关于加强高校档案信息化建设的探讨

白晶

【摘要】在當前高校档案管理工作中，充分利用信息化技术对档案资源进行获取、处理、传输，以此来深入挖掘档案信息价值，提高档案管理效率，从而实现高校档案信息资源的有效利用。文中分析了高校档案信息化的重要作用，并进一步对加强高校档案信息化建设工作的有效途径进行了具体的阐述。

【关键词】高校；档案信息化；重要作用；途径

近年来，我国高等教育发展十分迅猛，这使大部分高校加快了自身档案信息化建设工作。高校档案信息化是高校办公自动化发展的必然要求，当前高校都普遍采用计算机和网络技术为基础的办公自动化系统，这也使高校档案生成方式发生了较大的变化。大量电子文件的产生有效推动了高校档案信息化建设进程。高校通过实现档案信息化和网络化，以此来规范档案管理工作，提高档案利用效率，并向社会提供更多有价值的档案信息，真正实现档案信息资源的共享。

一、高校档案信息化的重要作用

高校档案信息化建设是对传统档案工作的变革，同时也是信息时代的必然产物。在我国信息技术快速发展的新形势下，档案信息化建设已成为档案信息服务社会的重要手段。而且在办公自动化不断普及的新形势下，档案信息化建设已成为社会发展的必然要求。高校档案信息化建设，有效提高了高校档案管理质量和管理水平。利用计算机技术和网络技术为依托来对档案进行管理，有效降低了档案管理的难度，实现了档案工作各个环节之间的有效衔接。对于高校档案工作的发展来讲，档案信息化建设是其必由之路，也是当前档案现代化管理的必然要求，而且通过加强高校档案信息化建设，可以有效促进高校档案工作的信息化和网络化水平，加快实现档案信息资源共享的目标，从而为人们提供更加高效、便捷的档案信息服务。因此对于当前高校档案工作来讲，需要加快构建档案信息资源数据库，打造档案网络化平台，依托于高素质的信息人才来强化对档案的管理，有效的提高高校档案信息资源的利用，从而为高校师生和社会发展提供优质的档案信息服务。

二、加强高校档案信息化建设工作的有效途径

（一）优化信息设施配置。在当前高校档案信息化建设工作中，需要加大专项经费的投入，为高校档案信息化建设提供充足的资金支持，同时将档案信息化建设纳入高校信息化建设总体规划中来，设置专项建设经费，配备高校档案信息化管理工作基础设施，加快更新档案管理设备和相关设施。同时结合高校档案工作的特点，加大档案信息化管理软件的开发力度，通过做好档案信息化管理硬件和软件的配置，为档案信息化建设奠定良好的基础。

（二）推进高校档案信息化建设制度化。当前高校档案信息化建设需要以制度来进行规范和约束，因此要建立健全高校档案信息化的相关制度，使其成为档案信息化建设工作实施过程中的重要依据。高校档案工作属于服务性质的基础工作，对于高校的发展和建设具有非常重要的意义。这就需要高校领导要对档案信息化建设给予充分的重视，为高校档案信息化建设提供充足的人力、物力和财务的支持，推进高校档案信息化建设的制度化、规范化和科学化，更好地发挥出高校档案信息资源的重要价值。

（三）完善电子档案管理标准和规章制度。当前各高校在档案信息化建设过程中，需要与自身的实际情况有效结合，进一步建立健全档案管理规章制度和具体的细则，特别是制定电子档案管理制度，以此来对电子档案的收集、整理、保管等工作提供具体的标准，明确电子文件的数字处理和信息转换要求，制定统一的标准，加快推进传统档案资料的数字化转化，实现电子档案的规范化和标准化管理，为档案信息交换及档案信息资源共享的实现创造良好的条件。

（四）大力开发特色档案信息资源。当前高校档案管理部门在对自身馆藏档案进行优化和规范的过程中，需要重视特色档案信息资源的开发，充分利用现代信息技术来加工、提炼和开发档案信息，让高校档案信息资源的特色更好地体现出来。在当前高校档案信息化建设过程中，高校档案管理部门需要科学对档案馆藏结构进行规划，科学规范档案收集范围，并做好重大活动、重大建设项目和重大科研项目实施过程中有价值档案的收集工作，并征集能够反映本校专长和特色的档案材料，进一步对档案结构进行优化。同时还要有计划、有步骤地将一些具有永久保存价值的档案信息进行抢救、搜集和保护，推进馆藏档案数字化进程，有效发挥档案信息资源的重要作用。

（五）引进专业技术人员，加强档案管理人员的培训。高校档案信息化建设是实现高校档案信息资源共享的必然要求，是深化高校档案社会化服务的必然选择。随着高校档案信息化建设的开展，档案工作由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的技术密集型，因此，加强高校档案管理人员的业务培训和继续教育是顺利推进高校档案信息化的关键。各高校档案机构一方面要加强对现有人员现代信息技术技能的培训，提高馆员的整体业务素质，另一方面，积极引进具有档案管理技能、掌握现代信息技术、高素质的专业人才充实档案队伍。只有这样，才能满足高校档案信息化发展的需要。

（六）促进高校档案信息资源的社会共享。高校通过加强档案信息化建设，有效实现了馆藏档案的信息化管理，这为高校师生及社会公众对档案信息资源进行查询和检索提供了更多的便利条件，而且学校党群、行政、教学和科研信息资源有效实现了共享，使广大师生能够实现对现有教学和科研成果的有效利用，有利于促进教育教学改革和创新发展，对工作效率提高及研究出更多的科研成果具有积极的意义。而且档案实现信息化后，档案利用者在利用档案时不再受时间和空间的制约，随时能够查询到自己需要的档案信息，促进了高校档案信息的开发利用。档案管理人员有了更多的时间来（下转第121页）（上接第97页）根据需求来开发档案信息产品，不断对档案信息服务内容进行充实，有效提高档案信息服务的质量。同时高校加强档案网站的建设，充分利用互联网和电子政务网络平台进行档案信息网上数据传输、信息整合和发布，为社会提供已公开档案信息、已公开现行文件，充分利用校园网系统，开辟档案信息查询利用窗口，提供档案网上检索利用，定期公布开放档案目录和全文信息，主动提供公益性信息服务，最大限度地实现档案信息的社会共享。

三、结束语

计算机技术和网络技术在档案工作中的广泛应用，有效转变了档案管理模式。当前高校加快了档案信息化建设工作，但我们应该认识到这是一项长期和繁琐的工作，不可能一蹴而就，需要从高校自身实际出发，综合全方面因素进行综合考虑和规划，加快思想观念的转变，与时俱进，加快完善高校档案信息化建设制度，进一步优化高校档案管理队伍，从而有效的提高高校档案信息化管理水平，实现高校档案信息资源的共享，使高校档案能够为学校的教学、科研和管理工作提供更加高效、便捷和优质的服务，有效促进社会的健康发展。

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