关于高校档案的保密工作探讨

耿伟娜

摘 要：在高校工作体系中，档案管理工作具有重要的价值与作用。在传统的高校管理思路中，教学研究工作才是学校工作的核心，档案管理工作一直得不到应有的重视。随着现代高等教育体系的不断完善，档案的重要性日益凸显，强化高校档案的保密工作，对于提升高校档案管理工作总体水平，具有至关重要的意义。本文立足学校档案管理工作实际情况，分析档案保密工作的重要价值，并提出行之有效的工作开展方式。

关键词：档案 档案管理 档案保密 高校档案

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0020-01

随着现代教育体系改革的深入，高校越来越重视档案管理工作。从学校工作实践中不难看出，强化档案管理工作，可以有效提升学校总体工作效能，发挥档案信息收集与决策指导作用[1]。强化提升学校档案管理工作，是现代教学的重要任务与目标。随着高校档案管理工作的深入推进，档案管理保密工作面临新的挑战，也迎来了新的机遇，强化高校档案保密管理的最终目标就是实现档案管理安全，发挥档案作用。

一、高校档案保密工作的价值分析

1.关系到档案的综合利用水平

在高校档案管理实践中，保密工作占据着重要地位。高校档案保密工作与档案利用存在直接关系。在高校档案管理过程中，保密工作与利用工作是相辅相成的。作为一种信息承载的载体与平台，档案存在的意义就在于记录资料，为下一步工作提供指引，由于档案需要如实记录历史情况，其中就涉及很多机密内容，这也是要开展档案保密工作的原因。高校在档案利用过程中，要充分开展档案利用监督工作，做有效制止篡改和不当利用档案的内容，既要充分发挥档案的信息作用，同时更要保证档案的安全与完整。在高校档案保密管理过程中，要完善相关管控体系，实行有权限的查阅档案，对于查询档案人员要如实记录，实现“留痕化”处理，保证档案信息的安全[2]。同时，高校档案保密管理工作不可以过于死板，要为充分利用档案留下空间，充分发挥档案的信息载体作用。通过查询档案信息，可以为下一步工作决策提供指引，特别是人事档案内容，是高校决策的重要标准，同时由于具有重要性，保障档案安全也就有现实性和紧迫性。

2.保障档案工作规范化运行

与一般档案保密工作不同，高校档案涉及到海量的学生个人信息，这是学生个人评价和记录的重要载体，做好档案保密与管理工作，对于规范高校档案工作总体水平，也具有至关重要的作用。高校档案管理工作的一个目标是储存资料，与此同时，高校档案中承载了大量的信息，这些信息是开展下一步工作的基础，通过查询和利用档案工作信息，可以更好的指导下一步工作，明确学校工作目标，优化学校工作体系[3]。通过学校档案保密工作的现代化、科学化、信息化建设，可以达到规范档案工作流程的目标。通过对高校档案的保密管理与利用，还可以明确下一步工作方向，并且为学校教育研究业务的发展与优化提供建议，实现学校工作效能总体提升。

二、档案保密管理与利用中存在的问题

1.缺乏档案管理保密意识

在高校档案管理实际工作中，由于重视程度不足，很多档案管理人员意识不到强化档案保密管理的重要意义。随着经济社会的发展，高校档案信息之间的流动不断加速，不同高校之间经常需要进行档案交流，虽然强化提升了档案的利用效率，但是也带来了一定的安全隐患，很多档案管理人员保密意识较为薄弱，在管理过程中，管理方式原始，不做档案流动记录，档案管理存在保密性较差的问题。高质量的档案保密工作也有利于提升学校的管理效率[4]。但是，如今许多学校由于自身管理上的问题或者出于其他各种原因，仍然存在不重视档案保密工作的情况。这些学校本身还未意识到档案保密工作的重要性，对于档案管理工作普遍存在松散懈怠的情况。

2.缺乏有效的管理机制

在许多高校中，相关工作人员缺乏档案保密的相关知识，不熟悉档案管理工作的相关法律法规，管理过程中较为随意，没有一套科学系统的档案管理体系。长此以往，不仅档案管理工作无法得到提升，还有可能影响学校的教学工作开展。从全国范围来看，很多高校档案管理保密与保密工作都缺乏有效的管理机制，缺乏相应的管理体系[5]。在开展高校档案保密管理过程中，很多高校不按照我国《档案法》与《保密法》要求开展档案管理工作，很多工作缺乏理论依据。不同档案管理部门各自为政，缺乏统一的统筹规划。在具体开展保密工作过程中，虽然建立了相应的规章制度，但是落实不到位，又缺乏相应的监督惩处机制，缺乏统一的档案管理体系，制约了高校档案管理总体水平的提升。

