高校网上报销理论研究与实践探索

邱均成

【摘 要】 随着现代信息技术的发展，越来越多的高校开始采用网上报销会计核算模式。但是，由于对网上报销理论与实践研究不够深入，高校网上报销体系并未真正发挥应有的作用。文章运用归纳、比较、抽象、概括等定性分析方法，指出了高校网上报销理论研究和实践探索中普遍存在的认识误区，揭示了网上报销的本质是基于“互联网+”的新型会计报销模式，是多个信息系统组成的会计报销体系，是对传统会计核算流程的创新和再造。文章还分析了当前网上报销体系发展的瓶颈，并从树立正确的“互联网+”会计核算理念、加强组织机构建设、加强规则标准化、流程再造、资金结算自动化五个方面提出了解决对策。

【关键词】 网上报销； “互联网+”； 财务信息化

【中图分类号】 F235.1；G475 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2017）10-0119-04

随着我国高等教育事业的发展，高校会计核算的业务量和复杂程度不断加大，传统手工核算模式已经无法满足高校会计工作需要。现代信息技术的日新月异，为创新高校会计核算带来了契机。许多高校开始着手财务信息化创新，建立了网上报销的新会计核算模式。但是，由于目前我国会计界对网上报销理论认识不够深入，存在许多肤浅甚至错误的认识，造成在会计工作实践中网上报销并未发挥应有的作用，对会计工作质量和效率的改善并不明显。有些高校网上报销业务发展非常缓慢，举步维艰，个别高校甚至出现教职工抵制网上报销实施的现象。

一、当前高校网上报销理论与实践的认识误区

当前我国高校对网上报销的理论研究和实践探索存在各种认识误区及错误的做法，典型的有以下几种：

误区一：高校实施网上报销的主要目的是解决教职工排队报销问题。

毋庸置疑，许多高校实施网上报销的初衷的确是为了解决教职工排队报销问题。因为排队“报销难”是高校教职工反映最为强烈的问题之一。每到岁末年终，高校财务部门人声嘈杂、拥挤不堪，给报销人员、会计人员、财务管理人员带来很大困扰。为了解决报销秩序混乱的问题，高校管理者借鉴银行、医院管理模式，实施了电脑排号、网上预约排号等多种管理方式，并逐渐演变为网上预约报销。即使是今天，网上预约报销仍然是对高校网上报销最为流行的称呼，而且，我国会计理论及实务工作者普遍将高校网上报销与高校网上预约报销混为一谈，认为实施它的主要目的是解决教职工排队“报销难”。

本文所指的高校网上报销取消了流行的预约称谓，是因为：高校网上报销并不仅仅是为了解决排队报销问题，它有着更深刻的意义和内涵。预约报销只是网上报销发展演变中的一个历史阶段，而且是一个比较初级的历史阶段。在这一阶段，实施网上预约的主要目的是解决现场排队给报销人带来的不便及改变现场排队混乱无序的局面。它是报销人在网上预约报销窗口和预约报销时间，在约定时间前往财务部门约定窗口办理报销业务的报销模式[ 1 ]。而网上报销则是在网上填报报销信息，无需预约时间、地点，报销办理的自由度大大提高。

高校会计报销模式从网上预约报销发展到网上报销，并不只是一个称谓的改变，而是从形式到内容的重大变化。而且，对于无等候的网上报销而言，预约的称谓已经没有任何实质或形式的意义。

误区二：高校网上报销是把原本由会计人员做的工作转嫁给报销人来完成。

现实中，由于缺乏对网上報销内涵的深刻认识，即使是高校财务管理者也有不少人认为，网上报销并未从实质上减少整个会计核算工作量，只是将原本应由会计人员做的信息采集录入工作，交由报销人来完成。正是基于这一肤浅的、错误的认识，高校财务人员面对教职工对于网上报销模式“将报销人变成了会计”的质疑无言以对。

