应用型本科院校档案管理的现状与发展趋势

【摘要】档案管理是高校推进转型发展和强化行政管理的重要工作环节，需要与时俱进，在学校新一轮改革发展中发挥其独特的作用。本文分析了当前应用型本科院校档案管理工作的现状，探讨新形势下高校档案管理的发展趋势，希望对于推进应用型高校档案管理工作不断创新思路、提高成效提供一定的帮助。

【关键词】应用型高校；档案管理；现状；发展趋势

根据教育部公布的数据，截至2016年5月30日，全国普通高等学校发展到2595所，其中，本科院校1236所，高职专院校1359所。毫无疑问，高等教育体系为我国改革开放40年来的快速发展作出了重大贡献。然而，近年来普通高校尤其是地方本科院校人才培养的结构性矛盾日益突出，毕业生就业率低与生产一线所需人才严重匮乏之间形成了明显反差，拷问着高等教育的办学成效。在这样的背景下，围绕经济社会发展和产业转型升级对人才多样化的需求，积极引导和促进地方高校重新定位、分类发展，已经形成高层决策和社会共识。

地方高校转型发展是一项系统工程，涉及方方面面，考验着高校的顶层设计能力与综合管理水平。档案管理工作是高校实施综合管理的一项非常重要的基础工作，同时也在一定程度上体现出高校行政管理水平的高低，应当引起足够的重视。为了适应新形势下转型发展的需要，高校档案管理工作必须着眼和服务于大局，积极做出与学校改革相适应的改变，推动应用型普通高校健康稳定地发展。

一、高校档案管理工作的重要性

档案是信息的重要载体，是主要信息源。高校档案涵盖了高校的基础建设、师资队伍建设、教学、科研、行政、财务等方方面面，是反映高校发展过程的重要材料和依据，也是高校健康有序、高效运行的有效保证。对于高校而言，档案真实反映出高校教学研究与依法民主治理学校的进程，具有权威性、真实性，为高校基础建设、教学评估、师生管理、科学研究等各个管理项目的开展提供了参考数据，为高校领导层的科学决策提供了原生态的信息资料和参考依据。高校档案管理的成效，不仅仅是档案管理人员自身专业素养与能力的体现，更是高校推进现代教育改革和发展总体成效的一面折射镜和记录仪，因此，高校档案工作对于高校的现行管理和未来发展都具有重要意义。

人才培养始终是高校的第一使命和根本任务。就教学和科研等人才培养活动而言，档案管理也同样发挥着重要的作用。总的来说，高校的人才培养目标实现最终还是要落实到各项教学与科研活动上。良好的学术风气、完备的教学能力是学校永续发展的基础，完善的管理制度则是高校顺利运行的保证。然而这一切的有效落实，离不开高校档案的支持，通过梳理历史档案，从中发现学校在处理教学、科研等制度上的态度、结果等，为现行和未来的教学、科研等活动服务。在制定相关的教学管理制度和教学文件材料时，通过查阅相关的档案资料，承上启下、承前启后，可以做到更加有效的衔接。此外，高校的档案信息还是教师成长发展过程的重要存储器，可以為教师在职称申报、评先评优上提供必要依据。

二、当前应用型本科院校档案管理的现状

近年来，随着高等教育的不断发展，高校的规模也在不断扩大，这对高校档案管理来说是一个巨大的挑战。高校档案管理属于一项系统化的工程，并且与诸多具体工作项目紧密相连，存在协同发展的关系。对于应用型本科院校而言，档案管理工作受到诸多因素的影响，存在着多方面的问题和不足，主要体现在以下几个方面：

（一）对档案管理工作重视程度不够。当下我国高等教育走到了战略性结构调整时代的关口，特别是地方普通高校，面临着向应用技术型高校转型发展的巨大压力和战略机遇期。在此背景下，因各高校办学历程、办学目标和办学条件等不尽相同，导致高校档案管理尚未形成统一标准，部分高校对于档案管理工作没有引起足够重视，甚至持有轻视的错误理念，从而导致档案管理工作不能步入正常轨道。

（二）档案管理人员素质参差不齐。由于应用型本科院校普遍成立时间较短、办学条件相对薄弱，在学校档案工作上的经费投入和管理方式存在许多先天不足。在人员的素质上，档案管理编制不足，档案管理从业人员并不都是专门岗位，人员的素质和业务能力参差不齐，对于档案管理的重要性缺乏应有认识，工作方式依然局限在传统的档案管理模式中，认为档案管理就是简单的档案资料的收档、归纳和整理工作，往往采取得过且过、敷衍了事的心态，缺乏责任意识和进取精神，工作的积极性与主动性需要进一步加强。