3.档案管理信息化水平较低

对于高校而言，日常工作的重点一般都在强化教学水平的提升和为学生提供优质服务之上，档案保密工作并不是学校工作的核心和重点，所以，很多高校并不关注档案的保密工作，保密工作模式改革更是无从谈起。众所周知，高质量的档案保密工作需要一定的先进管理设施来支撑，没有先进的管理设备，档案保密的整体水平很难有所提高。由于高校不重视日常的档案保密工作，所以档案管理和保密设备陈旧已经成为当前学校的普遍现象，这严重影响了学校档案保密的质量[6]。由于高校档案管理历史较早，随着现代化信息技术的兴起，传统档案保密工作不能與现代信息技术及时接轨，导致了高校档案管理信息化水平较低的问题，很多档案管理部门信息技术老旧，依然采取传统的档案管理方式。在这样的技术条件，不仅档案管理安全性较差，无法达到保密目标，同时档案的利用效率也不够高。

三、提升高校档案保密工作水平的路径

1.强化档案保密工作体系

要想做好高校档案管理保密管理工作，首先要提升档案管理人的安全保密意识。在高校档案管理工作中，要进行普法宣传，特别是对于《档案法》和《保密法》中的相关内容，通过法律宣传的方式，切实提升工作人员的保密意识。此外，对于高校档案利用者，也应当进行档案保密管理知识的教育，明确档案使用责任。建立档案保密责任体系，从意识源头强化提升档案管理工作，实现档案管理和利用的规范化、有序化、法制化[7]。强化高校档案保密工作水平，要构建完善的档案管理体系，通过体系化构建，将档案保密与利用工作的每个环节都纳入监督体系中，通过制度约束，有效提升高校档案保密管理与利用效率，通过构建一体化档案管理制度体系，确保档案的安全性，同时通过规范化的监督与运作，可以促进档案的有效流动，促进档案的利用效率。

2.打造档案管理人才梯队

高质量的档案管理人才对于提升高效档案保密工作水平具有十分重要的作用。在我国现代高等教育体系内，很多学校都开设了档案管理相关课程，但是由于高校不重视档案工作，或者待遇相对较差，无法吸引档案管理人才，所以很多单位都缺少专业的档案管理人才，工作人员专业化水平不高，也不利于档案保密工作。因此，要强化高校档案管理人才引进和现有人才的培训体系，打造高质量的档案管理人才队伍。高校要根据学校自身情况，构建有梯次的档案人才队伍，一方面，通过开展培训的方式，提升原有档案管理人员的保密工作水平，提升档案管理技能。另一方面，在档案人才引进方面，注重对档案人才保密等具体工作技能的考察，同时可以吸引复合型人才，为高校档案保密工作建设做好人才储备。此外，高校可以与软件企业开展广泛的合作，针对高校档案管理实际需求，开发出具有针对性的软件，提升保密工作水平，提升檔案数字化开发建设的针对性和适配性，实现高校档案保密管理需求。

3.强化档案保密信息化建设

随着“互联网+”时代的来临，传统工作开始与互联网新兴技术深度融合，高校档案保密工作同样不例外。要想提升档案保密工作水平，必须坚持强化档案信息化管理与信息化建设，在开展档案保密工作中，坚持新档案全部电子化，老旧档案逐步电子化，最终实现档案的电子化管理，有条件的区域可以实现档案管理联网，实现档案流动和查阅的全过程监督，通过电子信息技术，强化档案保密管理水平，同时通过电子化加密交流，也可以提升档案的利用效率。高校要构筑一体化平台，在硬件方面，要搭建基础性网络，打通档案资源信息化建设存在的障碍与隔阂，提升档案的数字化建设水平，另一方面，强化档案信息管理系统软件建设，构筑更加完善的高校档案管理体系，提升档案管理的保密水平。从工作本质上来看，高校档案保密工作具有较强的动态性，要想提升数字资源系统的采集、归档与利用，必须提升档案信息处理效率，提高网络信息技术在高校档案管理中的应用空间。与此同时，要根据高校实际情况，进行有针对性的配置，提高档案保密水平与利用效率。

结语

综上所述，在现代社会和高校治理体系下，档案保密工作具有至关重要的作用，高效合理的档案保密工作可以有效提升档案利用效率，做好保密工作，对于保障高校档案工作安全与稳定，也具有至关重要意义。在高校档案管理实践中，档案管理人员要创新思维，转变管理方式，推动档案管理科学化、智能化、信息化建设，提升高校档案保密管理与利用的水平。

参考文献

[1]宋林雅.浅谈高校档案信息安全保密体系的构建[J].兰台世界，2013（14）：71-72.

[2]张晓慧.高校档案信息保密审查体系构建研究[J].浙江档案，2015（3）：26-28.

[3]张艳荣.高校档案利用中安全保密实践探讨[J].兰台世界，2015（29）：81-82.

[4]钟秀英.试论高校档案公开利用的安全问题[J].兰台世界，2014（29）：82-83.

[5]苏媛.探究高校档案信息安全保密体系的构建[J].网友世界·云教育，2014（14）：102-102.

[6]刘加威.浅析高校档案的保密工作[J].齐齐哈尔医学院学报，2015（23）：3549-3549.

[7]张灵，李瑞兰，张君华等.论网络环境下高校档案的保密与利用[J].郑州牧业工程高等专科学校学报，2014，30（1）：77-78.