探究现代行政机关办公室文化建设的优化与完善

摘 要：现代行政机关办公室文化是党政机关文化建设的重要组成部分，它主要包括办公室物质文化，如公务人员办公室办公用品、办公桌的摆放、办公室的装饰等；包括办公室制度文化，也就是办公室有关规章制度、要求等，还包括办公室的精神文化，如公务人员的价值观、人生观、教育观等。一般公务人员65%以上的岗位时间是在办公室度过的，加强行政机关办公室文化建设，对于调动公务人员的积极性和创造性，提高公务人员队伍的整体素质，聚力建设“强富美高”新徐州作用巨大。

关键词：行政事务 现代办公室文化 公务处理

现代行政机关办公室文化就是一个行政机关公务人员辅助管理者和决策者做出重要决定建设的一个系统，它会有效处理行政机关内部的各项基本事务，是行政机关运作经营的中心系统，行政机关办公室发挥的各种作用在行政机关发展中不可泯灭。行政机关办公室以自身所具有综合性、引导性、统一性、协助性、服务性等特点，使行政机关能够顺利地开展监察决策建设，并成为现代行政机关中综合性管理与服务的重要机构。

一、行政机关办公室文化建设在现代行政机关当中发挥的作用

行政机关办公室责任就是保证行政机关内部各项管理建设的开展和相关事务、服务的顺利进行。现在行政机关办公室的管理不仅具有管理学的共性内容，也具有其自身的特性。具体在以下四个方面得以体现：

1、行政机关办公室桥梁纽带的作用

纵观如今的行政机关，办公室在行政机关结构上发挥着行政机关领导与基层公务人员之间，系统内各部门之间的纽带作用。在职能上起到了上通下达的桥梁作用，扮演着行政机关内部信息与材料中转的角色，是行政机关政策引导、资源管理的重要组成部分。

办公室在行政机关结构上处于决策层和基层之间，对于两者的信息通达和政策落实起到重要的媒介作用。办公室可利用其良好的媒介作用，对基层的信息进行及时收集，通过自身的媒介作用将基层的信息反馈给决策层，将决策层的决策落实到基层，从而保证了行政机关内部信息和材料的通达，促进了行政机关机械性的运转。

2、行政机关办公室参谋助手的作用

现代行政机关的行政机关办公室文化的参谋性功能一般可由以下四方面进行表现：首先，行政机关办公室需要把各类信息即时并全面无误地提供给行政机关的领导，并为他们的决策行为做出有效的参考；其次，行政机关办公室为行政机关的目标性建设提供基础，并向周围开展组织研究调查建设，获取调查结果中的有效依据来指导行政机关中心建设的进行；第三，行政机关办公室需要以领导者的主要意图为中心撰写好行政机关的各个文件，并且协助领导者顺利完成各项重大决定与重要建设的开展；第四，行政机关办公室要针对行政机关发生的重要事件提出具有决策性的判断。

3、行政机关办公室综合协调的作用

行政机关办公室在行政机关的内部具有综合协调的作用，它可以保证行政机关内各项活动井井有序的进行，它使各项建设相互匹配、相互磨合、相互适应，减少内在矛盾，找到建设之间的结合点，统筹全局，使建设内容得以顺利完成。而各个部门需要有集体意识，把集体利益作为首要任务，全面整体的做出判断，以行政机关的长远健康的发展为目标来计划、处理、安排、思考各项问题并完美解决。

4、行政机关办公室窗口服务的作用

行政机关办公室是行政机关的一个重要的窗口组织，他需要进行内外事务的连接，还要撰写好行政机关的信件及印鉴，发挥窗口服务的，它需要具有很强的公关技能，协调内外关系，做好链接建设显得尤其重要。而对于行政机关的长远目标来说，越完善的行政机关，越重视行政机关的服务作用。

二、优化与完善现代行政机关办公室文化的有效方法

根据以上现代行政机关办公室文化建设的作用和特点，并通过实践发现，在長期的行政机关办公室文化建设过程中，现代行政机关要逐步在实践过程中完善自身的管理体系。主要由以下几方面方法进行借鉴和参考。

1、建立健全完善的制度来规范行政机关办公室文化

行政机关必须在内部构建出完善健全的规章制度，对待行政机关办公室文化建设需要规范化、系统化。制定标准规范的基本功能，从而约束行政机关办公室文化建设，使其效率快速提升，并且充分进行优化与完善。

2、加强行政机关办公室文化的认识，创新管理建设

办公室建设人员管理三个最重要的方面为责任意识、服务意识与危机意识。树立责任意识，才能树立起行政管理活动的基础；树立服务意识，才能充分挖掘行政机关竞争力；树立危机意识，才能树立行政机关全体公务人员的忧患意识，进而提高行政机关公务人员的积极性，提高行政机关的活力与生命力。同时，行政机关办公室文化不是一成不变的，它根据行政机关的实际情况与外部大环境的改变而不管调整，创新管理的作用可见一斑。创新管理建设，就是行政机关对管理效率与管理水平提升的追求，是行政机关充分利用和管理人力与资源的不断尝试，是行政机关核心竞争力的重要组成部分，也是行政机关发展的动力和源泉。

3、通过以人为本的理念，提高行政机关凝聚力

办公室的建设制度和机制是行政机关的基础，但是最不能忽略的是组织内个体的重要作用。突出个体的重要性体现在注重人文关怀，注重以人为本，将个体文化充分融入进办公室文化和行政机关文化之中，充分调动个体的主观能动性。以人为本在细节方面还体现在想个体之所想，急个人之所急，无论建设中的小事大事都积极协助公务人员解决，促使公务人员主动将精力和热情投放在建设之中，让公务人员在行政机关中能够更容易体会到自己的存在感，并通过调动公务人员在日常建设中的积极性与能动性，使得公务人员的凝聚力达到峰值，进而增强整个行政机关的凝聚力。

4、完善行政机关办公室组织结构，提升文化建设效率

办公室的人力资源分配和人才队伍建设与办公室组织结构密不可分，办公室组织结构的建设与优化同时又有利于行政机关提高服务效率，进而推动行政机关的可持续发展。首先，从办公室组织建设来说，其组织结构必须遵循结构精简、服务一流、凝聚统一的原则。从办公室组织优化来说，务必遵循科学调整、职能明确、编制规范的重要原则，一切从行政机关实际情况为根本，协调好结构内部的系统以及与外部结构的关系，进而保障办公室信息和材料的有效传递，保证办公室建设的顺利开展和各方面资源的高效使用。办公室组织结构建设与优化的重要意义在于，如何及时而准确地保障行政机关内部各个机构之间信息的传递，进而高效、精确地执行所传递的信息内容，这是办公室组织建设的重点和难点，只有解决了所述内容，才能形象地将办公室建设为信息与材料传递的中转站，进而在保障办公室高效无误地运转同时，促进行政机关整体的建设效率和高效发展。

三、结论

总的来说，加强对办公室的管理，能够推动我国行政机关的管理和发展。所以，为了加强行政机关各部门结构间的紧密维系和良好沟通，为了提升行政机关内部管理的水平和质量，为了行政机关整体走向规范和发展的坦途，我国行政机关务必侧重于加强行政机关办公室文化的建设，加强行政机关办公室文化制度的落实，实行监管机制，通过多种渠道优化和完善行政机关办公室文化建设内容，从而使得行政机关管理基础扎实，充分促进行政机关的稳定与发展。

参考文献

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作者简介

张明奇，1963年3月27日生--，男，江苏省徐州市人，徐州市人民政府办公室 ，研究方向：行政事务管理。