德厚水库工程建设档案管理存在问题与对策

摘 要：德厚水库工程建设档案管理是德厚水库工程建设中一项服务性的工作。它既是德厚水库工程建设的依据，也是德厚水库工程建设的真实记录，并且还是德厚水库工程建设的重要组成部分。当前，德厚水库工程建设质量管理和施工工程管理在不断规范和完善，可是作为真实记录工程建设实际情况的档案管理却滞后。鉴于此，本文从德厚水库工程建设档案管理存在问题分析入手，最后提出解决德厚水库工程建设档案管理存在问题的几项对策。

关键词：德厚水库；工程建设；档案管理；存在问题；解决对策

德厚水库位于云南省文山州文山市境内。它是2015年国务院确定的172项节水供水重大水利工程之一，是2015年国务院《政府工作报告》要求开工建设的27项重大水利工程之一，是2015年云南省列入国家7项前期重大水利工程开工的第一个工程。工程建设期约3.5年，概算总投资约23亿元。现在，工程正在建设中。建设中，会产生各方面不同的资料。把这些不同的资料收集、整理、分类、入档后，便形成水库工程建设档案。这些档案是工程建设过程的真实反映和工程质量的真实体现，是工程建设中和建成后运行管理维护的重要依据。切实做好工程建设档案管理，充分发挥工程建设档案管理的作用，具有十分重要的意义。

德厚水库工程建设管理处自2006年成立以来，到现在开工建设，已经积累了不少资料，经过收集、整理、分类、入档，已初步形成了具有保存价值和参考利用价值的档案。但由于各方面原因，导致德厚水库工程建设档案管理或多或少地存在着一些问题。下面，笔者就结合在德厚水库工程建设中从事档案管理的实际情况，对德厚水库工程建设档案管理存在的问题作简单分析。

1 德厚水库工程建设档案管理存在的问题

德厚水库工程建设自2016年开工建设以来，各方面资料层出不穷，再加上前期十年左右准备工作产生的资料，可说资料很多。但实际情况是德厚水库档案资料并没有多少，这主要是期前准备工作中对水库档案重视程度不够造成。根据笔者最近几年从事德厚水库工程建设档案管理工作经验，现笔者通过分析、总结，发现当前德厚水库工程建设档案管理存在如下一些突出的问题。

1.1 水库档案管理认识不足

這主要表面在一些领导的身上和部分工作人员的身上。德厚水库工程建设档案管理，是一项服务性、专业性很强的工作，需要领导给予高度重视和一般工作人员的理解。但是现实生活中，水库建设单位和水管单位还是忽视了水库工程建设档案管理的重要性。现在，虽然配置了水库工程建设档案管理人员，但在管理责任制度上往往流于形式。如笔者就是德厚水库工程建设档案管理员，但笔者除了管理档案外，领导还安排从事其他工作，并且档案管理工作，往往作为次要工作。特别是个别领导认为档案管理无关紧要，可要可不要。这种认识不足，给工程建设档案管理造成很大危害。

1.2 认为水库档案所起作用不大

德厚水库工程建设档案是德厚水库工程建设管理的真实记录，具有凭证和依据的作用。德厚水库工程建设档案管理在德厚水库工程建设中，在建成后的管理、维护、改造中，将具有不可替代的作用。德厚水库工程建设从立项、审批、设计、施工、竣工验收到运行、养护、维修、改造等，要经历若干个不同阶段，跨越漫长时间，在这一过程中会由不同的专业人员不断形成各类档案资料，无论是资料的形成环节还是形成后的长期管理过程中，档案资料的缺乏，都会严重地影响水库的正常运行。德厚水库完善的档案资料对于管理单位及其相关人员熟悉工程状况，搞好养护、改造不断提高管理水平具有重要的作用。但是，建设过程中，不少人认为水库档案管理作用不大，认为水库档案管理可有可无，认识不到水库档案在将来所起的作用。

