关于高速公路档案精细化管理的实践探析

赵艳莓

【摘要】高速公路档案实施精细化管理极有必要，需要基于系统性约束档案管理的需要，将相关制度予以完善；建设精细化的管理团队，为档案的全面管理提供条件；立足档案管理的全方位要求，积极创新档案管理模式。

【关键词】高速公路；档案管理；精细化

高速公路档案管理的工作范畴极为广泛，内容涉及施工图纸、项目合同、工程成本以及相关的大量资料。借助网络与信息平台，对其实施精细化管理可以确保该项工作的高水平运作，不论在档案的整理、归档还是调阅方面都比传统管理模式有着显著的优势，从而使得各项公路项目建设的系统与全面性得到保证，最终将管理质量和效率大幅提升。本文主要在概述精细化管理内涵的基础上，就高速公路实施此种模式的档案管理的目标、要求做了梳理，从而提出了相关举措。

一、精细化管理的内涵

与其他管理理念相比，精细化管理对于“精”和“细”尤其重视，是一种全新的管理理念。其试图通过此点将管理质量与效率进行有效提升，也是基于常规管理模式所进行的一种深度管理方式。精细化管理对于以下几点极为重视，设定明确的管理职责、社会分工必须到位、提供质量精细的服务、管理质量的提升与成本的降低兼顾。随着社会的发展，精细化管理逐渐被广泛应用于大量领域，新时期的高速公路档案管理也不外如是。随着建设项目的不断增加，与之相关的档案资料也越来越多，从而使其管理难度大增。面对档案资料冗杂、种类繁多的现状，高速公路档案管理部门需要明确划分各项工作，确保各司其职，最终实现档案资料管理工作的全方位、立体式和无死角。

二、实施精细化管理的各项要求

（一）紧紧围绕“做什么”，明晰各个岗位的职责。对组织系统而言，岗位职责主要指对其部门和岗位工作任务所进行的定性描述。将岗位职责進行明确的具体做法是，以任务的属性为依据，将工作内容按照类别单独列出来，并根据具体条款要求以一定规则将细分后的工作科学排序。岗位职责定性构建的目的在于解决“做什么”这一问题，将纪律和学习方面的各项要求置于管理制度之中予以解决。比如工作职责划分不够合理与科学，部门职责与个人岗位职责分工不细、责任落实不到位以及关联度不高，等等。

（二）紧紧按照“怎么做”的各项要求，保证业务流程的合规化。业务系统的各项工作流程全面涵盖了各项规定动作。业务流程是基于资源配置的比较固化的动态式的组合关系，对于确保工作业务以稳定高效的状态运行、各个岗位的员工以最有效的方式获得组织预想的产出结果，都能够发挥极为重要的作用。如此一来，工作流程中的不规范和业务流程粗放化等局面都将被消除，岗位之间与部门之间相互推卸责任的现象将会避免，从而使之实现无缝链接。

（三）基于“做到什么程度”，量化工作标准。对业务技能水平、业务操作规范以及工作完成质量与数量进行衡量的主要依据是工作系统中的各项规章制度所构成的岗位工作标准。这也是管理者进行过程与结果评价能够参考的可测量的客观依据。不论是管理者，还是执行人员都应当根据定量化的指标数据对业务绩效进行公开、公正和公平的评价。

三、高速公路档案精细化管理的措施

（一）基于系统性约束档案管理的需要，将相关制度予以完善。考察高速公路在档案管理方面的相关信息之后，发现存在许多问题，又以管理效率不高和质量较低为最。为此，应当将现有档案管理制度予以系统完善，制定出科学规范的规章制度，严格约束管理人员的工作不规范行为，高度重视档案的收集、分析、归档与清点等重要工作，并按照项目的类型或重要程度予以分类。在档案系统中，其中涉及的都是项目的相关重要资料，如施工合同、设计方案与图纸、成本协议、人力资源方面的合同与协议等多项内容，其中当属合同最为重要，在项目启动与验收过程中都发挥着重要作用。验收过程中，需要对工程量的完成情况进行验收，要与相关的合同材料予以核对，公路企业应出示相关的合同证明材料，以表示施工队已经完成工程量，其决定着高速公路企业的经济效益。为此，应成立项目管理的专项小组，对于出现的违规操作或档案管理不到位等行为，应根据情节的严重程度给予相应处理或惩罚。

（二）建设精细化的管理团队，为档案的全面管理提供条件。公路档案管理实施专业化团队的思路，严格贯彻“持证上岗”的制度，管理团队中的每一名成员都必须获得档案管理的专业证书，对于兼职类或非专业类人员要予以淘汰，从而将专业管理团队的优势充分发挥出来，使档案管理质量得到大幅提高。高速公路企业应当实施人才战略，将大批高素质人才引入企业，不仅鼓励其创新档案管理方式，而且要充分发挥其所具备的信息技术能力，为积极推动档案信息化系统建设提供必要条件。

（三）立足档案管理的全方位要求，积极创新档案管理模式。在应用信息技术方面，传统的档案管理模式显得尤为不足，在档案的收集、分类和整理方面的效率都比较低。新形势下的高速公路档案管理，需要建立内部档案信息化系统，以确保档案资料安全为首要宗旨，设置专属账号。档案管理团队要定期对档案信息化系统中的资料进行清点，并建立完善的监控系统，以实现全方位管理。

【参考文献】

[1]王志红.高速公路档案的精细化管理探讨[J].经营管理者，2015（35）.

[2]王婵.浅谈高速公路建设项目档案精细化管理[J].企业改革与管理，2016（23）.