新时期的政府采购档案信息化管理

赵东

【摘要】现阶段，利用网络进行沟通工作已然成为了当下的一种潮流和发展的趋势，在这种强大的环境下，事业单位档案管理也必须要适应信息化的管理模式，这种发展趋势为政府采购档案管理的现代化建设提供了最大化的保障和资源利用。

【关键词】政府；采购；档案管理；信息技术；必要性

快速发展的网络技术，把人民带入了一个全新的信息服务环境，为信息资源提供了一个数字化空间。信息化技术成为信息社会科技发展的核心。信息技术的快速发展，对于政府的采购档案管理工作起到了一定的作用，可以为采购档案工作提供完整的技术资源，加强政府采购档案信息化的建设，对政府采购的文档资料具有很好的保护作用，保护了资料的安全性，同时在档案的接收、传递和储存时提供了全方位一体化的服务，促进档案管理工作在实际中运用网络提高工作效率。而当下的首要任务，是加快信息化建设，完善档案管理的重要内容。

一、加强政府采购档案信息化建设的必要性

当今时代是网络的时代，政府的采购要利用信息化，依靠网络为工具，配合现代的经濟管理模式，用最快捷简单的方式，为政府采购提供数字化信息，实现档案信息接手、传递、储存的一体化管理方法，档案的信息要通过网络的各个平台，强化政府采购档案管理的科学化合理化，利用网路信息化为档案采购提供有效的服务，更大程度上提高政府人员的工作效率，节约时间，最大限度地服务于人民群众。

二、政府采购档案信息化管理的现状

（一）安全保障水平低下。政府方面，集中采购部门档案是宝贵的智力资源，档案管理一旦实行信息化管理，在安全保障方面就会降低，容易造成采购信息资料流失或者泄露出去，会给国家采购部门带来巨大的损失和麻烦，信息技术为政府采购部门提供了有权限的信息检索，这样可以降低安全隐患，避免不必要的麻烦。

（二）管理人员的信息技术水平低下。如今，信息化时代飞速发展，然而对于信息化的政府采购档案管理，需要信息技术高的一批专业人士，这是摆在政府采购部门的一个致命问题。档案管理人员不仅要具备较高的档案管理方面的专业知识，还要懂得如何运用网络来维护好档案管理信息资料，保证政府采购档案资料的有效性、安全性、真实性，要学习掌握电子档案如何建立和搜集资料，提高使用信息技术进行政府采购档案管理的水平，政府的内部人员对于计算机的录入知识比较容易上手，但是对于网络的运用，各种软件的使用情况还是不太明了，掌握熟练的能力很有必要。很多政府采购档案管理者的数据库管理和网络管理基本技能较弱，必须要加以提高和学习；一些政府内部的人员知识结构老化，服务技能比较单一，这种落后的技能，不适应信息技术的应用要求。

（三）政府采购档案信息化的内容不规范。在我国，政府采购档案信息化还处在初步的建设当中。许多细微的地方处理得不够完善和规范化，缺乏统一的各级政府采购档案管理中心，各个集中采购机构的采购档案信息系统和网络建设的形式有分差，规范性和共享性能低下，不能适应采购档案信息资源共享的要求，有的部门把信息化只是用在采购档案的录入，信息化利用率比较低下，浪费了人力物力和时间，影响了采购档案信息的纵向沟通，不能利用电脑网络进行信息共享。

三、政府采购档案管理信息化的方针对策

（一）加强档案管理的信息化建设。政府采购的档案管理工作，正在由手工管理向计算机网络化管理在转变，对于档案管理人员的现代化意识、计算机网络意识、档案管理意识都必须加以提升。政府采购档案管理应该对原来的档案学科体系进行充实和完善，运用先进的计算机网络技术，结合现代化的档案管理模式，实现对政府采购档案管理的信息化建设，要充分使用现在的信息管理和办公自动化系统，引入信息化技术成果，政府的采购档案管理人员要有敏锐的观察力，时刻关注档案管理知识结构的改革和创新，积极拓展档案信息资源，把上下各个层次和各个部门办公自动化等都纳入统一的档案管理系统，实行集中管理，使信息技术发挥最大作用，保证档案管理的工作顺利进行，进一步促进档案管理水平的提高。

（二）提高管理人员的信息技术水平。在实现政府采购档案管理信息化建设的过程中，管理人员信息技术水平的高低是档案信息化的关键所在，档案管理人员的信息化技术水平是实现采购档案先进管理的重要保障，必须要不断的优化政府采购档案，要培养造就大批量的既能懂档案管理，又有信息化技术能力的人才，政府部门要努力建设一支网络和服务都有高素质的团队，把信息理论和档案管理知识相结合，熟练应用数字化技术、信息化存储等多媒体的专业技术，政府的集中采购部门可以组织工作人员不定期学习新的知识，对于采购档案管理人员进行计算机操作技术再教育，使他们能在实际工作中合理运用信息技术手段，对于采购档案信息实施科学管理和有效地开发利用。

四、结束语

综上所述，在这个信息化飞速发展的时候，政府机构的内部工作人员要不断钻研，合理的规划和调整，加大投入，充实信息化人才，抓住有效时机，努力把档案管理信息化建设当成政府电子商务建设的一个重要内容方向，一步步建立起各个地方的网络档案管理系统，提高政府的工作效率，加强服务的质量，要不断制定战略方针和短期的发展目标，争取政府和上级部门的大力支持，慢慢增加配备软硬件设施，做好工作的基础准备，使政府的采购档案管理进入一个新的台阶，为社会的发展创造更大的经济效益和社会效益。

【参考文献】

[1]李廷忠.如何加强政府采购档案管理[J].黑龙江科技信息，2011（22）.

[2]白杰.对政府采购档案管理的建议[J].中国政府采购，2012（01）.