高校档案管理信息化建设

2017-07-19孙伟娜

卷宗 2017年12期

孙伟娜

摘要：在信息化高速发展的当今社会，高校档案管理事业的未来发展被推向了一个全新阶段。这种大背景下，档案工作要想适应学校和社会发展的需要，就必须推进高校档案管理信息化建设。文章围绕高校档案信息化管理的发展现状及问题、信息化建设的建议措施以及对其新思考存在的意义等展开探析。

关键词：高校档案管理；信息化建设；专业化人才；意义

随着现代信息技术的飞速发展，社会中的各行各业都逐步展开了相应的信息化大改革。而作为培养社会各界精英人才的高校，更应顺应网络信息化的时代潮流，本着提高工作效率和专业化服务水平的目的，对高校的档案管理工作进行信息化建设改革，以便为学校师生等档案用户提供更好的服务。

1 高校档案管理信息化建设的发展现状及存在问题

1.1 高校不够重视档案管理信息化，档案信息化意识有待强化

高校档案的信息化管理工作，在高校档案管理事业的发展过程中已逐渐规范化；随着档案管理在高校教学、科研中作用的凸显，其工作人员的档案管理意识也随之逐步加强。

但在实际的操作过程中，人们也仅仅只是对档案管理工作引起关注，对其系统的认识还是较为缺乏，仍停留在传统认识上，缺乏创新意识，不敢进行创新实践，忽视了档案信息资源的开发和利用。

1.2 高校档案信息化管理的资金投入不足，基础设施配备缺乏

高校档案信息管理工作的内容形式等必须不断创新，以适应信息时代飞速发展的需要。因此，高校必须对其档案进行工作的有效管理和资源的合理分配。然而目前多数高校对档案管理的信息化建设难以取得实质性进展，主要原因就是配套建设资金的缺乏，使得其档案管理的信息化过程中出现种种问题，制约其进一步的发展。

同时，信息化建设还需要配套的硬件设备和专业软件，这是档案管理信息化建设的前提和基础。然而，缺乏硬件设备、没有专用服务器等是目前我国很多高校档案馆所面临的一大问题。高校档案机构没有能生产和接受电子文件的工具和网络，其档案的信息化建设就十分棘手。

1.3 档案信息化管理缺乏专业化人才，专业水平和素质有待提高

目前很多高校档案信息化管理的条件都已具备，然而由于现在化管理要求的不断提高，对高校档案信息化管理的要求也就更高。相比之下，高校档案管理工作人员的档案管理意识不明确、专业化程度较低、创新意识缺乏等，使得整体工作素质偏低，制约其档案管理信息化建设的发展。

同时，目前档案管理信息化工作中缺乏一支素质优良、结构合理、科学高效的复合型档案管理队伍。第一，高校档案信息化管理的工作人员中缺少全面性人才：熟悉档案管理相关业务知识的人，对现代化的信息技术缺乏相应认识；专业化的信息技术人员对相关档案管理业务又不熟悉。第二，当前，高校档案信息化管理的人才培养，并不属于学校的工作重心，缺乏相应的工作重视。

2 高校档案管理信息化建设的建议和举措

2.1 增强档案管理重视度，强化档案信息化意识

学校高层领导要充分认识到高校档案管理信息化的必要性和重要性，对其档案管理要足够重视；同时，高校内部参与档案管理的工作人员要转变传统思想，加强网络时代下档案管理的信息化意识，根据实际调整工作规划，以此来推动高校档案管理信息化的建设和发展。

2.2 加强资金投入力度，完善基础设施配备

高校档案管理信息化建设要有充足的物质保证。增加对其建设的资金投入力度，积极引进现代化的信息技术，建立和完善高校的电子化档案信息。

数据库服务器、存储器、数码摄像及图文影像扫描仪等硬件设备，和具备档案信息收集、整理、归档、存储等功能的档案信息管理软件设施是高校必须配备的，必须尽快统一完善。

2.3 培养全面性专业化人才，提高档案管理的专业素质

当前社会，信息化、网络化已逐步占据主导地位。为顺应档案信息化网络化发展的需要，参与高校档案管理的工作人员就必须提高其业务水平和专业化水平。高校要加大对其档案管理工作人员的培训力度，充分利用多种教育培训途径，来加强对工作人员的网络技术知识、现代管理技术、高新科技等的教育和培训，来增强工作人员的技术水平和专业素质，培养既精通档案业务又具备熟练运用现代化技术技能的复合型人才。

3 高校档案管理信息化新思考的意义

3.1 开发建立高校档案数据库及高校档案管理在线服务平台，提高效率

通過建立高校档案管理数据库和开设高校档案信息管理服务平台，切实提高了高校档案管理工作的效率。

其一，它们的建立和开设缩减了纸质档案管理的工作量，简化了对于档案管理的工作流程，降低了档案管理工作人员的工作成本；其二，简化了对档案利用的手续，节约了档案使用的时间成本；其三，档案网络服务平台的开设，方便了高校对应档案用户的使用和操作，其档案信息的利用效率大大提高，社会成本的投入明显降低。

3.2 高校档案管理信息化服务变被动为主动，立足长远

高校档案管理信息化的建设，使其在信息化服务过程中由原先的被动转变为积极向高校档案用户提供服务的主动导向型。

这一服务导向的变化，为高校档案信息资源的开发利用提供了进一步的导向指引和技术支持；能不同方位的将档案服务对象所需的档案资料快速准确的展现，最大化满足用户的各种需求，真正实现高校档案管理的实际价值；这一服务导向的变化，真正体现了高校立足于长远打算，逐步提高档案信息利用率的大方向。

3.3 实现高校档案管理信息化的平台是校园网，切合实际

校内网的存在和利用对学校的教学，学生的管理等多方面均做出了不同程度的贡献。

当今高校，利用现代化网络信息技术，建立学校专门化的网络服务平台，对学校的相关情况进行信息录入，实现了资源共享，切实达到高校服务的最大化水准，切合了高校发展实际。

4 总结

高校档案管理信息化建设，即通过运用现代网络技术、信息化技术以及通讯技术等，对高校内的学校信息、教师信息、教学科研信息及学生信息等资料进行信息录入、管理及运用的过程。通过对高校档案管理的信息化建设，能够在更广范围内实现资源的共享。因此，高校档案管理信息化建设是其档案管理工作发展的必然趋势。