的，于是档案服务开始产生。但在进行信息化档案馆建设时，相关人员都将大量的精力用在了档案信息建立与保管之上，对于用户的使用需求以及自身数据分析能力有所忽略，这样就会对档案馆资源整合工作的开展造成影响，数据资源的挖掘意识也相对较为薄弱，很难为客户提供深层次的数据帮助。同时与客户的交流也相对较少，无法对客户做出准确的分析与判断，服务模式仍然与统一式服务为主，针对性不足，此外，资源的共享与分享机制也存在着不完备之处，这些问题都是信息化档案馆建设需要解决的内容。

2 信息化档案馆建设方式方法

2.1 强化信息安全保障手段

针对信息化档案馆信息资源安全方面存在的问题，管理人员可以从以下三方面入手，来对信息安全保障手段进行强化：一方面要对信息保障体系进行完善。为了确保各项保障工作的顺利落实，档案馆需要根据自身实际情况以及档案信息数量，建立起健全的安全保障制度，并要对自身管理水平进行完善，要通过建立检查监督机制的方式，来对各项档案管理工作的落实质量进行保障，以保证数据信息在制作以及保存等阶段，都能始终处于安全的状态；另一方面要对安全防御技术进行完善，不仅要定期对服务器安全性能进行升级，同时还要不断对杀毒软件以及病毒防御系统进行优化，以确保数据传播過程中的安全性；第三方面要加大技术人才引进与培养力度。档案馆需要对自身人才技术水平进行明确，要根据馆内人才实际水平，制定出人才培养与招聘计划，从而打造出一支高技术水平的队伍，为档案数字化推广工作提供保障[2]。

2.2 提高服务水平

档案馆人员应认识到服务工作的重要性，要改变以往被动的服务模式，要对用户需求进行深层次了解，要准确掌握用户对于档案的实际需要，有计划性、有针对性对其进行服务，逐步形成一套完善的个性化服务模式，确保客户对于服务的满意度[3]。同时档案馆应加大与客户之间的沟通力度，要主动与客户进行交谈，并要建立起专门性交流平台，要打破档案馆与用户之间沟通的障碍鸿沟，实现两者之间的密切交流，从而形成档案服务新模式，以确保其管理水平的不断提升。

2.3 实施一体化管理

由于档案馆不仅要对档案进行保存，同时还要负责对档案的控制工作，因此建立一体化档案管理体系，对于信息化模式的落实有着极为重要的作用。

在实施一体化管理之前，管理人员首先应对档案资源类型进行丰富，要通过不断学习对非结构化以及半结构化数据信息的建立与储存方式进行掌握，从而改变资源类型过于单一的问题；其次要对馆内结构、半结构以及非结构数据实施科学化管理与保管，并要对信息资源以及多元数据的声、图以及文等内容进行整合与处理，以实现对档案资源表现形式以及利用方式不断进行扩充的目的；最后，要将一体化管理与自动化管理模式落实到实处，要对信息远距离无障碍共享与交流进行保障，以保证档案服务现代化水平的不断提升。

2.4 切实扩充档案数字资源

针对档案资源数量不足的问题，管理人员应从档案收集范围入手，对总体档案信息资源进行扩充。管理人员不仅要运用传统方式，对信息数据进行收集，同时还要突破传统模式的局限，要加大对社交媒体等新型信息资源的收集力度[4]。并要运用物联网射频识别手段，与用户进行用户信息交互，不断对新的资源进行挖掘与运用，保证资源收集数量与质量。为了实现这一点，管理者需要对自身视野进行拓展，并要对自身收集意识进行强化，以保证该项工作能够得到高质量开展。

2.5 完善资源共享与开放体系

笔者通过多年工作发现，档案馆主要由全面性公开信息、授权型信息以及其他形式数字档案所组成。以往为了对档案实施保护，档案馆多会以半封闭的方式来对信息进行管理，致使档案信息的价值并没有被完全体现出来，资源开放与共享机制有待提高。所以管理人员应对档案工作水平进行科学衡量，要准确分析出馆内资源开发与传递工作中存在的问题，并按照大数据技术的特点，不断对共享机制以及资源开放机制进行优化，建立起智能化的资源搜索、统计以及价值鉴定等操作系统，并要对重要资源的阅览权限进行限制，以实现资源使用安全性与高效性的并存。

3 结束语

虽然大数据时代的到来，使信息化档案馆建设面临着诸多的问题，但这些问题并不是不可解决的，管理人员要对这些问题产生的本质原因进行分析，并要结合馆内信息管理标准，通过完善安全保护系统、实施一体化管理以及优化档案服务等方式，就能有效提升信息化档案馆的建设水平，保证各项建设工作的顺利落实，以实现智能化、自动化的档案信息管理模式，进而为信息化档案馆的立足与发展提供保障。

参考文献

[1]王美云. 大数据时代背景下档案信息化建设的思考[J]. 城建档案，2016，（09）：17-19.

[2]杨文刚. 大数据背景下档案馆的建设研究[J]. 山西档案，2016，（04）：67-68.

[3] 宋美霞. 大数据背景下数字档案馆信息服务研究[J]. 档案管理，2015，（02）：45-46.

[4]李海瑛. 大数据时代下高校档案馆的信息化建设[J]. 城建档案，2016，（04）：16-18.

作者简介

梁茜（1988-），女，江苏省南京市人，汉，助理馆员，本科。研究方向：信息化档案馆建设。