搞好基层单位档案管理须从文书工作入手

刘铮

【摘要】本文以讨论我国基层单位档案管理工作为主要目的，从机关文书方面进行分析，为档案管理工作提供一些基础的方法。

【关键词】基层单位；档案管理；机关文书

档案管理对于很多单位和企业来说是一项看起来没有多难，但是实际上又对单位的发展起到至关重要作用的工作，很多单位知道该工作的重要性，但是重视度和管理度并没有相应地提高，尤其是一些基层单位，不管是技术上还是人员调配上都存在着一些问题，要想解决档案管理工作中出现的情况，就要从机关文书方面入手，保证档案管理工作有序地进行和规划。

一、机关档案和文书的关系

机关文书和档案的关系是十分密切的，档案来源于对工作文件的有效提取和整理，而工作文件是在机关文书工作过程中形成和处理的，因此，工作文件的质量将会直接对档案资料的质量和管理产生一定的影响，也就是说，档案管理工作的前提是机关文书的管理，机关文书的质量将会直接影响到档案编录工作的发展方向。所以，抓好机关文书工作就是搞好机关档案文件的关键。

本文所提及的基层单位主要指的是地级市、县级市、中小型企业、公司、事业单位，当然也包括各地方的区镇乡政府以及各种二级机构等，那么，在基层单位中，应该从哪几方面来注意机关文书工作呢？

二、基层单位机关文书工作入手方向

在基层单位中，不管是否建立了相应的档案管理室，不管是否配备有专业的档案管理工作人员，要想真正地做好档案管理工作，就必须要从基层单位机关文书工作入手。

（一）保证做好各种文件的处理工作，提高文件的整体质量。在很多基层单位处理的工作文件中，大部分都会存在一些质量问题，主要表现为以下三点：一是没有按照相应的规定和要求办事；二是文件审核过程不严谨；三是负责文件校验和打印的工作人员素质较差。对文件的审阅不严格，不细心，导致文件打印出来漏洞百出，格式混乱，有些文件甚至没有单位公章就往外寄出，发文质量如果存在问题，不仅会给单位的整体形象带来影响，而且还会影响到后续档案管理工作的正常进行。

对于机关文书文件的加工和处理工作，一定要采取一定的强化措施，要建立严格的对于文书文件的拟稿、改稿、审核、签订、盖章、打印、校对、外发制度，该制度的有效建立和实施是保证文书文件工作能够不对后续档案管理工作产生影响的基础条件，对于文件的审核和盖章过程，相关单位的领导一定要严格、严谨，最好能做到事必躬亲。每一个单位都应该统一建立一个部门或者办公室来进行文书文件的管理和审核。负责公文发布的工作人员要注意对于需要发出的文件要进行严格的审查，公文签发负责人也要严格地按照规定从原则和政策方面对文件进行把关，凡是需要经过打印和盖章的文书资料，都要经过领导的确认和签字后才能执行。而且在文件打印期间，一定要注意文件文字的排版、格式以及字号大小，还要注意文本文字间语言的通顺和错别字的改正问题，保证打印出来的文件美观大方，文字清晰，内容简洁明了，进而提高整个文件的质量，为后续的档案管理工作做足前提保障。

（二）做好文书资料的接收和处理工作，提高文书工作的效率。一份文书文件的收集和处理的质量可以直接反映出领导人拟办工作是否正确及时，承办人承办得是否准确无误，这同样也是提高基层单位文书资料工作的重要表现。然后收到的文书资料能够有效地在机关内部进行运转，还在于基层单位的文书管理人员能否及时准确地对文书资料进行重要内容的提取和传阅以及催办。一般按照规定，当天接到的文件，当天就要及时地贴上收文处理单，然后递交到相应的领导办公室，等待其进行批办和审阅，文件一经领导同意和批办后，文书管理工作人员就要根据领导下发的批示，进行不同部门之间的传阅。总而言之，只有这样，才能有效地保证在当前的基层单位文书接受和处理工作中避免出现文件延迟处理，文件积累、互相推诿、办事效率低的不良现象。

（三）做好文书管理工作，保证文件集中统一管理。文书文件集中统一管理是保证文件的安全性和及时性以及准确性的关键，也是保证归档文件齐全、完整的前提，在一个单位当中，以单位的名义进行收录的文件，必须要由相应的文书管理负责人员进行统一的收拆、登记、分送并记录在册，收录文件不多的单位，可以采取按照每周、每月根据文件收录的密度来进行时间上的划分，可以一年使用一个流水编号，进行登记和处理，等待资料全部处理完毕后，及时地对其进行回收和整理，另外关于单位的发文，不管数量多少尽可能做到每年一个流水号进行另外登记，等到文件正本发出之后，再将文件定稿和存本进行及时归卷。总之不管是收文还是发文，都要及时地进行归卷，保证其资料的完整性和安全性。

三、结语

本文介绍了当前大多数基层单位存在的一些关于档案整理和文书文件处理方面的问题，关于文书资料，一定要对其进行及时地处理和归档，避免产生拖欠的情况。否则很容易导致在今后的文书资料处理过程中发生混乱，导致资料的丢失和记混，这对于后期的档案管理工作来说是非常重要的，也是最基础的。希望本文能够对各个地区基层单位机关文书方面的处理工作提供一些帮助。

【参考文献】

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