加强国有农场会计档案管理的思考

吕海东

摘要：新形势下，由于国内外经济发展形势的瞬息万变，经济活动的不确定性，导致企业在改制、兼并重组、案件诉讼等事项中须用到会计历史资料，这对企业会计档案管理工作提出了更高要求，会计档案管理的好坏将直接影响能否准确及时提供历史会计资料，从而影响企业的经济活动。笔者结合垦区国有农场会计档案管理情况，剖析目前会计档案管理存在的问题，并提出科学的管理措施和办法，为提高企业经济管理水平提供借鉴。

关键词：会计档案；现状分析；研究对策

随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化，原《会计档案管理办法》已无法满足经济社会发展的需要。财政部、国家档案局于2015年12月联合发布了修订后的《会计档案管理办法》（以下简称《管理办法》），这是继国家1998年8月修订后的第二次全面修订。修订后的《管理办法》共31条，其变化总结为“三完、一增，二调”。“三完”，即完善会计档案的定义和范围，完善会计档案销毁程序，完善会计档案出境的管理要求；“一增”，即增加并明确电子会计档案的管理要求；“二调”，即调整会计档案向单位档案管理机构移交的期限，调整会计档案的定期保管期限等等。新《管理办法》实施一年来，各行各业在会计档案管理上发生了根本性改变，取得了较好的成绩。

全面完整的会计档案不仅可以真实地还原单位经济活动的历史原貌，更能重塑会计工作的实际操作过程，为领导经营决策提供真实的事实依据。随着垦区国有农场经济建设快速发展，小城镇建设步伐加快，科学管理手段不断创新，垦区会计档案管理工作取得一定的成绩。但与国内外大型企业集团、上市公司相比，仍存在诸多问题，差距明显。只有通过健全会计档案管理制度，制定科学合理的会计档案管理方式，完善自身软硬件建设，堵塞会计档案管理漏洞，将会计档案管理的作用发挥到极致，才能有效提升会计档案管理水平，为企业可持续发展创造有利的条件。

一、会计档案管理存在的问题及现状分析

（一）对会计档案管理工作重视程度不够。会计档案是全面反映和记录单位经济活动的一项重要载体，是国家档案的重要组成部分，是反映一个单位财务管理水平高低的一面“镜子”。目前很多国有农场对会计档案管理工作重视不够，领导重资金轻管理，认为会计档案不过是“过去式”，不能对现有的财务工作起到指导作用，没必要投入太多人力和财力；经办人员将过多精力投入到当前或将要发生的经济事项上，对以往记录和形成的经济业务及档案资料不予理睬，导致单位会计事务与档案管理不统一，步调不一致，会计档案管理混乱。

（二）会计档案管理制度不健全。国有农场会计档案管理一般仅停留在本单位的财务制度中简单描述。一些单位往往对资金管理、成本控制等比较重视，在会计档案的立卷、归档、保管等方面没有制定相应的会计档案管理制度。即使管理偏好的一些单位制定了制度，但由于执行不严、操作性不强，也存在“夭折”现象。随着经济和社会的发展，企业经营方式、管理手段等不断发展变化，新问题、新情况不断出现，如果会计档案管理制度不健全或缺失，就会导致会计档案管理职责不清、管理松散、程序混乱，加剧财务管控风险。

（三）会计档案基础工作不规范。由于历史原因，会计档案管理人员素质存在差距，一些会计人员对会计档案工作管理常识缺乏了解，一些国有农场由于会计档案管理人员年龄偏大、学历不高、自学能力差，外出培训机会少，会计档案工作只是停留在个人认知水平上，财务资料无序堆放。笔者曾下农场检查过会计基础工作规范化建设情况，有些农场由于档案室空间紧张，一些应移交的没有移交，导致财务核算中心办公墙角，卷柜上方、水盆旁等地方堆满了总账、明细账、土地承包合同等财务资料，上面布满灰尘，有的稍不注意就能踩到，安全存在严重隐患。有些农场会计档案立卷时封面内容填写不全，会计人员交接信息空白，装订不整齐。在保管上，有的未及时移交农场档案部门，财务部门超限保管，有的农场由于人员较少，会计档案由出纳人员兼管，违背了会计法规定，会计档案基础工作不规范，极易造成单位会计档案管理混乱。

