学校人事档案管理创新路径思考

张小平

[摘 要] 现代学校人事档案管理的创新，不仅是时代发展的需要，也是学校实现长远可持续发展的重要保障。从三个视角分析学校人事档案管理的创新路径，旨在提升人事档案管理的效率，增强人事档案的利用率，实现学校的长远可持续发展。

[关键词] 人事档案管理；创新；路径

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 070

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）11- 0143- 02

1 学校人事档案管理创新的意义

人事档案是学校在人事管理活动中所形成的重要文件材料，真实记录了教职员工的基本情况、学历、资历、工作能力、职业背景等各项历史资料，是学校极其重要的人才信息源。人事档案管理是学校管理工作的重要组成部分，为学校进行人才选拔、人才培养、人才建设、提升教学科研水平提供重要参考，是实现学校内部管理可持续发展的载体及重要依据。

学校人事档案管理具体包括对学校人事档案材料的收集、鉴定、整理、保管、利用等环节，其工作对象不仅针对纸质档案及电子档案等材料，而且针对学校教职工，工作属性既要主动性，也有被动性，工作要求既要遵循有关规定及流程，也要与时俱进，引入现代化管理方式。当前社会经济快速发展，时代对学校人事档案管理提出了新的要求，而现代社会的信息化也使学校人事档案管理呈现出新的情况及新的问题。

当前学校人事档案管理中“人档分离”、管理机制僵化、制度不健全，规范化程度不高、档案材料收集内容参差不齐，材料归档不完善不齐全、内容形式化较重，显得空洞无物，歸档标准不统一、档案管理方法手段落后、信息化程度不高、工作效率低下等现象比比皆是，没能充分反映教师的教育教学水平及其科研成果，不仅极大地影响了人事档案的质量，使其参考价值大打折扣，大大降低了学校人事档案的利用率，而且不利于学校的人才资源开发、人才的选拔任用及人才培养质量，制约着学校的长远发展。现代学校人事档案管理的创新，不仅是时代发展的需要，也是学校实现长远可持续发展的重要保障。

2 学校人事档案管理的创新路径

2.1 完善学校人事档案管理制度

现代社会中，学校人事档案管理呈现出新的变化，因此需要不断完善学校人事档案管理制度，才能适应新时代的新要求。

各学校可根据《档案法》、《企业档案管理办法》等有关法律法规中的相关规定，充分借鉴同行业其他单位成功的人事档案管理经验，同时结合学校人事管理的实际情况，构建起完整、科学且行之有效的学校人事档案管理制度，对原有的管理制度进行必要的补充及创新。

一是完善人事档案材料收集和归档制度，做到兼顾全面的基础上，把握重点，对不同岗位人员的档案进行分门别类地管理，对不同级别管理人员的档案进行分层次管理，与此同时，对流动性强的人员进行灵活管理，保证学校人事档案管理工作在依法开展的基础上，实现有侧重、有层次、灵活性地开展，使学校人事档案材料能真实且全面地反映职工的情况，为人才选用提供有效依据。

二是完善学校人事档案审核制度，严格要求管理人员仔细鉴别转入的档案材料，把好材料入口关，对于手续不齐的，应予以补齐，对于信息不准、不规范、有缺漏、涂改的，应予以分类登记并按要求重办、补办，直至审核合格后再整理归档。

三是完善学校人事档案整理制度，对学校人事档案的鉴别、分类及审核进行详细规定，确保整理出来的人事档案材料信息正确、手续完备、目录明晰。

四是完善学校人事档案借阅制度，需要查阅利用人事档案的人员应办理相关手续，并在查阅时提供相关证明，与此同时，还应不断研究档案服务的服务新方法，以提升人事档案管理的效率，增强人事档案的利用率。

