加强文件材料归档 提高审计档案管理水平

张建超

【摘要】审计档案管理要求管理人员既要有高度的工作责任感，又要有扎实的档案管理理论知识，还要具备现代化科技手段和先进的管理档案的技能。我局以实现档案管理的规范化、标准化、科学化为目标，充分利用南大之星档案管理网络，随时可以查阅审计档案资料，全局档案实现了数据信息共享，有效地服务了审计人员，提高了审计效率。

【关键词】审计；档案管理；归档

档案是各项工作的原始记录，随着改革的深入，我们日益深刻地认识到：档案是审计工作不可缺少的重要组成部分，审计工作各项日常业务，每天都离不开档案，做不好档案工作，我们的审计工作就会受到很大影响，甚至无法开展。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的技能。下面结合我局档案工作实际，就提高档案管理水平谈点个人看法。

一、切实提高对档案工作重要性的认识

当今社会，大多数人对档案工作的重要性都不否认。但在实际工作中，真正重视档案工作的单位比例并不高。很多单位对档案和档案工作的态度是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，这种态度不是真正重视档案的态度，档案工作不可能真正做好。我们石河子市审计局以前也有这种现象，日常工作中档案收集不全，整理不规范的情况时有发生，在利用档案时，常常是东翻西找，浪费很多时间，也不一定能找到，有时是影响工作效率，有时甚至使工作难以开展。近几年来，我局档案工作出现了前所未有的好势头。主要表面在两个方面：一是档案工作由局长直接分管，纳入领导班子议事日程，各位领导都能率先垂范，带头做好文件材料归档工作，手头不积压文件材料，凡属归档范围内的文件材料都能及时、齐全、完整地移交档案室。二是档案工作纳入了各科室的工作流程，平时每项工作结束后，总有人及时收集文件材料，然后按规范要求及时整理，最后经档案室人员检查验收合格后将档案移交档案室。可以说大家都养成了做好档案工作的好习惯。我局档案工作之所以出现这种好势头，最主要的原因就是领导真正重视档案，我局领导班子一致认为：档案工作对我局工作来说既是基础，又是保障，档案工作做不好，审计业务就很难开展，也会使审计工作出现严重的问题。基于这种认识，我局领导班子下决心一定要把档案工作做好。

二、健全管理制度，细化岗位职责

没有规矩不成方圆。做好档案工作必须要有一套完善的切实可行的档案工作制度。据了解，各单位都制定过一些档案管理制度，但一般都不能很好地落实，因为这些制度大多是为了应付各种检查而草率制定的，有的还是抄袭别人的。一项制度能否很好落实，取决于两方面：一是制度的制定者是否打算很好地落实，二是制度本身制定得是否合理合法。我局先是认识到用制度管人管事的重要性，制定档案工作制度是为了做好我局档案工作，不是为应付检查或装饰门面，所以，我们制定档案工作制度之前向档案局进行了一番咨询，并结合单位实际进行了深入的研究，在此基础上制定了一系列的档案工作制度。其中有《档案人员岗位责任制度》《档案文件材料归档制度》《档案保密制度》《档案移交制度》《档案保管制度》《档案阅览制度》和《文书材料立卷、归档制度》等，应该说，这些制度都是合理合法的，制度建立从根本上保证审计档案管理的规范化。

为确保制度落实，我们还做了两项工作：一是建立了完善的档案管理网络，对档案岗位职责进一步细化，责任落实到每个业务人员身上。二是健全和完善了档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，制定必要的安全措施，特别对文件和电子档案，确保档案的安全性与完整性。特别是对审计业务档案，我们统一了管理标准。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准，文书、审计档案，按照审计准则的规定，完善环节内容把好统一标准关。审计档案做到封面内容、纸张规格和装订顺序统一，提升了审计档案的装订质量。

