试论高职院校办公室行政管理的有效策略

刘冠

[摘 要] 近年来，随着高等职业教育的不断发展，高校办公室的事务管理工作开始变得更加复杂。因此，如何在繁杂的工作中提高办公室的管理效率就成为各个院校的领导部门普遍关注的问题。从高职院校办公室行政管理的现状入手，简述高职院校办公室行政管理的有效策略。

[关 键 词] 高职院校；行政管理；办公室

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）32-0255-01

高职院校办公室是学校的综合管理部门。在高校管理改革过程中，高校办公室面临着诸多问题，在平时既要确保学校工作的正常进行，又要不断地坚持高校改革。因此，做好高校办公室的管理工作，提升管理工作质量是保证当前高校教学效率的有效途径。

一、高职院校办公室行政管理的发展现状

办公室是高职院校行政管理的基层部门，同时也是核心部门，担负着协助参谋、沟通协调、督查协办、调研分析、处理学院日常事务等各项职责。当前，随着高等教育事业的迅速发展和教育改革的深入展开，高职院校办公室行政管理工作也面临着诸多挑战与机遇。

高职教育规模的不断扩大，一定程度上也相应地带动了高职院校在行政管理方面的变革。然而即使这样，也不能在短期内改变僵化的行政管理模式，这就直接导致高校部门的办公效率停滞不前，并出现了持续下降的趋势，严重制约了新时期高职院校自身的建设和发展。从目前来看，由于各大高职院校在管理模式、规模程度、自身建设等存在诸多原因，致使其行政管理能力较差，不能对校园管理中暴露出的问题进行有效的整合和优化。另外，行政管理的执行主体是人，任何管理方式的实施，同样离不开管理人员素质与技能的提高。但是由于传统管理模式的根深蒂固，致使诸多行政管理人员缺乏一套行之有效的工作理念与方法，再加上自身专业技能和素养的欠缺，导致在新时期办公室行政管理人员的工作效率和工作质量较低，使部分高校的工作难以开展，最终被社会所淘汰[1]。

二、改善高职院校办公室行政管理的新措施

（一）重视办公室行政管理工作

办公室是学校党务和行政的综合办事机构，其工作就是安排学校相关工作，尽到相关管理职责。近些年，高等教育的迅速发展使高职院校办公室的工作变得越发重要。但是由于种种原因，高职院校办公室行政人员地位低、待遇低、表彰少、评职称难，一定程度上影响了办公室人员的工作积极性，进而影响办公室行政管理的工作效率。因此，作为高校的领导阶层，尤其要重视办公室工作，要认识到办公室行政管理工作对整个学校发展的重大意义，加大对办公室的投入力度，要优先建设和发展办公室。在实际工作中对相关工作人员委以重任，让办公室人员得到更多的锻炼。要建立健全的考核制度，将考核结果与干部任用选拔、工资待遇等福利挂钩，从而激发办公室人员的工作积极性。

（二）建立健全管理制度

随着高等教育事业的迅速发展和高等教育改革的不断深化，高职院校办公室的工作变得越来越繁杂，任务量也越来越大。办公室内部运行要规范科学。首先要建立健全管理制度，这样可以帮助办公室人员做到忙而不乱，井井有条。同时在制定相关管理制度的时候，要听取各方面的意见和建议，根据实际状况进行调整、改善。其次要明确岗位职责，实行目标管理责任制。对办公室各岗位明确职责范围，将每一项工作落实到人，做到“人人有责，事事有人管”。最后，要规范工作程序，对会务接待、文件发放、档案管理等各项工作，要明确基本操作程序和要求，使工作人员忙中有序，从而提高工作效率。

（三）注重对高职院校行政管理人员的培养

高校办公室是为全校师生服务的部门，在高校中具有“中枢”作用，办公室人员要树立正确的思想，不能因为是“干杂活”的部门，就对自己放松要求，反而一定要树立正确的工作观念，每个人心中都要有服务意识，把“被动”服务转变为“主动”服务，同时还要加强相关的业务培训，提高办公室人员的工作能力，包括使用先进设备的能力、管理工作的能力、与人沟通的能力等，以提高自己的工作效率。行政管理人员要树立终身学习的理念，在工作中勤于思考，善于总结，不仅要加强政治理论、业务知识的学习，还应加强教育方面的学习，用创新服务方式，切实提高服务水平与质量[2]。

（四）创新机构改革，简化工作程序

当前我国大部分的高职院校都是根据传统沿用以往的机构设置，都是办公室、教务处等多个部门负责各项工作，随着高职教育的不断发展，機构越来越多，工作人员却没有相应增加。在这样复杂多样的办公环境下，办公室人员常常身兼数职，需要完成多份工作，特别是遇到临时任务，往往会一边负责文件发放工作，一边还要负责会务接待。这样长时间的工作，在多重身份、职责不明的影响下就会造成工作混乱的局面，一旦出现问题就会相互推诿。因此高校要坚持创新机构改革，简化工作程序。要求办公室实行层次化管理、岗位设置规范化、分工明确化，做到人与责相对应，这样才能做到权责明晰，杜绝推诿，有效提升办公室行政管理工作的效率。

总之，高职院校在不断发展的过程中，对办公室行政管理工作摸索出了一些经验，但是还远远不够。新形势下，对办公室行政管理工作提出了新的要求。只有关注并重视办公室工作、建立完善的规章制度、明确办公室职责、加强对办公室人员的培训，才能更好地为学校的日常管理与发展提供服务。

参考文献：

[1]涂麟俊，丁康.加强与完善高校办公室行政管理精细化的新思考[J].湖北师范学院学报，2015，35（6）：97-99.

[2]徐昭颖.高校二级学院办公室行政管理的功能定位及实践[J].家教世界，2014（2）：141-142.