1.3 水库档案管理缺乏信息化人才

现在社会，信息技术突飞猛进，档案管理也应随着社会的发展，采用信息化的管理手段。但是德厚水库工程建设档案管理，现存不少纸质档案，没有用信息化的技术手段来管理。这主要是现在德厚水库工程建设档案管理工作人员少，较懂电脑技术和软件技术的工作人员没有。如笔者就是德厚水库工程建设档案管理人员，并且只有笔者一人在进行档案管理。笔者是语文教师出身，对电脑技术和软件技术不太懂，只会一些较常规的简单操作，相对复杂一点的操作，就显得束手无策。加之，笔者从来没被单位派出去参加过有关档案管理方面的培训，在水库档案管理中，是摸着石头过河。并且不少资料，笔者也不太会整理。即便勉强整理了，归类也不太规范，导致用到档案资料时，在电脑上找半天也找不到。这不能不说是笔者档案管理专业程度不强，综合素质有待提升的问题。笔者对水库工程建设的大多数档案管理，往往只停留在收发、查找、保管的阶段，且多为手工操作，缺乏信息化技术的熟练运用。

1.4 档案室硬件环境设施不齐全

德厚水库工程建设档案管理面临的最大问题是档案室建设不标准、不规范，档案柜、档案盒少，并且多是用一些陈旧老化的柜子，一些旧的档案盒改装再使用，保管条件简陋，对档案管理必备的硬件设施和必备条件解决落实不到位。同时，水库档案管理力量薄弱。德厚水库建设按照建设工期，应配备两名档案管理人员，但实际上只配置笔者一人，并且笔者缺乏档案管理专业知识。加之客观原因所致，笔者还经常被抽调去做一些相应工作，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将资料放入档案盒，或是将电子文档拷贝到电脑上，没有及时进行整理、分类、归档，严重影响了档案管理的水平。

1.5 水库档案管理制度滞后

目前，德厚水库工程建设档案管理工作的管理范围有限，档案利用率低，档案信息的安全性和保密性差，档案在收发过程中管理不严密，时常出现有借无还、缺乏记录、流失严重等现象。这些现象说到底都源于档案管理工作制度上的匮乏。现在，德厚水库工程建设档案收集、保管、保护、借阅、保密等制度还不健全，有的制度虽然建立了，但却流于形式执行不严。德厚水库工程建设档案管理办公室，没有形成统一的档案管理制度。办公室里面挂着的档案管理制度，是笔者从网站上下载，经过修修改改的几条不成文的条款。因为建设过程中，不少人认为档案管理无关紧要，只要把工程建设好就可以了，至于档案，可要可不要。即便真的要的时候，花点时间，可以随便做得出来。这样，就造成了德厚水库工程建设档案管理办公室制度滞后的问题。

1.6 德厚水库没有建立水库单位档案室网页

随着德厚水库工程建设内部局域网的建立，德厚水库工程建设档案室应该利用德厚水库工程建设的网站制作自己的网页，积极上传各种数据信息，使档案管理服务体系联上单位网站，实现信息的网上检索。但是，这项工作，在德厚水库工程建设档案管理中，根本没有做，也不太可能做好。这是德厚水库工程建设档案管理过程中存在的一个较为突出显著的问题。

2 解决德厚水库工程建设档案管理的对策

德厚水库工程建设档案管理要更加健全和完善必须从整个全程着手，实行规范化科学化信息化的管理方法。即要求工程档案管理的每一程序都采用科学化规范化信息化的手段。针对以上笔者提及存在的问题，现提出几项解决的对策。

2.1 提高水库档案管理认识

不管是领导者还是一般工作人员，都要树立起德厚水库工程建设档案管理重要的意识，不能认为档案管理是一项软指标，可有可无，无关紧要。同时，要配备懂技术、会管理的专职人员。要派出专职人员去参加有关的档案培训，懂得水库工程建设档案管理的相关知识。

