文书档案现代化管理策略探究

丁洁++赵净

摘 要：文书档案是我国各机关和组织在社会活动中产生的，用现代化方式进行文书档案管理，有利于社会的进步。本文简要分析了文书档案现代化管理的现状，阐述了文书档案实现现代化管理的重要意义，并提出了文书档案实现现代化管理的具体措施，以期能够在一定程度上推动文书档案现代化管理的发展。

关键词：文书档案；现代化管理；策略

文书档案属于极为重要的档案资源，也是各种政务活动的核心构成元素。做好文书档案现代化管理工作，对于国家机关和各大社会组织而言，有着非常重大的意义。如今社会的发展速度越来越快，各式各样的档案数目也在不断增加，载体形式也随之日渐丰富。因此，必须采取现代化管理方法，对文书档案实施科学管理。

1 文书档案现代化管理的现状分析

现阶段，由于受到传统档案管理方式和相关体制的束缚，文书档案的管理工作一直做得不够到位，也没有引进先进的技术手段。而我们一直在这方面努力着，积极采取科学的解决办法。为了要开发出支持文档一体化的电脑软件，相关部门近年来发布了档案软件管理功能的一些规定，这一举措带动了文书和档案一体化理念的发展，并展开了文书档案管理的革新工作，积累了一些经验。此后，国家档案局又颁发了新的《档案文件管理制度》，鼓励文档一体化管理程序真正投入使用。到目前为止，电子政务管理系统已基本实现了文书档案一体化管理，为新的管理体制和科学技术提供了发展的平台。此外，电子政务也得到了全方位施行，这在一定程度上也推动了文书档案一体化的进步。在文书与档案相融合的过程中，社会上出现了和信息技术相关的电子文档使用周期论，打破了文件向档案单方面转换的局限，并使电子文档的统一

2 文书档案信息化管理的优势

2.1 提高档案归档人员工作效率

文书档案进行信息化管理不但会使文书档案管理的流程运转更加迅速，而且改变了传统的档案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文书档案采用计算机管理可以按照按件即时整理的归档方式，减轻了归档人员的工作量，提高了文件管理效率。文件资料的收集、存放、分类、统计等文件归档环节变得十分方便、有序，无论是前期的文件起草还是后期的文件的传递，都变得简单易行。

2.2 提高档案的查阅速度

文书档案实施信息化管理，可以大大提高文件的查阅速度，加上计算机网络技术的应用，查阅人员不用来档案室，文书档案资源可以随时检索，只需在档案管理系统中输入文件的关键字或者文号就可以查到所需的资料，大大提高了档案利用工作的质量和效率，也为档案部门借阅减少了人力和物力资源。

2.3 提高文件的傳递速度和文件的安全性

高校档案室每年的归档文件都是上一年度的文件资料，归档部门的兼职档案员在日常公文办理过程中，文件在传递过程中丢失的情况时有发生，不能及时归档，应用计算机网络技术，可以通过网络进行文件的传递和流转，提高文件的传递速度和文件的安全性，同时可以通过档案管理系统确定档案的密级，也可以通过权限设置对查档人员进行操作的权限设置，确保文件的安全性。采用信息化管理文档，省去了借阅登记、人力查找以及借阅归档手续，大大减轻了档案工作人员的工作强度，同时也减少了对纸质文档材料的翻阅，提高了档案管理利用的质量以及文档管理工作的效率。

3 文书档案实现现代化管理的具体措施

3.1 建立现代化的文书档案管理制度

强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文书档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。

3.2 采用现代化的文书档案管理技术

在文书档案现代化管理过程中，应当注重管理工作和管理手段的层次性与多功能性，如此方法可确保现代文书管理工作的高效开展。因此在文书档案的现代化管理中，应当加大资金技术投入，强化网络体系建设，购买相关软件和设备，提高文书档案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文书档案的共享程度和利用效率。例如，在文书档案网络安全管理上可采取的现代化管理技术包括设置登录权限、信息查询权限、密匙技术和系统部保护密码等，这些技术的应用对于文书档案的保存安全性和信息传输安全性具有重要意义。同时，ASA和GFW等技术的应用，还能在文书档案信息管理系正常运行的前提下，对各类数据信息进行深层次的分析过滤，试图穿越防火墙查阅相关资料的用户必须在得到实名认证通过后才能进入系统。可见，现代化技术和设备在文书档案管理中的应用与推广，不仅能够促进文书档案管理工作的规范化、信息化发展，还能切实提高文书档案的开发利用价值，最终促进单位的可持续发展。

3.3 打造高素质的文书档案管理队伍

专业化、高素质的人才队伍在文书档案的现代化管理进程中发挥着重要作用，因此有必要通过专业技能培训、信息技术培训和现代管理方法培训，不断提高文书档案管理人员的综合素质，打造一支高素质、高水平的文书档案管理队伍。在具体实践过程中，应当加大对文书档案管理人员的培训力度，对现有人才招聘机制作出适当调整，最大限度地吸纳高素质人才到现有队伍中来。同时，注重计算机网络信息技术人才的培养，因为计算机网络信息技术在文书档案的现代化管理中发挥着非常重要的影响。此外，为满足组织单位快速发展对文书档案管理工作的要求，还应当重视文书档案管理人员综合素质的提高，通过形式多样的学习培训活动，帮助员工树立现代化的工作服务理念。例如，在新员工入职培训活动中，通过计算机信息技术培训、考核及技能大赛，增强文书档案管理人员的竞争意识和对现代管理技术的重视，进而培养出专业化、复合型、高水平的人才，全面推动文书档案的现代化管理。可见，切实增强文书档案管理人员的竞争意识与责任意识，引导其不断提升综合素养，与同事间保持融洽的合作关系，同时不断学习现代化的管理知识和技术，这是确保文书档案实现现代化管理的基础保障。

4 结语

现代化管理策略在文书档案管理中的应用，实现了文书档案由传统案卷管理向现代文件管理的转变，加速了文档一体化的实现进程，提高了文书档案开发管理的效率与质量，促使文书档案管理工作走上了规范化、标准化之路。然而，现阶段已有的文书档案管理手段尚不能完全满足实际工作需要，也无法全面取代传统的文书档案管理办法，所以需要将两者进行互补结合，让文书档案发挥出应有的作用，为单位提供优质高效的服务。

参考文献

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