数字档案管理中预立卷存在的问题及解决措施

王杰

【摘要】预立卷工作是企业档案管理的重要环节，数字档案管理系统为科学、有序、系统地进行预立卷工作提供了管理平台，有利于文件的完整齐全，提高了档案归档的效率，大大减轻了档案人员工作负荷，但在使用档案系统中仍存在一些问题，对这些问题有所重视，尽快解决，才能更好地做好预立卷工作。

【关键词】数字档案管理；预立卷；问题；措施

首都航天机械公司是我国规模最大的运载火箭总装集成企业。随着企业信息化、数字化建设的不断深入，档案部门结合航天制造企业的档案业务特点，针对企业科技文件和档案管理，自主研发了数字档案及科技文件管理系统（以下简称档案系统），涵盖了一般意义上静态档案信息化管理的过程，实现了对档案进行全过程管理。经过3年多的实施应用，目前已全面实现档案条目信息网络共享，公司各职能部门网上预立卷工作覆盖率达到90%，推进了档案管理工作的效能，提高了检索率和利用率。但实施应用中也存在些问题，本文对这些问题进行分析并提出解决措施，以便今后更好地利用档案系统做好预立卷工作。

一、预立卷工作及预立卷功能设计的基本概述

档案部门负责全公司的型号产品生产研制加工、经营管理、行政业务、基本建设等活动产生的科技文件和档案管理，档案来源复杂、种类繁多、内容丰富，涉及12个门类，分别有文书档案、经营档案、会计档案、科研档案、航天产品档案、质量档案、基建档案、设备仪器档案、教学档案、特种载体档案、民品档案、其他档案等。根据公司的职能设置和所担负的工作任务，由各职能部门分别负责本部门形成文件资料的收集、整理、组卷等预立卷工作，如公司办公室负责文书档案的预立卷，财务部门负责会计档案的预立卷，设备部门负责设备仪器档案的预立卷，基建部门负责基建档案的预立卷。

档案系统的应用是建设数字档案馆的基础工作，档案系统从安全性、实用性和可操作性等方面着手，进行各项功能设计，其中预立卷管理功能包括了用户登录、档案案卷新建与修改、卷内文件录入与修改、案卷（卷内文件）顺序调整、案卷间文件调整、生成卷内目录、生成脊背标签、生成移交清单、查阅统计等功能。本系统在公司办公网络平台下运行，有档案部门系统管理员确定并设置可使用系统的部门及用户的初始登录密码，预立卷部门的资料员按照文件资料收集整理和组卷规范登录档案信息内容。组卷完成后由档案部门进行组卷审核，审核修改后进行后期的归档工作。

二、档案系统预立卷存在的问题

（一）对预立卷功能模块功能了解不够。档案系统的功能设计很灵活实用，经过3年的应用预立卷部门仍有不会使用的现象，对相关字段的适用范围不清楚，相关字段的使用存在混淆和错误的情况，案卷顺序颠倒时不会调整，卷内文件排列顺序错误也不会调整，不同案卷下的卷内文件可以进行调卷的功能几乎都不会用，也不会通过系统进行查找检索。

（二）著录不规范。预立卷资料员对著录规则缺乏正确认识，特别是在案卷和文件题名上，题名不能揭示档案内容、过于冗长、不适当省略等问题常见。以一台设备的档案为例，设备档案一般包括设备采购申请审批、招投标资料、随机资料和安装调试验收资料，但在组卷时资料员是按收集的顺序，将资料装入多个档案盒，再按档案盒数量分别建立了几个案卷，题名分别是设备资料+（一）（二）（三）......，这样的题名过于省略，不能揭示案卷内的内容。

（三）重点档案未进行数字化处理。有价值、意义重大的文件未转化为电子文件，文件为电子文件的又未利用档案系统归入档案数据库。如固定资产投资项目立项阶段的项目建议书、可行性研究报告、初步设计等文件，均有纸质和电子文件，但现在只归档了纸质文件。

