新形势下高校科研档案管理的创新

许建华

[摘 要] 随着高等教育的不断发展，给高校科研档案管理工作提出了新要求。高校科研档案通过记录历史科研活动，进而为今后科研活动的开展提供具有较高参考价值的档案资料，其体现着高校的教育水平和科研水平。文章主要探究在新形势下高校科研档案管理的创新思考。

[关键词] 新形势；高校科研档案管理；创新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 063

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）11- 0129- 02

0 前 言

目前，高校作為我国科研的主要阵地，其科研水平影响着我国教育事业的发展，同时，高校科研档案的管理影响着高校的教育水平和科研水平。此外，随着社会的不断发展及高等教育的不断进步，科研项目急剧增长，这给高校的档案工作提出了挑战。当前高校科研档案管理工作存在一些问题，如：管理人员素质不高、管理制度不完善、档案利用效率比较低等问题，这就需要高校不断创新科研档案管理，进而满足社会的需求，促进高校的健康发展。

1 高校科研档案的特点

高校科研档案指对科学研究实践活动中产生的具有极高价值的数据、文字、图像、音频、视频等进行科学整理归档，最终形成的档案材料，主要包括：（1）国家的实用专利与发明专利；（2）横向课题，关于社会经济效益；（3）关于国家、省市及地方的纵向课题。高校科研档案记录着学校一直以来的科研活动，为将来高校的发展提供重要科技信息资源，极大程度上对高校的长远发展起着推动作用，并对高校的教育水平与科研水平进行直接反映。高校的科研档案主要分为：科研项目档案、科研文书档案、科研成果档案。此外，高校科研档案作为一种原始信息的载体，完整记录了大量的科研成果，通过科技技术能够最大程度的发挥档案中的信息资源，进而促进高校教育事业与科研事业的发展。

2 高校科研档案的意义

2.1 保障高校的教学工作与管理工作

高校科研档案在高校整体工作中占重要地位，代表着高校的辉煌历史与发展进程，保障着教学工作与管理工作的顺利开展。其管理工作记录着一直以来高校的科研资料，并为今后高校科研工作人员开展科研立项、申报、研究过程、科研结题及评奖、评优提供最具原始价值的凭证，并提供可靠、真实的信息资源。高校通过科研档案能够对课题前期的研究状况进行深入了解，再结合了解内容进行课题科研活动。

2.2 保障学校的发展及教学质量的提高

高校将培养符合国家与社会发展需求的优秀人才作为主要任务。高校教师能够通过利用科研档案丰富自身学识，改进自己的教学方法，并能够向学生传授更加全面的知识，进而提高教学质量，促进学校的健康发展。

2.3 高校开展科研管理的根本依据

从高校科研档案的内容与形式来看，其主要是科研项目开展过程中形成的档案材料，其中包含文字材料、音像材料、经费使用情况、财务账目等，相关科研项目配套档案材料是高校科研档案管理的重要部分。科研档案作为高校科研档案管理工作的凭证，高校开展科研管理需要对科研项目开展中前期档案材料、中期档案材料和后期档案材料进行科学合理的归档，进而保证科研档案管理工作的顺利进行[1]。

3 新形势下高校科研档案管理的现状

3.1 缺乏科研档案归档意识

我国对档案及科研档案规定：一方面，对于相关规定的立卷归档材料，必须依据规定定期向档案管理人员上交，任何人不能够将其据为己有；另一方面，对于科研项目开展或完成阶段，需要对原有材料进行整理，并在审查后进行归档。

目前，有部分高校在科研档案的归档意识比较薄弱，没有充分认识到科研档案归档的重要性。在开展科研项目过程中会存在一些现象，如：有的科研人员会将科研的最终资料据为己有，有的科研人员会推迟上交一些珍贵材料、专利证书、论著等科研材料；这些现象是缺乏科研档案归档意识，将导致高校科研档案存在不完整和不稳定的问题，进而影响高校科研档案的管理工作。

3.2 不完善的科研档案管理制度

当前，高校科研档案管理制度的制定主要是依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》。然而这种管理制度在实际运用中并没有很好的效果，约束性较低。特别是高校科研档案管理部门在实施档案上交工作时，往往只是通过解释、口头、说明的形式进行，就导致了科研管理工作的开展难度加大。

