我国卫生监督档案管理探讨

梁德红

[提要] 持续有效的卫生监督档案管理活动一直是提升卫生监督工作规范化、现代化的重要保障，而基于全过程管理的卫生监督企业档案管理则是保障监督活动开展的基本前提。抓住卫生监督档案事前、事中、事后等三个环节的有效衔接和递进，应该是解决管理难题的根本措施。

关键词：卫生监督档案；认知偏差；全过程内部控制

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2017年5月5日

持續有效的卫生监督档案管理活动一直是提升卫生监督工作规范化、现代化的重要保障，而基于全过程管理的卫生监督企业档案管理则是保障监督活动开展的基本前提。但是，由于我国卫生监督档案管理工作因社会各方面因素的影响，仍然存在卫生监督档案管理内容复杂多样、涉及管理范围广、管理程序复杂、管理流程过长、涉及主体过多以及管理本身具有较强的专业性、不确定性和创新性等问题。因此，为促进我国卫生事业的发展，必须加强卫生监督档案管理工作。

一、我国卫生监督档案管理现状

卫生监督档案主要是指国家卫生监督机构在进行相关工作过程中所形成的档案资料，如在公共场所卫生、职业卫生、学校卫生、传染病防治、放射卫生、医疗卫生以及卫生监督行政处罚等卫生监督工作中形成和积累的对本单位工作具有查考、利用和保存价值的文字、簿册、图表、音像等各门类及载体的记录，这些记录不仅对日后进行病情研究和科研活动具有宝贵的参考价值，还具有重要价值的档案，对卫生监督工作有着重要的促进作用。

目前，我国卫生监督事业从原有卫生防疫站转变为卫生监督局（所）后，工作职能从原有的以专业技术为主转变为执法和监督管理为主，从原来健康监测为主的技术业务转化为日常监管执法事务为主，随之，档案的内容和重点发生了一系列的变化，因此在档案的分类管理、预立卷和立卷管理、档案收集的重点内容，档案的收集重点也发生变化。同时，我国已经构建了卫生监督系统，并统一应用国家级卫生监督信息管理平台。借助这一平台，可以采集卫生监督数据、检测数据、行政处罚数据等，为更好地进行卫生监督机构档案管理提供帮助。但从卫生监督机构档案管理工作具体落实情况来说，平台统一应用下还存在诸多需要处理的问题，这使得信息难以共享，相应的档案管理效果不佳。

二、我国卫生监督档案管理存在的主要问题

（一）卫生监督管理认知不足。目前，我国《档案法》已经颁布30周年了，虽然经过各级政府部门的宣传和观测，并按照《档案法》的要求，各级卫生监督机构已经建立了三级档案管理网络，但效果却不甚理想。其中，最重要的原因，就是在实际的工作过程中，一些领导层们根本没有意识到档案管理对卫生监督工作的重要性，这些领导认为档案管理只是在走形式，做表面文章，对组织的实际发展没有什么价值，因此在工作中就给卫生监督人员带来了极大的阻碍；甚至，有些领导干部对档案管理存在认识误区，认为档案工作是那种 “说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的一种额外负担和成本，并没有从根本上认识到档案工作在卫生监督执法中的重要性和必要性，致使有关档案人员为图方便，根本不对档案进行分类整理、及时更新，有的随意将档案材料存放在自己办公室的抽屉里，导致档案材料的丢失或损坏。这些人为因素，在很大程度上造成了卫生监督管理工作无的放矢、工作标准落实不到位、档案信息资源开发不足、档案利用效率低下等问题。

（二）卫生监督管理流程不完善。首先，在档案输入阶段缺乏有效的监督和管理。由于没有系统分类的专人进行相关档案的装订与整理，例如：有的档案缺乏有效的原件，且很多档案复印件、传真件、复写件上标注所用的是圆珠笔等有不耐久性字迹；有的档案没有编页号、系列号；有的档案上还带有普订书针、回形针等易腐蚀的金属物；很多档案缺乏能够反映行政相对人管理的行政许可、变更、延续、复核、日常监督管理、不良行为、注销等活动的文件材料。其次，在档案使用和输出环节，缺乏有效的记录和管理。如当有人调阅相关档案时，缺乏及时的登记和记录，导致查阅人任意翻阅档案，甚至随意拿走、传阅、丢弃，更谈不上爱护、归还及时的要求了。这些现象均会导致档案的丢失影响档案的完整性，直接导致在归档中出现信息不对称、信息遗漏与缺失等现象。