（四）会计档案管理信息化水平偏低。一些国有农场会计档案仍然处于传统人工管理方法，档案仍旧手工填写，存储和保管多为纸质档案，不仅浪费人力资源，效率低，而且安全性差。一些农场在信息化建設上硬件投入较少，如扫描仪、大容量硬盘、声像等设备更新较慢，很少借助现代化设备和手段，应用电子计算机处理和储存，及时形成电子财务档案，未能充分实现档案信息资源共享、无纸化查阅等需要，一定程度上降低了工作效率和工作质量。由于信息化管理程度低，一些重大会计事件或文件查询困难，给农场撰写会计史带来很多不便，一些史志资料不全，造成撰写工作阻力重重，停滞不前。

（五）会计档案管理人员综合素质不高。虽然会计档案的立卷、归档、保管、查阅以及销毁等都有严格的规定，但由于国有农场会计档案管理基本上没有专职人员，档案专业知识培训较少，缺乏专业技能，档案管理规范化熟练程度不高，安全管理意识淡薄。

（六）会计档案利用程度不高。一些国有农场只重视档案保管而忽视档案的利用工作，会计档案管理只停留在看家管摊的水平。一些领导很少利用会计档案来总结分析以往的经济管理活动，造成企业信息资源浪费。一些农场会计档案利用制度规定过于强调保密，严格限制使用人员的身份和目的，只有“一把手”同意了才能借阅，使很多非常有价值的会计档案没有被合理利用，一些重要的会计史志文献没有被挖掘，会计档案的史料和参考作用没有真正发挥出来。

二、加强会计档案管理的建议和对策

（一）提高认识，增强会计档案管理意识。国有农场领导和相关档案管理人员要认真学习新《管理办法》，全面掌握会计档案管理常识，充分认识会计档案管理的重要性，从思想上和行动上重视会计档案工作，筑牢思想防线。要认识到会计档案工作是会计工作不可分离的重要部分。会计档案人员要转变传统观念，树立强烈的责任心，时刻将档案管理纳入到会计的日常工作中来，国有农场要加大会计档案管理资金投入，配齐设备，配强人员，使会计档案管理适应时代发展需要。

（二）完善会计档案管理制度。制度是保障工作有序进行的基础，是行动的“尺子”。新《管理办法》是从宏观角度进行指导，各单位要结合自身特点和行业发展规律，制定与本单位实际情况相契合的管理制度，制度要科学、合理，具有可操作性。要贯彻执行好制度要求，在日常实际工作中及时发现问题、解决问题，通过工作实践，总结成功经验，查找制度疏漏，及时修订、完善会计档案管理制度。要落实档案管理人员的职责，时刻将会计档案管理作为单位内部控制的重要环节来抓。

（三）提高会计档案规范化管理。要结合标准化单位软硬件建设情况，对照本单位实际情况，认真排查，梳理、分析原因，找出差距，提出具体解决的措施和办法，并在实践中改进。有条件的农场可聘请档案业务部门专家来本单位实地指导会计档案管理工作，并根据专家指出的不足和缺陷及时改正和完善，虚心接受专家提出的提高会计档案管理水平的意见和建议。

（四）加强会计档案信息化建设，加大软硬件资金投入力度。新《管理办法》修订的重点之一，是增加了电子会计档案范围、保管、移交、销毁等方面的相应规定。国有农场要加大会计档案信息化建设，配齐设备，增加硬件投入力度。有条件的农场要购买影像、大容量存储、除湿器、防盗系统、监控系统等设备。通过信息化建设，不断提高档案管理工作效率。

（五）加强培训，全面提升会计档案人员的综合素质。国有农场要加大会计档案管理人员培训力度，尽量配备专业档案管理人员，要保持人员的相对稳定。会计档案人员要不断接受新知识，强化在职继续教育培训，增强会计档案管理的基础知识和操作技能，将岗位培训经常化、常规化、制度化。国有农场要加强对会计档案工作的领导，强化对会计档案人员的工作检查和监督，规范会计档案管理人员的行为，增强管理意识，守住道德底线。

（六）加强会计档案信息的利用效率。国有农场要利用以前年度会计数据做好定期财务分析，为领导提供合理的建议和预测。会计档案要充分利用办公自动化、信息化管理服务平台，正确认识、利用、挖掘会计档案作用，为农场提供重要信息，更好地服务农场经济建设。

（作者单位：黑龙江省农垦齐齐哈尔管理局）

责任编辑：欣文