（三）岗位待遇反差较大。相对于高校的教学、科研、财务等主体岗位而言，档案管理机构偏于一角，地位不高，档案从业人员在进修、培训与个人发展等方而的机会不多，岗位待遇较低。另一方面，在应用型高校全面推进转型发展、不断深化校企合作和加强对外交流的新形势下，档案管理工作的内容和资料收集范围必将进一步扩大，这给高校档案管理人员带来了极大的工作压力。长此以往，造成很多档案从业人员的个人成就感降低，表现出一定的职业倦怠倾向。

（四）机构设置不健全。现实中依然存在部分高校没有设置专门的档案结构和管理工作人员，或者专职的档案管理人员队伍还没有形成，片面地将档案管理工作和一般的办公室业务行为混为一谈，部分高校的档案管理工作甚至是由其他相关办公室人员兼职完成，从而导致档案管理制度不完善，管理标准不统一，档案质量良荞不齐。

（五）经费投入不足。由于应用型高校正处于转型发展和上升期，各项建设都需要经费支撑，对档案管理的经费预算相对不足，导致很多档案管理的硬件设施和办公条件停留在早期水平上，甚至没有设立专门的档案库房，档案管理的信息化建设更是无从谈起，严重制约了高校档案管理的现代化进程。

（六）管理方式相对落后。近年来，现代科技与计算机信息技术飞速发展，给各行各业的发展产生了积极推动作用。然而，就高校的档案管理工作看，管理方法与手段大部分还处于落后的境况，有些高校在档案管理上依然只有“纸上谈兵”，（下转第172页）（上接第170页）电子化和数字化的档案管理模式没有提上建设议程，档案形式过于单一，档案管理工作中的方法与技术缺乏多元化手段，档案的利用效率低下。

三、未来应用型本科院校档案管理的发展趋势

虽然高校档案管的工作还存在着诸多不足和问题，但随着信息化时代和科技时代的到来，各高校会做出更多的努力，以改变现在的不良工作现状。随着我国高等教育改革的日益深化，结合社会实践对档案管理工作的客观要求和现代科技与信息化手段在档案管理工作的应用，高校档案管理工作也在积极适应新形势，跟上时代发展的步伐，总体上高校档案管理工作未来呈现以下几方面的发展趋势。

（一）档案管理的标准化。建立档案管理评估体系，健全完善的档案管理标准，是提升应用型本科院校档案管理工作水平的重要保障。要把档案人员的经验式管理变为标准化和制度化的管理，做到依照规程，有章可循。同时，建立良好的评估监督体系，形成监督机制，能够及时纠正工作偏差，促进档案管理工作规范化。

（二）档案管理的专业化。档案管理专业化程度在一定程度上决定着高校的整体管理水平，只有建立了自己的专业化档案管理体制，建设和发展专业化的档案管理队伍，才能确保高校在其他建设方面更稳定地发展。高校档案管理人员要提高对档案管理专业化的认识，要用专业的知识和技术开展工作，创建专业化管理模式，充分发挥档案管理在高校发展中的重要服务功能。

（三）档案信息的开放化。高校的档案资料涉及国家和商业机密及个人利益，受到《保密法》《著作权法》等相关法律的约束。档案信息的开放，遵循着档案自由利用原则、档案安全原则、保护知识产权和个人隐私权原则。档案自由利用原则的目标是档案开放的范围应最大化、档案保密的范围应最小化。从这个角度看，高校档案应在维护保密和安全的原则下，尽量加大开放力度，发挥其在人才培养和高校整体发展过程中的积极作用。

（四）档案管理的现代化。档案管理现代化是档案管理发展的必然趋势，也是顺应经济社会转型发展的现实需要。档案管理现代化，包括档案管理组织的现代化、档案管理方法的现代化、档案管理技术与设备的现代化。档案管理现代化是在传统档案管理基础上发展起来的，充分利用计算机技术、互联网技术等进行档案的信息化管理，包括文件材料存贮的电子化、数字档案管理过程的计算机化、数字档案信息检索的自动化以及信息流通的网络化，可见，这是一个综合性系统工程，也需要配备专业的技术人员。档案管理现代化将大大提高档案管理的工作效率和归档资料的查询与利用效率，还可以减少对纸质档案的损伤。

四、结语

高校的档案管理工作应当紧密服务于高校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新四大职能，围绕學校发展主题，找准自身工作定位，了解发展和需求趋势，创新管理策略和工作方式，实施现代化管理模式，不断增强服务的主动性和预见性，为领导决策和学校各部门开展工作提供优质服务，体现档案工作的价值，更好地为学校发展作出应有贡献。

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