浅析电子政务环境下地质档案信息化管理

李蓉蓉 甘肃省地质环境监测院

浅析电子政务环境下地质档案信息化管理

李蓉蓉 甘肃省地质环境监测院

随着新时期我国经济社会的快速发展，电子政务是政府提升管理能力的必经之路。电子政务背景下地质档案管理工作在管理理念、管理载体、管理工作流程和服务方法手段等方面的工作模式发生着转变。为更好地适应电子政务新环境下的地质档案管理工作，建立整合地质档案管理服务机制、强化地质档案信息化建设、保障信息安全体系建设，提高地质档案工作人员专业素养是今后地质档案信息化管理的基本对策.

电子政务 地质档案 信息化

一、电子政务环境下地质档案信息化相关概念涵义

1.电子政务概念的涵义。电子政务是指“高效、开放的政府凭借计算机技术、现代通信技术等高新技术在安全可靠的网络平台上行使管理职能、开展政务活动。”电子政务是一种全新的行政理念，也是新型的政府管理模式。在电子政务环境下，档案信息资源从收集、开发到利用，是以数字形式存在，以光盘、磁盘等载体存储，以现代信息技术记录的一种全程数字化的信息资源。

2.地质档案信息化概念的涵义。地质档案信息化是采用电子计算机、信息网络新技术，运用科学的管理方法对地质档案实施规范化、制度化和程序化管理，加强地质档案工作现代化建设，充分发挥地质档信息库的作用，可以提高档案管理效率和服务质量。

二、电子政务环境下地质档案管理模式的转变

1.地质档案管理理念转变。政府电子政务的执行催生了档案工作的科学管理理念，也促使地质档案工作逐步取代传统管理方式。地质档案管理工作开始趋向信息化、数字化和自动化，这就需要地质工作行政人员和地质档案工作者顺应现代信息技术发展特点，转变观念，对地质档案的存储、传输、共享及网络信息平台上的利用要进行合理、科学的管理。将地质档案资源从被收录收藏，转变为可以共享利用、且有开发价值的流动资源。

2.地质档案管理载体转变。随着电子政务的信息化进程推进原有地质档案管理载体仅是单纯利用文字记录的纸质档案，而今后将转化为利用网络技术、计算机技术、数码技术等多种高科技形式为载体的多样性的管理载体模式，使得地质档案资料有丰富的音频、图片、图像，并在存储过程中打破仅利用纸质档案存储的局面。

3.地质档案管理工作流程转变。在传统的地质类档案管理模式中各部门需要将一些报告、图片、文件、会议记录、获奖证书、奖牌、财务报表、财务凭证等档案分类整理，再将档案传递给档案管理部门统一分类整理，在这过程中整理的资料繁多，很难保障档案资料归档的及时性。在电子政务发展模式下，各部门可以利用网络环境将需要存档的资料及时地传递给档案管理部门，减少资料遗失，且保证归档资料的准确性、完整性。在这种情况下，不仅减少人为错误，也加强了各部门间的信息档案资源共享，做到了档案信息的即时利用。但这个过程中需要加强网络安全管理，提高安全措施，如应常更新维护杀毒软件，减少病毒的攻击。同时在内部信息使用时，也要加强保密管理工作，杜绝各种档案网站破解信息向外传播。档案管理部门还应及时备份数据，减少信息丢失问题，确保信息的安全。

4.地质档案管理服务方式、手段转变。在传统的地质类档案管理过程中从档案的收录、整理到最终的保管主要依靠大量的人力资源完成。在电子政务环境下的地质类档案管理将会与电子信息技术相结合，通过网络化、智能化办公系统减少工作中的误差现象，并利用网络技术将各部门联结起来，加强部门间信息资源共享。这种管理方式打破了传统的档案管理模式，提高效率，也推进了工作的便捷化。

在信息化条件下，地质类档案在服务形式上也有了创新，在档案收集过程中由原来纸质文件存档转变为了电子文件归档，方便了查阅和利用；整理过程中，利用电子软件和互联网进行资料整理与整合，从引进信息的源头进行监控与把关，并及时能够更新档案信息；在服务上改变了之前的文本查阅，现在可以利用网络进行检索与查阅。

三、电子政务环境下地质档案信息化管理的基本对策

1.建立整合地质档案信息化资源管理和服务机制。地质档案整合本质上是对地质类档案信息在时间、空间及数量上进行科学合理地配置、优化，在关键时刻快速、准确地定位档案实体所处位置，达到有效发挥档案资源的综合效益。通过对现有地质类档案资源空间布局和内部结构的调整，实现档案资源利用效率的最大化，并构建更加合理完善的地质档案资源体系，为地质档案信息化管理与服务奠定基础。现阶段需要整合并建立开发地质资源档案信息管理与服务平台数据库，将地质类档案存在的信息资源分散、孤立、封闭的问题得到正真解决，整合档案资源最终是为了档案信息资源利用的便捷与价值的增值。

2.强化地质档案信息化意识，保障安全体系建设。观念创新是服务创新的前提，地质工作要充分认识到地质档案信息化资源的优势和意义，从思想上把地质档案信息化建设重视起来。地质档案信息服务既要保持传统的服务内容，也要逐步增强现代服务模式，立足服务创新提高地质档案信息服务的质量和水准。

在做好地质档案信息化工作的同时，也要做好档案信息化安全保障体系的建设。在《全国档案信息化建设实施纲要》中就提到各级档案部门要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。

3.加强对专职档案人员的培养，提高档案人员专业素养。新形势下地质类档案工作人员要善于捕捉和吸收新知识、新理论，要具备较高的信息资源处理能力做到与时俱进。另一方面，要根据工作性质有计划、有步骤的深入进行继续教育和岗位培训，确保地质档案工作的顺利实施。

[1]王静霞.档案信息化建设现状、问题及对策[J].档案天地.2014(01).

[2]张友华.国土资源档案管理数字化建设的思考[J].才智.2013(31).

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