浅谈大数据时代的档案管理

朱清华

【摘要】企业档案是对企业发展历史的总结，能在科学的分析与挖掘下，转换成一种生产力，为企业未来的战略部署提供信息指导，促进企业的发展。想将企业档案高效地转换为生产力，就必须要有现代化信息技术的支持，所以加大企业档案管理信息化建设具有重要的作用意义。

【关键词】企业；档案管理；信息化

随着社会科学技术的发展，当前全球已经迈入了信息化时代。在这样的时代背景下，人们的生活、工作都发生了很大变化，社会生产也深受影响。对于企业而言，要想有效地参与到市场竞争中，为自身的生存与发展谋求一席之地，就必须要加快自身信息化建设，尤其要将信息化技术应用于企业档案管理中，使企业档案信息能够高效地转换为生产力，为企业的发展起到推动作用。

在企业管理的整个系统性工作中，档案管理是非常重要的一项内容，它不仅记录了企业以往的发展历史，更对企业未来的战略部署有着一定的指导作用。为进一步提高企业档案管理工作质量，使企业档案管理能够对企业未来的发展起到促进作用，基于本人相关工作与学习经验，现对如何加强在大数据时代的档案管理提出几点看法。

一、树立企业档案信息化管理的思想理念

在当前大数据的时代背景下，要在企业中进行档案管理信息化建设，首先应当转变传统的档案管理思想理念，根据时代的发展现状以及企业的自身情况，树立起先进的档案管理工作思想理念。加大对企业档案管理工作人员的针对性教育与引导，使他们能够首先认识到企业档案管理工作的重要性以及未来发展形势；在企业内部加大档案管理信息化建设的宣传力度，通过各种宣传途径，提高企业中各个层次人员对档案管理信息化建设的重视力度，尤其要使企业的管理人员意识到档案管理信息化建设的重要性，使所有企业人员能够从精神上与物质上支持档案管理信息化建设；增强企业档案管理工作的服务理念，从提高企业生产力、服务于企业发展的角度出发，争取为企业的生产运营提供高效、有效的档案信息服务。

二、建立健全企业档案信息化管理工作制度

要使企业的档案管理信息化建设顺利进行，提高信息化建设的实效性，必须要有相应的工作制度来进行约束与引导，这也是企业档案管理信息化建设的基础与保障。从企业发展的最高层次来讲，档案管理信息化建设的根本目的是提高自身档案管理水平、提高档案服务质量，在坚持全面协调发展原则、技术与管理并重原则、效益原则以及使用原则的基础上，将企业档案转换为一种生产力，提高企业核心战斗力，为企业的发展起到推动作用。而要想实现这样的预期目标，就必须要以引导与约束来构建管理制度，使企业档案管理能够独立出来，对其职能进行明确的规定，并辅助以考评机制，提高工作人员对档案管理信息化建设的积极性，使企业档案管理能够切实以服务于企业发展为重点，实现信息化建设的根本目标。

三、完善企业档案信息化管理的技术建设

信息化设备运算速度快、精确度高、存储信息和逻辑判断能力强。在文件的管理上，可运用信息化设备进行文件的起草、发送、接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的档案等归档、利用和管理工作；在档案管理上，可运用信息化设备进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍等等。信息化設备还可用于库房的管理以及特殊的档案工作项目，如：编制大型索引，为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。完善信息化的企业档案管理技术建设，提高企业档案管理信息化技术水平是增强档案管理现代化、科学化的重要表现。因此一方面要加快建设企业档案管理信息化系统，“软硬兼施”地注重软硬件设施的开发和建设，例如注重计算机、路由器、数据库系统的完善和维护，在提高旧设备使用效率的同时购置新型信息化设备。另一方面要加快企业档案信息数据库的建立和完善，逐步提高档案信息化水平，使各项档案工作网络化，不断加强档案的利用，为企业信息资源的网络检索和共享奠定基础。

四、强化企业档案信息化管理的安全体系

要明确各级别对企业档案信息管理的安全要求，根据安全需求和风险程度将企业档案信息资源进行级别分类，明确规定各个级别的安全要求，并对企业档案信息系统进行评估检测，一旦发现问题立刻停用进行完善；在企业档案管理信息化中采用冗余系统设计的方法，降低档案信息系统的失效率，提高正常运行的安全性能；采用余度配置方案，根据企业档案信息系统中的元件设置余度，提高企业档案管理信息化的安全性。

五、强化企业档案信息化管理的人才建设

虽然信息化技术是以计算机和互联网等现代技术设备为核心，但却也离不开人的操作。企业的档案管理信息化建设工作必须要以人才的建设为基础，这样才能保证信息化技术在企业档案管理工作中的有效利用。所以，企业一方面要加大对在职档案管理工作人员的教育与培训力度，提高他们的信息化技术能力，另一方面还要引进新的血液，进行专业型、复合型的人才选拔，为企业的档案管理信息化建设吸收高素质人才，保证信息化建设工作的顺利推进。

六、结语

总之，在大数据时代的背景下，档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择，加强档案信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。档案信息化管理是档案工作适应社会企业，企业应当加强自己的档案管理工作，将档案信息转换为高效、优质的生产力，保证企业在市场竞争中的优势，为企业的生产发展起到促进作用。

【参考文献】

[1]王巍.企业档案信息化建设的实践与思考[J].办公自动化杂志，2013（04）.

[2]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（01）.