（三）卫生监督管理配套机制不健全。首先，卫生监督管理的硬件投入不足。由于人员编制和办公经费限制，很多卫生监督档案管理人员大多是兼职，而且办公场所极其有限、单位档案室的面积偏小、设备落后、信息化水平低下、根本无法满足正常档案保管要求。如在许多基层监督机构的档案管理上，仍使用手工整理档案的操作模式，档案的收集、整理、立卷、归档基本上是通过手工操作。特别是当前执法文书种类多、信息量大、资料汇总和统计分析耗时的情况下，统计分析效率不高，难以满足执法监督实际需要，许多信息不能有效挖掘及时采用；其次，对卫生监督档案管理人员的培训力度不够，几乎没有什么机会给予从业人员专业培训、后期提升的机会。尤其是档案管理工作的好坏与从业人员的职位晋升、薪酬提升、业绩考核、日常管理几乎不挂钩，干好干坏都一个样，几乎对从业人员没有什么有效的激励和考核机制，当然也谈不上有效的监督和管理。

三、构建全过程管理系统，破解档案管理难点

所谓全过程内部控制系统是指基于全面质量控制原理，以事先制定的计划和标准为依据，通过对档案管理的所有环节进行全过程跟踪和检查，以期发现档案管理实际活动与计划和标准之间偏离问题，并及时予以调整、分析、建议与咨询，通过提出切实可行的改进措施，以确保档案管理预期目标实现的一系列管理活动过程。

（一）做好卫生监督档案的事前控制。事前控制是指在档案正式建立之前所进行的管理活动。该阶段主要涉及档案管理指南论证与制定、档案设计两个环节，参与的主体主要有卫生监督部门、监督对象。一是卫生监督管理部门做好档案指南的论证工作，确保档案内容的选择反映监督工作的目标；加强卫生监督部门与监督对象间不同职能部门间的信息共享和有效沟通，搭建政府层面的档案资源和信息库，尽量避免档案的重复设立和信息的浪费。二是开展立卷项目工作的辅导。辅导范围和要求要结合监督对象的实际情况和监督目的进行；系统掌握各类档案信息的填写规范并及时辅导监督对象填写，防止因填写不规范造成信息遗漏。三是强化卫生监督档案管理人员的业务学习，转化各级领导者的理念。同时，还要根据卫生监督工作加强法律、法规知识的学习。具体可以通过参加卫生监督业务的培训、自学、学术交流等多渠道的管理理论和业务知识学习，提高了档案管理的综合素质和业务水平。

（二）做好卫生监督档案的事中控制。事中控制是指在档案管理过程中进行的管理活动。该阶段具体工作有：一是建立多部门协同共管的管理机构。二是健全档案管理的中期检查制度。通过制度设计明确各主管部门的职责，做好检查分工与协作，针对疑难问题要组织协商解决；明确档案管理检查工作要以档案管理制度为依据，采用定期和不定期的方式，重点检查档案质量与档案体系完整性两个指标；通过严格执行有关档案管理工作的奖惩制度，调动档案管理人员的积极性，避免档案管理的滞后与遗漏等问题。三是依据档案管理对象和内容的层次、行业特点、参与方的多少等要素对档案实行分类管理。分类的目的是按照档案的重要程度和紧迫程度将档案分开，这样便于在管理层面上找寻侧重点。

（三）做好卫生监督档案的事后监控。事后监控是指针对档案管理过程结束产生的成果开展的评价、成果应用的管理活动。具体要做好两个方面工作：一是设计科学合理的卫生监督档案管理验收指标体系和考核制度。应综合考虑卫生监督档案要求的科学性、完整性、准确性、有效性等目标；二是做好卫生监督档案的后期管理和总结工作。由于卫生监督管理的后期档案是整个监督管理工作结晶的保存，档案的形式有文档、声像载体、实物、各类数据报表、佐证材料等，档案的内容涉及到很多专业技术方面的信息和资料，档案保管的要求具有一定的保密性和实效性，因此需要具备档案管理知识背景的专人定期分类整理。

主要参考文献：

[1]肖依.做好卫生监督档案管理工作的思考[J].产业与科技论坛，2015.14.14.

[2]白爽.关于卫生监督机构档案管理信息化的思考[J].黑龙江档案，2013.2.

[3]蔡江涛，张冀梅.浅谈做好卫生监督档案管理的对策[J].疾病监测与控制杂志，2013.7.8.

[4]张帮帅.浅议新形势下卫生监督机构档案管理工作的创新[J].办公室业务，2016.14.