（四）预立卷资料员档案业务能力有限。公司多年实行信息化管理，OA系统得到了迅速普及，预立卷资料员本身所具备的计算机操作技能足以胜任文件著录的工作，但资料员多数是兼职资料员，日常工作繁杂，处理文件时间少，没有系统的档案专业知识，对归档范围、分类整理、著录要求等理解有限，难以专心搞好预立卷工作。

三、具体解决措施

（一）预立卷部门要了解掌握归档范围、组卷原则，随时或分阶段进行预立卷工作。档案部门根据国家档案局、航天集团档案馆的有关标准和规则，制定下发了企业档案的管理规范和标准，明确了各类档案的收集范围、分类整理、组卷的原则，对预立卷工作有很好的指导意义。预立卷部门主管领导和资料员首先要掌握这些规程和标准，根据工作实施情况按类别收集分类文件，及时在档案系统上设立案卷和著录卷内文件。

档案归档时间一般是隔年归或按阶段归，日常就应做好预立卷工作，避免归档前的突击工作。像基建部门主要是对新建厂房和改扩建工程的基建档案进行预立卷。资料员可按工程实施的进度进行资料的收集，如勘察设计阶段的工作完成后，负责这项工作的主管工程师就应将手中的文件移交给资料员，并同资料员一起对照基建档案管理标准中的归（下转第132页）（上接第127页）档范围进行查漏补缺，检查文件是否符合归档的要求，再按文件的有机联系、逻辑关系进行分类和文件排序，最后由资料员在档案系统上进行案卷和卷内文件的著录，并提请档案部门对所著录的内容进行审核把关。这样就能全过程对基建档案进行管理，确保基建档案的完整、准确、系统、齐全。

（二）完善设备设施。公司的网络体系在多年运行的基础上已经发展完善，具有较高的安全性能，预立卷部门全部配有联网计算机，在设施方面保障了档案系统的稳定运行。但针对有价值的纸质档案，需要将其转化为数字信息，采用档案管理软件实现档案归档，这就需要有扫描仪和鉴定电子文件有效性的设备。

（三）提高预立卷人员素质。档案部门要不定期对预立卷人员进行档案管理专业知识和信息化知识培训，培训的主要内容应当包含档案管理系统的具体设计、档案归档范围、分类规则、档案著录规则，使预立卷人员既要精通档案专业又要熟悉档案系统功能构架。

（四）完善规则规范著录。档案著录数据是档案检索中的重要信息，题名、责任者著录时档案著录的重要部分，是进行检索的最常用入口，题名与责任者的不规范著录极易造成数据的不标准，导致检索查阅的不确定。大多数档案部门的档案著录时按照国家档案局所制定的《档案著录规则》（DA/T18-1999）进行，档案部门应在此规则的基础上，在工作中不断总结经验，结合公司的相关规定，制定出适合本公司的著录规则或标准。

（五）档案部门加强检查指导。档案主管部门设有各门类档案的主管档案员，他们应该经常深入实际工作，加强对预立卷部门的业务辅导，特别是协助预立卷人员按阶段对文件进行收集、整理、分类，利用档案系统建立案卷、著录卷内文件。以保持案卷和卷内文件之间的固有联系，及时对文件进行归档审核和查漏补缺，使问题解决在现场，做到心中有数，控制好日后的归档。同时，要落实责任制，对职能部门的主管负责人、资料员分别提出预立卷工作的不同任务和要求，并将其工作的好坏纳入考评奖励中。

四、结语

档案管理系统的开发利用是探索数字档案馆迈出的第一步，他有效地促進了档案信息资源的利用和共享。我们要重视预立卷工作，正确应用档案系统，提高预立卷工作的规范化程度，确保档案的齐全完整，保证归档文件的质量，缩短档案的归档时间，做到快速便捷地查阅，提高工作效率。我们还应不断探索优化档案系统，使档案管理始终达到和保持先进的水平。

【参考文献】

[1]丁鹏飞.航天制造企业数字档案及科技文件系统建设与实践[J].航天制造技术，2016（08）：25.

[2] 张琦.档案管理基础工作对推进档案现代化管理的重要作用[J].农业致富之友，2012（07）：10.