三、更新管理设备，提高管理质量和效果

做好档案工作需要一定的物质条件，特别是在信息化社会的今天，没有比较先进的管理设备档案工作是不可能做好的。由于我局领导高度重视档案工作，所以我局真正是舍得投入。在办公用房十分紧张的情况下，专门为档案工作调整出一间办公室，为档案室配备了专用计算机、打印机、档案管理软件，移动硬盘、光盘刻录机、扫描仪、文件柜、碎纸机、装订机等设备，档案室办公条件得到进一步改善；同时配备了防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。所有这些为我局提高档案管理水平奠定了坚实的基础。

我局以实现档案管理的规范化、标准化、科学化为目标，充分利用师市档案局提供的南大之星档案管理网络，随时可以查阅审计档案资料，全局档案实现了数据信息共享，有效地服务了审计人员，提高了审计效率。局档案员对每人录入的审计档案可以随时检查，发现问题，马上指出，杜绝了录错、漏录现象。计算机应用普及和网络技术的发展为档案的管理提供便利，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不但可以有效地实现档案的动态管理，提高档案的管理效率，还能节省大量的人力及物力。保证审计档案健康发展，提供快捷有效的作用。 （下转第66页）（上接第64页）

四、强化学习，提高业务人员水平

档案工作是项专业性工作，需要的专业知识很多。专兼职档案人员必须不断地参加学习和培训，才能适应不断发展的档案工作。近几年，我局每年都安排局办公室档案管理人员外出学习培训；参加兵团审计局优秀审计项目档案评审，加强单位之间经验交流，不断提高档案管理人员的工作技能。特别是2015年1月，我局专门邀请师市档案局专家对全体业务人员使用南大之星档案管理软件进行了为期2天的现场培训，档案局的同志细致讲解、耐心答疑，我局审计人员认真学习，虚心请教，基本掌握了南大之星档案管理软件的应用。

另外，我局还利用每年的审计业务培训组织全体审计人员认真学习《审计法》《档案法》以及《审计机关审计档案管理规定》等相关法律法规，为提高审计业务档案管理工作的质量奠定基础。真正从思想上认识到做好审计档案对提高审计工作质量、防范审计风险的重要意义，查找不足，积极推进。坚持“谁审计谁立卷、谁办理谁立卷，案结卷成”的原则，体现“审计程序的合规性、审计定性的准确性、证据要素的可靠性、归档文件的完整性”特点。

五、强化监督考核，促人人参与管理

我局出台了《师市审计局审计项目量化考核办法（试行）》，把档案质量列入年度工作考核内容，加大跟踪检查指导力度。定期对审计业务档案整理情况进行考核，年终将考核结果作为各科室年度考核的一项重要内容，进一步激励审计人员加强审计档案整理工作。同时，结合自治区、兵团审计系统优秀审计项目评选，采取互查互评、观摩交流等方式，从项目立项、审计方案、审计证据、审计报告以及装订要求进行质量评审，评审结果纳入科室年度工作考核，在全局形成了人人关注档案工作、个個重视档案质量的良好氛围。

南大之星档案管理网络系统的应用促进了我局档案工作的监督检查。过去的档案工作，是档案员督促科室录制审计档案的，现在是审计项目已完成，马上就录制审计档案，由被动工作到主动工作，过去是到了年底，各科室在领导的督促下才录人审计档案，十几个人争抢一台档案机录制审计档案，现在审计人员每人一个档案账号随时在自己的计算机录制审计档案，彻底解决了年底集中录制审计档案的混乱局面，局档案员可以随时检查每个人录制审计档案的质量和进度，应用南大之星档案软件整理档案，收到事半功倍的效果。

以上是我们近几年档案工作的一点体会。面对新形势下的档案工作，我们注重创新工作方法和途径，利用档案资料更好地为审计工作服务。我们将不断总结审计档案工作经验，提高服务质量，以审计工作为先导，改进档案管理手段，提高档案管理效率，探索档案工作健康发展之路，不断推动档案现代化管理进程。