合理、科学、灵活的人事档案管理机制不但为人事档案管理工作提供切实有效的依据及参考，而且也是实现人事档案管理创新的基础。

2.2 加强学校人事档案管理内容建设

学校人事档案为学校选人用人提供真实可靠的参考资料及信息，是难能可贵的战略资源，为加速学校的人力资源开发、人才竞争及全面发展提供了资源储备。

当前社会对人才的使用更关注的是其显示表现，而以往的“重历史结论，轻现实表现”的人事档案管理思想已然不适用，因此应不断创新人事档案管理，加强人事档案管理内容建设。学校人事档案管理的内容不应局限于收集教职员工的历史材料，应当在此基础上不断完善拓展档案资料的范围和内容，不仅要注重收集教职工学历、职称、思想、工作表现等传统内容，而且还需动态性地收集教职工的工作业绩、教学科研成果等方面的内容，不仅要全面仔细地收集可以反映职工现实业绩及近期表现的各项材料，包括教职员工的专业技术水准、个人职业能力、工作表现、工作实绩、发展潜能、工作态度、思想道德状况等，同时也应如实地收集并记载教职员工的缺点，诸如在工作中出现的失误及违法乱纪现象等问题。

在档案材料收集的过程中，需要严格查阅各项材料的收集归档是否齐全，对于普通性材料进行集中收集，对于阶段性材料则通过统一布置、统一收集的方法进行收集，对于特殊材料，则采取由相关部门提供及本人查找有效结合的办法予以收集，确保档案材料不漏一份，以真实记录职工的勤、能、绩、德等全部经历，通过全面客观的人事档案管理内容反映人才的全貌及职工的实际情况，为学校进行人才选用、人才培养、人才管理提供科学全面的参考，也能有效地促进了优秀人才的自由流动。

2.3 运用现代化学校人事档案管理方式

运用现代化人事档案管理方式是实现学校人事档案管理创新、提高档案使用价值的重要举措。

各单位可以根据自身实际情况及行业特点，借鉴行业相关单位的成功案例，充分整合并利用优势资源，积极引入并开发符合学校人事档案管理工作点的现代化信息技术，并构建与之相符的信息化管理平台，开发并利用人事档案信息资源，进行人才结构、素质上的准确定位、分析、加工、整理，从而为人才管理及培养提供科学的依据。

利用信息化管理平台进行相关的电子档案资料收集管理工作，建立人事档案信息资源库，将教职工的基本情况、职务职称情况、教学表现情况、学校培训情况以及其他情况上传至信息资源库中，切实将学校人事档案中的现实记录转化为活的信息，实现教职工的个人档案信息内容及类别标准化、规范化、动态化，有效施行动态管理，有利于实现人才信息资源的有效共性，便于计算机统计并定量分析学校人才队伍，为领导决策提高有力依据，为学校人事部门提供可靠人才信息，从而提高档案数据的利用率。与此同时，通过平台开设档案信息内容展示及查询服务，使档案信息得以实现收、管、用的有机结合。

升级档案信息集成管理模式，将学校人事档案信息资源整合、重组，优化人事档案信息的服务结构，利用人事档案信息系统对教职员工的信息、薪酬、保险等各项档案资料进行统计、录入、分析、提取、查询等各项工作，并根据内容及要求形成相应的表格，为满足档案管理及使用者的需要，不断升级并完善人事档案管理信息系统，提升学校人事档案信息资源开发利用的深度和广度，以更为多样化的人事档案系统功能，更具个性化的档案服务全面提升人事档案管理的水平，为学校人事档案管理的创新提供路径。

3 结 语

科学合理且真实完整的学校人事档案，能全面、准确地反映学校教职工的教学能力、品德素质、业绩等，是学校开展人才资源开发、人才的选拔任用、人才培养及各项工作的有用依据。现代学校人事档案管理应积极探索，大胆创新，通过完善学校人事档案管理制度，加强学校人事档案管理内容建设，运用现代化学校人事档案管理方式等，将人事档案管理推上新的台阶。

主要参考文献

[1]王翀.档案管理理论研究——评《档案管理学基础（第三版）》[J]. 中国教育学刊，2015（1）.

[2]郭娜娜.人事档案管理研究[J]. 科技展望，2016，26（14）.