浅谈事业单位档案管理中存在的问题及对策

2017-07-13刘瑞红山东省菏泽市巨野县凤凰街道办事处

消费导刊 2017年23期

刘瑞红山东省菏泽市巨野县凤凰街道办事处

事业单位的档案包括很多内容，这些方面的内容有利于协助选拔、考察审核人才，事业单位的工作人员在翻阅档案的过程中准确的了解有关信息内容，就可以根据这些信息计划下一步的工作内容。随着改革开放的深入发展，我国事业单位里的档案管理工作也在逐步的改善，可是离我们的发展目标还是有距离的，在事业单位里仍然存在很多有关档案管理的问题，为了不让这些问题影响到事业单位的发展，我们必须及时准确的发现问题的根源，并从根源及时的解决有关档案管理的问题，这是事业单位档案管理的需求，也是时代发展的需要。

一、事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员缺少专业知识

现如今，部分事业单位档案管理人员不具备专业的档案管理知识及管理水平，无法满足与现代化档案管理的要求，存在影响事业档案完整性因素。

（二）部分人员缺少工作态度

事业单位的发展离不开员工的努力，如果在工作当中有部分工作人员对工作不认真，态度不端正，甚至玩忽职守，会对整个单位运行造成严重影响。目前存在部分档案人员无法认识到档案管理的重要性，不重视所做工作，没有较强的责任心，最终使事业单位的档案管理水平不高。

（三）人员离职后档案的管理问题

每个岗位都存在流动性，不可能一直都是一个人负责，因为总会存在着退休、离职等各种因素，出现这些问题后需要其他工作人员接替，在事业单位档案管理人员交接的时候，难免有的问题会交接不到，交接的不完全，造成很多档案都成了无厘头，这会对事业单位造成巨大的损失，其损失程度是无法用金钱挽回的。

事业单位中的档案都有其自身的价值，但是人们无法将其利用起来，档案每天都是在相同的位置摆放，无法实现档案本身的意义。即使有所利用，也是仅限于基本层次的利用，其最大作用还是无法得到发挥。

档案的保管工作只是档案管理工作里的重要内容，随着信息化电子化的到来，档案管理也开始应用现代化的技术，可是还是有很多事业单位在用纸质档案的管理方式，使档案的保管工作比较困难，尤其是对那些有特色的文档，更需要事业单位做好档案的保管工作。

档案管理是一项十分繁杂的管理工作，随机性很强，没有固定性，档案的文本也是杂乱无章，理不出头绪来，需要查看指定文件时，要花费很多的时间也不一定能准确的找到。

在当今信息科技发展的时代，我国大部分事业单位的档案都跟不上时代的脚步，很多信息都不能随时更新，就算是更新，也需要较长的时间，所以我国事业单位对档案的管理工作存在很大的发展空间。

二、事业单位档案管理的对策

针对当前我国事业单位档案管理存在的问题，事业单位中相关领导者需要完善档案管理的各项工作，主要对上述问题提出解决对策；

（一）加强人员的专业知识

目前我国相关部门颁布可几种与档案管理相关的法律法规，就是为了使各事业单位能对档案管理工作有足够的重视。但在实际执行中仍旧存在问题，事业单位的领导者应加大档案管理人员学习相关法律法规及专业知识的培训，使其具备专业的档案管理技能；与此同时，加大对档案管理工作的宣传力度，通过此方法提高档案管理人员的职业素养，保证档案管理工作可以顺利开展。档案管理人员的职业素养，确保档案管理工作能够熟练能力开展。档案管理人员在强化专业素养后，在进行档案管理工作时会更为专业，提高自身的责任感，充分认识到档案管理的重要性。

（二）人员工作交接问题做相应规定

单位出现人员离职情况后，要将交接工作做好，所以资料整理清楚，待交接工作全部整理清楚之后方可离职。最好能留下联系电话，以防出现问题后能及时得到沟通解决。因此，单位要对交接工作提出明确的规定。

（三）做好档案管理的保护工作

事业单位的档案管理人员要对档案资料加强管理，定期检查档案的完整性，及时解决档案管理工作中出现的问题。档案管理工作比较复杂，只有管理人员具备谨慎细致的态度，才能将档案管理工作做好。随着社会的不断发展，使用单位相关信息的变更和增加比较多，档案管理人员应及时掌握最新的档案信息，做好档案的更新工作。确保方案内容与实际情况相符合，使档案具有利用和参考价值。

（四）创建新型档案管理模式并加大投入资金

新时期的档案管理工作与信息化息息相关，老旧的传统模式已不适合现在的需求，需要创建新型信息化档案管理模式以替代传统模式。计算机作为信息化的主要工具，在使用单位档案管理工作中具有重要意义。利用记录软件能有效的提高工作人员的效率，方便数据高效、有序的录入档案库中。档案管理人员可以建立档案查阅网，将有关数据上传至网站，以方便相关人员查看，此方法可以使档案管理者与查阅者节省大量的时间。同时档案管理人员要充分重视网络安全，防治计算机被病毒入侵。

新型档案管理模式需要购置大量的先进设备并配置良好的办公环境，因此就需要花费大量的资金，对于经济较为落后的地区档案管理部门可以向地方政府提出资金申请，利用政府批复资金进行相关设备购置和改善办公环境，有助于新型管理模式的运行和完善档案管理工作。