试论新时期行政审批档案信息化管理

郑晓萌

摘 要：在行政领域做出行政行为的机关也同时要进行相关的档案管理工作，档案管理工作无论是在制度上还是管理方式上随着历史的推进也在不断的改进。笔者在本文中首先对档案信息化进行了简单的介绍，分析了当前进行档案信息化管理的必要性，总结了我国当前行政审批档案信息化管理中存在的问题，最后提出了行政审批档案信息化管理的实现路径，希望通过本文的研究为我国行政审批机关档案的信息化管理工作开展提供理论上的有益指导，促进行政审批档案管理水平的提升和效率的提高。

关键词：行政审批；档案管理；信息化管理

在活跃的市场经济环境中，社会经济领域内开始出现了越来越多的主体进行着各类经济和社会活动，许多活动的开展都需要国家做出行政审批许可才能进行，因此当前大量行政审批所带来的行政审批档案管理工作也面临着巨大的压力。

1 档案信息化概述

1.1 何谓档案信息化

行政审批是连接政府与公众的一个平台，公众在从事社会生产和经营等事务中有时需要通过行政审批的方式获得许可，行政审批直接面对公众，因此其工作开展的质量水平和效率直接影响着政府形象。档案管理信息化主要是利用计算机技术对行政审批所形成的各种档案以信息化的方式进行收集和整理，保证档案的完整性、系统性和提高档案的查找和应用效率。

1.2 行政审批档案信息化管理的必要性

当前我们已经进入到了信息化发展的新时期，包括计算机网络技术在内的信息技术深入到了社会生产以及人们的生活中，行政电子政务等方面也有了新的呈现方式，在电子政务的推进实施下，档案管理方式也要进行相应的信息化改革。首先，行政审批是行政工作中的一项重要内容，审批事项涉及到各个行业和领域，尤其是市场经济条件下各类企业数量增多，相应的行政审批的档案管理工作也是工作量大，利用计算机对档案进行收集、整理和存储能够大大提高工作效率。其次，对行政审批档案进行信息化的管理，有利于将有关审批的信息实现信息共享，对相关行政部门的信息调取、公民自主查询等都具有便捷性。再次，传统档案管理方式在收集整理上容易缺失，保存过程中也容易丢失和损毁，而信息化的管理能够克服以上缺点，还能够提高档案管理的质量和效率，所以进行行政审批档案信息化管理是一种必然的发展趋势。

2 新时期行政审批档案信息化管理存在的问题

近年来各地在行政审批信息化的改革中档案管理工作也开始了信息化管理的探索，但是由于经验不足以及缺乏规范化的指导，使得实际工作中产生了一些问题。

2.1 行政审批档案管理中缺乏信息化管理的理念

随着社会专业化分工的细化我们能够确认档案管理工作是一项专业性的工作，需要具有专业知识的人进行管理，尤其是档案信息化管理更需要具有信息化管理的理念，但当前由于长期进行传统的档案管理方式，在思想上较为落后，对已经配备了计算机的也缺乏系统性的利用，有的甚至根本没有利用，还是按照传统的档案管理方式对行政审批档案进行管理。

2.2 行政审批档案信息化管理缺乏规范

当前已经有的地方行政机关在行政审批档案管理上进行信息化的探索和改革，但是由于处于初始阶段，在规范化方面还存在着不足。尤其是各类行政审批档案如何进行分类和存储，还没有统一的标准，不同的行政审批机关、不同的档案管理人员采取的管理方式不同，导致工作中存在着混乱，反而给档案管理工作带来了新的问题，在相关行政审批档案的查找方面也存在着很大的难度。

2.3 行政审批档案信息化管理系统缺乏统一性

我们当前各类行政审批由各主管部门进行管理，在不同的行政审批机关所使用的信息管理系统并不一致，不同的系统之间有时并不兼容，这就导致许多行政审批信息无法得到共享，造成“各自为政”的档案信息化，例如有的项目需要进行多个行政审批，需要向多个行政审批机关提交申请，在不兼容的系统下无法查询已经提交的信息情况就需要不断的重复申请。行政审批事项在审批中需要进行各项基本信息的填写和录入，在其他行政业务的办理过程中还需要重复的填报和录用，形成大量的重复性工作，与信息化管理的目标产生偏离。

3 新时期行政审批档案信息化管理的路径

3.1 树立信息化管理的理念

行政审批档案信息化管理的实施前提就是要树立起信息化管理的理念，只有在科学的理念下才能顺利推进档案信息化管理的落实。作为行政审批机关的领导要重视起档案的信息化管理，将信息化管理的理念进行推广，并提出档案信息化管理的方向和具体要求，从事档案管理的工作人员也要转变传统的档案管理观念，树立档案信息化管理的理念，并以这种科学的管理理念来作为工作的指导。

3.2 强化行政审批档案信息化管理的规范化

上文提到行政审批涉及的事项十分繁杂，行政审批形成的各種档案也是存在着较大的差异，对不同的行政审批事项进行档案管理都要有规范的标准才能真正利用信息化提升档案管理的水平和效率。针对行政审批档案管理，要结合不同的档案类型及其特点，制定出科学的、具体的规范和标准，为档案信息化管理提供切实可行的依据。尤其是当前新时期，各种文字、图表、声像等档案材料越来越多，在行政审批过程中要进行规范化的整理和归档。

3.3 加强行政审批档案管理系统的统一化建设

首先作为不同的行政审批机关要进行审批系统的统一化，在本机关内部形成前台业务部门与后台档案管理部门之间建立信息传递的顺畅通道，便于行政审批各项材料、文件等的收集和档案查询。其次，在不同的行政审批机关也要进行审批系统的统一化，这样有利于实现有关行政审批信息的整合利用，尤其是对于同一项目提交的多个行政审批申请通过对先期进行的行政审批档案进行查询就能够进行相关信息的获取，不但能够提高审批的效率，也能够减少申请主体的负累，也减少了行政审批档案的重复录入。再次，行政审批机关的档案管理系统要与其他政务系统统一和兼容，这样不但能够实现行政领域内的各项资源和信息共享，方便进行信息审核，也有利于行政审批档案的功能发挥和有效利用。

此外，在行政审批档案信息化管理的路径上还要加强信息化基础设施的建设与完善，包括计算机等硬件设备、档案管理软件系统以及网络环境建设，不但要对行政审批所形成档案进行信息化的管理，还要利用信息化为公众提供网上申请、查询等功能，这就需要加强技术的应用，将行政审批所形成的电子档案上传到电子政务平台，为公众提供更加便捷高效的服务。

4 结语

我们已经进入了一个信息化的时代，在社会行政领域方面，行政审批档案管理工作事关有关行政审批信息资源的管理，利用信息化进行管理改革对提高行政审批档案管理的质量有着重要意义，也是提高政务服务水平的重要内容和基础。作为行政审批部门要在档案管理工作中，科学的进行信息化的应用并不断进行优化，从而实现管理质量的提升。

参考文献

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