数字化档案管理工作思考

李建梅

【摘要】当世界迈入信息化时代，知识与信息已经成为了一种重要的资源，这就要求档案管理必须拥有更高的储存与处理信息能力，进而为社会提供更好的档案服务。而要实现这一点，其中最有效的途径就是数字化档案管理工作，但这项工作毕竟是一项庞大而复杂的系统工程，需要一个长期且艰巨的过程。因此，本文试图研究探讨做好数字化档案管理工作的对策与途径，希望能借此对我国数字化档案管理工作提供一点助益。

【关键词】档案管理；数字化；研究探讨

伴随时代的不断发展进步，如今档案管理工作数字化已经成为档案信息资源更好得到开发与利用的前提与基础，并在这个发展的过程中取得了一定的进步与成绩。但是我们还需要清楚地看到，面对浩如烟海的馆藏传统档案资料，数字化档案管理工作已经成为一项浩大且艰巨的工程，作为档案管理人员应当在充分认识到数字化档案管理工作重要意义的前提下，积极应对数字化档案管理工作所带来的种种挑战和考验，积极探索做好数字化档案管理工作的对策与途径，使档案信息资源更好地为促进社会发展进步而服务。

一、数字化档案管理工作的重要作用

数字化档案管理工作的重要作用主要体现在以下几个方面：

（一）有助于档案原件的保护。首先，当纸质档案实现了数字化后，就可以实现数字化副本的保存与使用，避免了频繁使用纸质档案，这能够有效保护档案原件。其次，纸质档案伴随年代的推移可能因字迹模糊或纸质污损而出现不易辨认的情况，而数字化档案则能够使得档案信息有效保持完整。最后，数字化档案还能够对纸质图片档案运用现代技术进行修复，避免纸质图片档案因为自然老化的原因而失真。

（二）有助于节省档案存储空间。传统档案作为纸质文件，其管理与储存都需要大量的空间，当数字化档案管理运用先进的数字化存储技术来储存档案资源后，将大大降低档案所占有的空间，而且数字化档案后，存储量将变得更大，具有更强的安全性和通用性。还能够有效避免纸质档案在存储过程中可能出现的各种损坏、损毁危险。

（三）有助于减少档案管理成本。在传统档案管理工作中，由于是纸质档案文件，因此档案的录入、归类、存档、借阅等各项日常管理工作都需要手工管理，不仅工作效率低，而且管理也存在着诸多困难。而伴随数字化档案管理进程的日渐加深，档案的管理与利用也变得更加智能化，档案管理者和利用者可以轻松凭借智能化的检索方式快速找到所需要的档案资料。

（四）有助于档案资源的共享。传统档案由于其储存载体以及存储方式的原因，使得各地档案资料都存在“信息孤岛”的情况，而数字化档案后，则可以凭借互联网突破时空限制，实现档案信息的异地共享，增强档案的使用价值和传播范围。

二、做好数字化档案管理工作的对策与途径

（一）构建完善数字化档案管理制度。为了进一步提高数字化档案管理工作效率和工作质量，构建健全完善的数字化档案管理制度是一个有效途径之一。各个档案管理部门应当切实结合自身数字化档案管理工作实情，从实际出发对现有的数字化档案管理制度予以健全完善，以构建出一套更加科学合理的管理制度，并在制度的运行过程中不断考证、不断实践，针对出现的问题以及不足不断加以完善。健全完善的数字化档案管理制度应当包括数字化档案收集制度、数字化档案归档制度、数字化档案保管制度，以及制定数字化档案归档范围、数字化档案保管期限等规定，还需要将这些制度与规定纳入档案管理人员的岗位考核中去，进一步强化档案管理人员的岗位责任意识以及对制度和规定的执行力度，确保数字化档案能够按照规定的流程得到规范化的管理。

（二）规范数字化档案的利用方式。对于数字化档案的利用应当额外制定相关查、借阅利用制度，不能无原则，当利用者需要查阅利用数字化档案的时候，必须满足借阅、利用制度的相关规定。比如根据数字化档案内容的密级层次对借阅、利用人员进行相关规定，不符合查、借阅规定的人员不能借阅、利用数字化档案。还有就是针对档案内容不是开放的电子档案，不能提供拷贝借阅、利用方式，而且查、借阅人员需要处于有效的监控下进行。为了确保数字化档案在共享过程中的网络安全性，档案管理部门还应当对含有密级信息的电子档案予以加密处理并定期或不定期更改“密钥”，有效保障数字化档案的安全，同时也避免借阅、利用人员误操作对电子档案造成损坏或者更改档案内容。此外，伴随数字化档案管理工作的加深，相信数字化档案的数据容量也会不断增加，从而给储存设备带来储存压力，而且伴随时间的推移，档案的检索利用效率将逐渐降低，此时可以根据档案数据的访问频率来管理档案数据，对各种数字化档案进行分级存储，在满足档案利用者需求的同时，也能够最大程度降低数字化档案的存储成本。

（三）实施纸质档案数字化外包。为了节约档案数字化工作成本、提升工作效率，档案管理部门可以考虑将纸质档案数字化工作外包给专业的档案数字化服务公司。首先，档案管理部门应当根据自己的实际需求，严格评估和审核外包商的业务能力和技术能力，选择信誉好、业务能力强的服务商。其次，档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患，与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任，并要求数字化加工单位必须与从事档案数字化加工的人员签订保密协议，档案数字化工作人员必须提供无犯罪证明，明确工作人员的保密义务和责任。再次，档案部门工作人员应根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。最后，档案数字化加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。例如：2014年开远市档案馆开始按照“分批实施、逐步完善”的原则，采用招投标形式将档案数字化项目外包给云南兰台商贸有限公司，對馆藏档案进行全文数字化扫描和数据挂接，建立全文数据库。开远市档案馆按照社会利用面广、利用率高和更具有利用价值的原则优先对这些档案进行全文数字化录入。开远市档案馆第一批录入条目38543条、扫描604597页；第二批录入条目139050条、扫描648514页，今年继续做第三批。通过档案数字化有效改变了档案利用的现状，更好地为社会提供高效便捷的服务，也标志着档案管理工作向规范化、数字化、信息化建设迈出了一大步。

（四）宏观层面设计数字化档案管理与保存方案。在全国各级档案管理部门如火如荼开展数字化档案管理工作的形势背景下，各自为政的数字化档案管理模式也潜藏着诸多风险。而在各种计算机信息技术以及存储设备层出不穷、日新月异的当下，是否可以考虑利用新的技术对档案数字化产生的巨量数据进行管理与保存，以及各地各自为政的数字化档案管理模式存在的种种弊端，这是需要档案行政主管部门牵头研究的项目。比如云计算这种先进的数据管理与存储方式目前已经在许多行业获得了广泛的应用，因此是否能够考虑在一定的行政区域中利用云计算建立一个档案数据管理中心，将各地分散投入、分散的数字化档案整合在一起，再借助更先进的管理方式，更强大的技术力量，更优越的设备条件，使得数字化档案管理工作迈上一个新的台阶。

三、结语

在信息化时代背景下，各个档案管理部门在进行数字化档案管理的过程中，要充分认识到数字化档案管理工作对于档案资源管理、储存以及利用等各个方面的重要作用，从构建完善数字化档案管理制度、规范数字化档案的利用方式、实施纸质档案数字化外包等方面入手，不断提高数字化档案管理工作效率和工作质量，加快推进档案信息化建设进程。

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