2.2 做好档案管理资料收集

德厚水库工程建设档案，要求档案工作人员必须主动去收集资料。收集资料范围要从工程立项、审批、开工到完工全过程。德厚水库工程建设周期长，阶段环节多，产生的档案资料多且繁杂，所以档案管理人员必须结合德厚水库工程建设实际情况，制定一个统一的分类标准，按照统一标准实现档案编制、收集、 整理、编目、保管及提拱利用的系统性、完整性、实用性。这就要求在工程建设各个阶段，相关人员必须随时做好信息记录，即做好各种日志、报告等资料的记录，留存好单位及个人手中的工程图纸、资料信息等。收集过程中查出有缺乏资料或者资料不全情况，要在第一时间将工程建设资料补充完整。时间跨度长，参与工作者变动大的资料，要及时统一收集归档，以免造成资料缺漏或丢失现象。因为这些资料能很好体现和记录整个工程的管理运行情况，今后水库工程建设与维护需要借鉴大量已经归档编目的档案资料，为将来筹备其它工程提供有价值的相关信息。

2.3 健全完善档案管理制度

德厚水库建设档案管理涉及到立项部门、审批部门、施工单位、质检及监督、审计等部门。每一个部门的资料，都必须收集整理，分类归档。这就必须完善档案管理制度来理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失。现在，德厚水库已制定了《档案接收制度》、《档案查（借）阅利用制度》；今后还要制定《档案管理人员工作职责》、《档案安全保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》《档案鉴定销毁制度》等规章制度，对档案的收集、整理、分类、归档、利用、保管及安全保密等方面严格规定，特别是要求档案管理人员要具备良好的道德素质，健康的身体，具有一定的档案管理专业知识，以确保档案管理程序化规范化标准化信息化。

2.4 提高档案管理人员业务水平

德厚水库工程建设档案管理人员业务水平不高，这是一个事实。因此，在德厚水库工程建设档案管理过程中，单位要适时地派档案管理人员外出培训学习档案管理相关专业知识，学会掌握现代化信息技术手段来管理水库工程建设档案，让档案管理人员真正成为懂技术、会管理、业务精的档案管理人员。

2.5 加大档案管理投入力度

德厚水库工程建设周期约3.5年，可说周期长。如果水库工程建设档案全是纸质，那么小小的水库档案室根本装不下三年多的纸质档案。因此，德厚水库工程建设档案管理，随着社会的发展，管理手段的现代化，应该实现电子信息化管理。即保管条件的现代化，载体材料的现代化，翻拍、复印、装订手段的现代化，档案工作手段的现代化，咨询业务的智能化等。针对水库工程建设图纸多、文件多的特点，积极探索缩微档案、磁介质档案、电子档案在施工中的有效途径。借鉴先进的管理方法，采用先进技术，把照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体，不断提高水库工程档案的信息化管理水平。实现档案资料的数据化管理和网络化的报送、传递，满足水库工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水库工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的档案服务。

2.6 建立水库单位档案室网页

德厚水库工程建设管理处单位局域网的建立，可方便档案室制作自己的网页，上传各种数据信息，方便网上检索，为用户提供服务。同时，利用单位局域网实现水库信息资源共享。在网上提供限制限制性或非保密水庫电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息共享，达到档案信息在网上共享。实现资源共享，通过建立联合目录，形成网络，使水库单位与其它各文献部门充分挖掘资源能力，实现档案资源互补，提供水库档案室藏利用率，避免不必要的重复浪费，更好地满足社会多方面的需要。

总之，德厚水库工程建设现在正如火如荼地进行着。德厚水库工程建设档案管理也在加紧收集、整理、分类、入档。并且，随着信息化的不断发展，单位领导对水库工程建设档案管理认识的提高，已逐步做到了从观念上重视、从技术上支持，以制度建设为前提，以人才保障为后盾。现在，德厚水库工程建设档案管理存在的问题逐步得到解决，并不断总结经验，使德厚水库工程建设档案管理基本实现了档案管理的科学化标准化规范化现代化，使档案收集、保管、应用发挥出了它应有的作用。

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