加强人事档案管理的对策分析

摘要：随着经济的发展、社会的进步，人力资源已成为衡量一个企业整体竞争力的标尺。然而任何单位的发展都需要依靠人才，因而人力资源管理成为现代各单位管理部门关注的焦点，人事档案更成为人力资源管理工作不可或缺的一部分。自改革开放以来，我国的人事档案管理工作也随之发生了很大的变化。本文将浅析人事档案存在问题并在此基础上探讨了几点完善措施。

关键词：人事档案；管理；内容；问题；对策

一、人事档案管理的内容

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。作为一项常规性的公共管理工具，人事档案管理对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。虽然人事档案在企业管理中发挥着举足轻重的作用，但是在现代企业人力资源管理中的应用情况却并不尽如人意。

二、当前人事档案管理工作问题分析

1.部分单位领导对人事档案管理工作不够重视。这种情况普遍存在，一些领导由于档案管理意识浅薄，总是把人事档案管理工作当作是保管的事务性工作，他们往往本着不丢失、不泄密、应付检查等工作就可以了。因此在这种错误的领导意识下，就会出现档案工作无计划、无安排等一系列问题。

2.部分单位在档案硬件设施上投入不足。档案室作为储存档案的主要场所本应是管理规范、干净有序的地方，然而有些用人单位不愿投入资金添加新设备，设备简陋、陈旧，甚至个别单位还会出现无固定人员管理、不规范、档案材料杂乱无序、霉变等不良现象。

3.档案管理技术手段滞后，运行效率较低。这种现象存在已久，有些单位在档案整理时大部分仍靠手工操作，费时、费力，效率低下，计算机技术得不到充分的应用，这与社会的现代化与信息化相不吻合。

4.档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。在实际工作中，有些档案管理人员并不是专职人员，往往采用兼职等形式应付，有些管档人员无法长期固定，变动频繁，业务不熟，因此常常在档案资料的收集、整理、归档、装订等业务出现或多或少的问题。

5.档案收集的对象范围太窄。一些企业的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料，而忽视了广大普通职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少的现象。无论员工现任何职，是否出众，都是该单位宝贵的人力资源，有关其个人的材料，都是单位的宝贵财富，人事部门均应根据规定收集齐全。

6.立卷内容上不够规范，案卷质量不高。一是檔案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。

7.人事档案材料内容质量不高。当前许多人的人事档案质量不高，缺乏利用价值，其人事档案材料空洞的、形式的多，细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。

8.“弃档”增多。所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案，对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问。一位“弃档”的先生袒露心迹：“10年前从国企出来，到处瞎折腾，哪有心思管档案的事，想的是弄出点儿名堂再说。后来做生意，只关心赚钱，档案的事早就抛到脑后了，生存第一嘛。如果档案能让我生活更好的话，让我不管我都不愿意。但它无助于生活，我才懒得理它，没有它，我照样活得很轻松。”

三、加强人事档案管理工作的对策

1.加强人事档案管理理念。随着社会事业的快速发展，人事档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大，要进一步提高对档案管理工作的重视程度，对新形势下高素质档案人才的迫切需求要有一个深刻的认识，给人事档案管理工作以人员、资金以及政策上的大力支持。同时，要把档案工作纳入本单位的工作规划，不断建立和完善档案管理工作的各项规章制度，加大投入力度。

2.加强人事档案管理人员的综合素质。要关心爱护档案工作人员，切实解决实际困难，改善工作环境，提高工资待遇。具体到专业人员培养方面，一是通过专业培训、继续教育等方式及时更新工作人员的专业知识；二是通过大学生招考、社会招聘等多种渠道积极吸纳高层次专业人才到档案部门工作，不断充实专业力量。对于负责人事档案的管理人员要经过严格选拔与考核制度，不可出现临时担任或兼职现象，做到“专人专职”，加强岗位建设。

3.积极开展档案管理人员培训交流等活动。档案管理人员的继续教育水平很大程度上决定着档案工作者的整体素质，进而决定着档案事业的总体发展层次。档案工作者要树立终生教育理念，建立终身学习制度，经常性地参加系统的知识更新与继续教育，不断扩展自己的知识，提高学历层次，以适应不断发展变化中的业务需要。培训内容要因需而定，与实际工作紧密结合。除加强档案基础理论与技能等专业知识学习外，特别要加大信息技术培训力度，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作需要。

4.加强人事档案管理设施建设。根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。在信息现代化时代，应充分利用计算机等先进设备，提高工作效率，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化。

在社会现代化不断发展的形势下，作为一项常规性的公共管理工具，人事档案制度更是作出了不可磨灭的制度性贡献。我们应同努力，不断创新，让曾经食之无味的档案管理工作熠熠生辉，绽放光彩。

作者简介：王彩云（1971.07）女，工作于山东省枣庄市公路管理局206国道峄城收费处，从事档案管理工作。endprint