文书处理和保密工作的几点做法与体会

薛爽爽

【摘要】本文强调了文书处理和保密工作的重要性，分析了工作展开的前提，并以信息化社会为背景，对现代文书处理与保密工作的做法与体会进行了阐述，希望能够为有关部门及人员提供参考。

【关键词】文书处理；保密工作；做法；体会

以军事以及政治领域等为主的部门，部分文书具有保密性强的特点，一旦内容泄漏，对国家及人民会产生严重的不良影响，做好文书处理与保密工作，是避免上述问题发生的主要途径，在信息化时代下，文书处理与保密更是显得尤为必要。

一、文书处理和保密工作的重要性

文书处理与保密工作的重要性，主要体现在以下方面：

（一）有利于各部门工作的顺利开展。军事以及政治领域，涉密文件较多，且密级较高，如内容泄漏，会极大地阻碍部门工作的开展，且容易对国家利益造成影响。加强对文书处理与保密工作的重视，从人防、物防、技防等角度出发，提高文书的保密程度，降低内容泄漏的几率，是保证各部门工作可顺利开展的关键。

（二）信息化时代的要求。信息化时代的到来，在提高了信息量与其丰富性程度的同时，也极大地降低了信息的安全性。涉密文件一旦与互联网联系，不法分子往往会通过互联网盗取文件信息，可见，在当前时代，做好文书处理与保密工作，已经成为了各有关部门必须重视的一项问题。

二、文书处理和保密工作的前提

建立并完善保密制度、提高有關人员的保密观念，是文书处理和保密工作的前提：

（一）保密制度。构建完善的保密制度，是提高文书处理与保密工作水平的关键。需落实责任制，在尽可能减少与文书处理和保密工作有关的工作人员数量的基础上，根据文书类型的不同，将其交由不同人员管理，管理者对自身所管理的文书的保密性负责，一旦发生文书信息泄漏问题，需及时追究管理者责任，并对其进行处罚。责任制的落实，可提高有关人员的工作积极性，对于涉密文件处理与保密水平的提高具有积极意义。

（二）保密观念。树立保密观念，同样十分重要。可通过思想政治工作提高有关人员的保密意识，使其认识到做好文书保密工作的重要性，降低泄密问题的发生几率。除此之外，与文书保密有关的工作人员，必须对其思想道德素质进行考察，保证符合保密工作的要求。

三、文书处理和保密工作做法与体会

在信息化时代下，可采用以下方法，提高文书处理与保密工作水平：

（一）涉密文书与互联网断开。相对于常规保存方法而言，如涉密文书与互联网存在联系，其危险性会大大增加。在互联网时代，部分不法人员会使用相应技术，侵入到各部门的保密系统中，窃取文件与信息，对信息安全性会产生极大的不良影响。有关部门必须将文件管理系统与互联网断开，避免上述问题发生。在文件的处理和保存的过程中，工作人员必须在了解国家标准要求的基础上，严格按照规定执行。

在保密系统的使用过程中，自然灾害以及病毒侵害等不可控因素，同样会对文书的安全造成威胁，对此，应针对不同的因素，采取不同措施加以控制。以病毒侵害为例，为避免病毒导致系统瘫痪，应将防火墙装入系统中，保护系统以及网络环境安全。

（二）操作者身份识别。应通过操作者身份识别的方法，实现对系统访问权限的控制。在电子文件的形成过程中，文件进入归档库的这一阶段，风险最高，最容易被篡改。为避免部分人员对文件进行非法操作，导致文件被篡改，必须对操作者的操作权限进行规范。需将操作者、操作时间、操作项目及内容进行记录，并在文件中，建立防调换的标志，以使文件被调换，或被非法篡改后，能够被及时发现，并及时找到操作者，对其进行处理。

（三）定期备份。可通过定期备份的方法，解决文件受不可控风险影响而丢失的问题。随着科学技术的发展，当前网络服务器的安全性以及稳定性已经得到了很大的提高，但不稳定因素仍然存在，一旦网络服务器出现故障，文书便很容易丢失，且很难恢复。有关人员可通过定期备份文件的方法，降低网络服务器故障对文件安全性的影响，使故障解决后，服务器中的信息能够被及时恢复。如条件允许，建立异地备份的方法效果更好。

（四）归档与移交文书的处理与保密。针对归档文书，应对其账面等进行检查，保证账面准确无误，保证文字以及内容清晰明了，确保其不存在异常时，才可将其归档。针对移交文书，需对移交手续等进行检查，保证手续齐全，且来源确定，不存在风险。如文书需要销毁，同样应对销毁的时间及人员等进行记录，提高文件的保密性。受部分工作人员保密意识差的影响，其在获取文件后，不会及时将其移交给有关人员处理，由此导致的文件滞留，无法有效归档问题，同样增加了文件的危险性，对此，必须进行及时处理，一旦发现此种状况，应严肃追究有关人员责任。

四、结束语

综上所述，在信息化时代下，文书内容的泄漏风险以及文书被篡改的风险进一步增加，对文书处理与保密工作提出了新的要求。有关部门及人员需加强对文书保密重要性的认识，应从操作者身份识别以及定期备份等方面，提高文书的安全性，以使文书能够真正发挥其价值。

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