如何高效做好办公室行政事务工作

束必娟

摘要：办公室行政管理工作的综合性强，接触面广泛，既要起到各部门之间的横向联系，又要保障领导和下属部门之间的承上启下衔接任务，作为办公室的行政事务人员必须要求很强的日常事务处理能力、较高的工作效率和良好的精神风貌。

关键词：办公室；行政事务；高效

办公室的日常行政事务是琐碎的、重复的服务性工作，办公室的人员劳心又劳力，还会受一些委屈和埋怨，但办公室的日常行政事务又具有很重要的地位，事关单位的工作成效和社会形象，所以必须高效认真的做好这些日常行政事务，为单位的正常运转提供可靠保障。

一、办公室行政事务概述

（一）办公室的行政事务职能

办公室在单位中具有参谋、助手、協调、服务、把关、督办等六大职能。是沟通单位上下的重要的环节、发布政策传递信息的中间，还是领导做出决策的信息来源。办公室是一个单位综合职能和权利的集中体现，办公室负责单位内部各部门之间工作协调关系，接触面广泛，既要起到各部门之间的横向联系，又要保障领导和下属部门之间的承上启下衔接任务，作为职能部门还要参与日常的政务工作；其次，办公室的服务对象面宽，会议安排、客户接待、宣传安排、后勤保障等等大大小小的事都有办公室参与其中，工作的事务内容及其的多而复杂。因此，作为办公室的行政事务人员必须要求很强的日常事务处理能力、较高的工作效率和良好的精神风貌。

（二）办公室日常行政事务在单位行政管理中的重要地位

办公室是一个单位的窗口，体现了一个单位的综合素质，也代表了一个单位的外面形象，其地位是特殊的，其作用是非常重要的。办公室是一个综合的、全面的办事机构，大量地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的，这些日常行政事务工作不仅仅代表和影响一个单位的行政管理，而且直接影响到单位的社会形象和威信。从单位的内部来看，业务部门之间的及时沟通、准确衔接，都要靠办公室综合协调处理解决。只有充分认识到行政管理工作特定的位置和职能，才能促进办公室的各项工作有序开展。

二、提高办公室行政事务高效运转的方法

（一）人是确保部门工作高效的关键

在办公室管理工作中做什么、怎么做是一件最简单的工作任务，做好人事或人的职责人的问题才是最重要的，职责人的问题也是行政管理中的共性问题。要做好办公室的日常行政事务首先要有一批素质高、作风正、原则强、服务优的办公室工作人员，其次作为办公室的管理者需要一定的管理技巧，既要博得下属的尊敬和信任，还要能确保工作任务的执行效率和规范。管理者切忌对人过于亲近或过于宽厚或过于冷淡或过于严格，管理人员是领导者而不是专注事务的一般工作人员。

（二）对办公室工作进行有效分派

办公行政事务有一个存在的通病问题，就是能干的人老实的人做的事情就多，越做事情越多整体被日常的文书工作搞得晕头转向，不利于工作完成的高质量和高效率。作为管理者要尝试适当的委派任务，让办公室的其他人员参与进来，让别人和你一起来为完成某项工作任务而共同努力，分享任务目标达成的成就感，既可以节省时间，又可以使下属得到充分锻炼。逐步地建立一整套切实可行的办公室计划制度，这样就会使办公室形成一个良好的秩序。

（三）用尽可能少的时间办尽可能多的事

办公室的日常工作重复很多，大事小事可有可无的事情也很多，如何能管理得当运筹帷幄做好计划，就有可能减少很多无意义的时间，具体做法是对今天需要完成的工作考虑三个方面的问题：首先是这项工作能不能不做或者是能不能取消？一些对日常工作不会带来任何影响的事务，就可以停止不做。其次是考虑这项工作是否可以替代或者是否可以和其它工作一起做，这就需要我们经常梳理要做的工作，看看是否能把一些重复的类似工作合并起来一起做，以提高办事的效率。因此作为办公室的管理者一定要成为一个有效的时间管理者。

三、保障办公室行政事务高效运转的措施

（一）办公室行政事务实行精细化管理

行政事务办公室经常出现机构臃肿、人浮于事、浪费时间的现象，就是缺少精细化管理制度。办公室工作量化管理就是采用定性、定质和定量的方式对需完成的工作进行界定和确认，测量与评定工作效率避免较强的主观性，好动静结合制定办公室工作标准、工作定额标准和工作分类标准，并建立起一套切实可行的制度并坚持下去。

（二）权责相称提高行政事务人员的士气

适当把工作授权给能胜任工作职责的那些人，让能胜任工作的那些骨干工作人员充分发挥主动性、积极性和创作性。日常工作事务要出成果就必须了解每个工作人员的性格特点和能力特长，让每个参与者对自己的工作权责清晰，才能有效发挥所长提高效率。作为被授权人应该清楚自己被授权的权利和职责以及必须要承担的义务，从而才能更好地胜任自己所负责的工作。作为办公室行政事务的管理人员不能犹豫自己心理上的不纯思想而不肯授权与人，害怕自己的不足会暴露出来，害怕竞争，担心失去信誉和在同事中的地位形象。这种保守的心理往往会导致部门整齐的效率低下，工作成效低下，并使办公室的员工士气低落。

（三）对行政事务人员进行有效沟通交流

沟通交流是办公室管理者与下属之间进行某种个人感情信息交流的过程，作为被沟通者对发出信息确认已被接收并能准确理解，选择合适的沟通手段就接收信息者的情感、态度和感觉，就能达到沟通完成的目的。人际关系交流沟通成功与否，能够有助于激励工作人员尽可能有效的方式完成本职工作。沟通能有效必须是双向的信息交流而不是单向的信息传达或咨询。

参考文献：

[1]徐金华.如何做好事业单位办公室行政事务工作[J].农家参谋，2017（12）：204.

[2]周畅江.如何做好办公室行政事务工作[J].现代企业文化，2010（08）：73-74.

[3]李任放.做好办公室行政工作的重要保证[J].秘书工作，1995（12）：8-9.

（作者单位：江苏省盐城市人力资源与社会保障局）