3.3 科研档案管理相关人员素质较低

据调查，高校科研档案管理的相关人员中较多是兼职，而具体的专业性全职人员比较少；同时，其中兼职人员往往没有经过专业培训就上岗，且人员流动较快；全职人员由于人数较少，其在科研档案管理工作中工作量就较大，而其精力与时间都是有限的，这就会导致科研档案管理工作出现一些困惑和问题。此外，伴随教育事业的快速发展，科研项目越来越多，这也使得高校科研管理工作量不断加大，但管理人员的不足将大大地降低高校科研管理工作的质量。

3.4 较低高校科研档案利用效率

由于科研项目具有较强的专业性、较深的研究程度及领域较广等特点，而科研档案的管理人员对诸多的知识与学科难以全面了解；此外，高校科研管理工作人员存在落后的工作手段、开发能力低、检索落后、信息意识较低等问题，这些因素就会导致高校科研档案利用效率较低[2]。

4 新形势下高校科研档案管理的创新思考

4.1 增强科研档案归档意识

在高校科研档案管理工作中，增强相关人员的科研档案归档的意识能够有效地提高高校科研档案管理工作的质量，有利于将高校科研活动准确地、真实地记录，进而更好地为高校开展科研项目服务。对于科研档案的管理人员而言，由于其负责着整个科研档案管理工作，因此，高校应重视对科研档案管理人员的教育，使其树立正确的科研档案管理的意识，并使其认识到高校科研档案材料归档的重要性，进而使科研管理人员的专业能力与服务水平不断提高，更好地高校科研档案管理工作服务。

4.2 完善的科研档案管理制度

高校科研档案管理必须具有制度化与常态化，具体做到：（1）制定切实可行的科研档案收集、接收、整理、储存、开发利用与管理等方面的规章制度，要求高校科研档案管理工作必须做到有范围的归档、有标准的立卷、有规定的借阅、有措施的管理，并將纸质材料和电子材料同时进行归档，进而使高校科研档案管理更具有客观性、准确性、完整性、规范性；（2）建立健全科研奖励机制，积极鼓励科研人员及时主动上交科研档案材料，并制定严格的归档标准与措施，向科研人员普及档案管理的法制教育，进而促进高校科研档案管理工作更加科学与规范；（3）利用先进的科技手段完善科研档案的管理，将计算机、多媒体等引进高校科研档案管理的各个环节中，加快对档案材料的收集与整理，进而实现科研档案管理的标准化、规范化，同时还能够严格做好档案的保密工作。

4.3 提高科研档案管理人员水平

面对高等教育的不断发展，科研档案呈多元化的方向发展，这就需要科研档案管理人员具备比较专业的相关理论知识与先进的信息技术，并充分了解国家档案管理的相关法律法规。具体做到：（1）组织科研管理人员进行专业培训，进而提高管理人员的档案管理能力与水平；（2）要求科研档案管理人员具备良好的职业道德修养，并不断丰富自身的专业知识，进而提高自己的业务能力，更好地为高校科研档案管理工作服务。

4.4 提高高校科研档案利用效率

（1）高校科研档案管理人员树立档案服务代管理的工作理念，摒弃“重藏轻用”的传统思想，应该具有与时俱进的档案服务意识与档案创新管理措施；（2）高校对科研档案管理投入充足的资金，使高校科研档案管理人员能够具有创新的工作手段、较高的开发能力、先进检索、较高的信息意识，进而让科研人员能够及时的获取科研档案材料，并对科研档案资料进行充分利用；（3）高校与相关科研机构共同创建科研档案资源的共享平台，进而使高校科研成果的信息与其他机构科研成果的信息实现网络资源共享，使高校科研成果的社会效益与经济效益得到更好地发挥[3]。

5 结 语

总之，在新形势下，高校科研档案管理部门需要及时认清自身的不足，跟上时代的步伐，创新高校科研档案的管理模式，进而提高学校的教育水平和科研水平。同时，高校科研档案管理人员需要不断提高自身专业能力，进而更好地为高校科研档案管理工作提供服务。

主要参考文献

[1]彭插三.高校科研档案管理体系构建的系统管理研究系统管理研究[J].北京档案， 2016（6）：32-33.

[2]王建宇.浅析高校科研档案存在问题及对策[J].档案天地，2017（1）：42-53.

[3]盛媛.新形势下高校科研管理工作创新研究[J].管理观察， 2015（14）：134-135.