不可否认，网上报销需要由报销人在网上填报基础信息资料（如报销人、报销项目、费用项、金额等），而以往，这些工作是由会计人员手工录入系统来实现的。但是，从全局来看，即使是传统会计核算模式，报销信息采集主要依靠会计人员来完成的情况下，为准确填报信息，报销人仍然要向会计人员提供详细的手工报销单、项目名称、银行账号等基本信息，而且由于是手工填报，信息填写、修改、传送都存在诸多不便，与目前网上填报的便利性不可同日而语。网上报销在没有增加报销人工作量的情况下，实现了信息资源共享，减少了会计人员信息采集工作量，对整个会计核算效率的提高是不言而喻的。

我国高校教职工，甚至一部分财务人员对网上报销存在如此肤浅的认识，其根源在于没有深刻认识到会计基础信息采集的信息化是财务管理发展的必然趋势。况且，需要报销人在网上填报的信息都是最基本的基础信息，并不涉及专业的职业判断，所以并不存在“将报销人变成了会计”一说。

误区三：高校网上报销就是在原有会计核算流程中加个网上填报。

把高校网上报销等同于网上填报也是目前高校对于网上报销较常见的错误认识。如果网上报销只是简单地解决了会计人员信息录入的问题，那么它对于会计报销模式的创新就具有很大的局限性。正是基于以上肤浅的认识，有些实施网上报销的高校并未实施物流式管理。它们认为，实施物流式管理，由专人接单增加了工作量、“浪费”了会计人员。这些学校的网上报销只是解决了基础信息填报问题，要么仍然需要在网上预约报销窗口和预约报销时间[ 2 ]，要么所有会计都可以直接接单处理业务，造成“有等候”报销。这种报销模式并不能算真正的网上报销。

网上报销是对传统会计报销流程的创新，它并不仅仅是在原有会计流程上加一个网上填报，而是用信息化改造会计业务的整个流程。

误区四：高校网上报销体系各个系统应当分步实施。

从形式上看，遵循谨慎性原则，分步实施高校网上报销体系各个系统，可以避免因为实施难度太大而遭致失败。但实际上，持有这种观点的人并未认识到高校网上报销体系各个系统发挥最大效益正是源于各系统信息资源共享的综合效益。譬如：如果只是实现了网上填报，没有实现银校直联无现金支付，那么报销人仍然要在财务部门等待现金给付或手工开具现金支票；如果只是实现了网上填报，没有实施物流式管理系统，报销人在报销过后，无法追踪物流信息，也很难感受到网上报销的便利。所以，高校实施网上报销，相关各个系统应当整体推进，而不是分步实施，这样才能充分发挥系统整体效率。

误区五：高校网上报销模式应当与传统会计核算模式长期并行，以方便报销人。

在实施网上报销的过程中，有些学校担心步子迈得太大遭致教职工反对，因此比较流行的做法是网上报销模式和传统会计核算模式长期并行，以达到为教职工提供多种服务，或者实现两者优胜劣汰的目的。

这种想法初衷是好的，但在实践中并不理想。采用多种会计报销模式，造成会计人员周旋于多种核算组织体系，业务处理效率低下。而且由于网上报销需要报销人学习和掌握网上操作流程，而传统报销对于报销人更为“省心”，两种模式并存，并不利于先进的网上报销模式的推广。实施网上报销可以经历短暂的试点，但是一旦正式实施，就应当尽可能全面推行，而不应当由报销人自主选择报销模式，只有这样才能确保实施效益，获得实施成功。

二、对高校网上报销的再认识

高校网上报销，从信息系统论的角度来说，是指高校会计信息的采集、处理、反馈全程信息化。具体来说，它是指高校师生员工登录网上报销系统，填写报销单，将已签字审批的报销单及发票等原始单据提交财务部门接单窗口，业务处理由财务人员在后台进行的会计核算模式。

在这一核算体系下，会计凭证由账务处理系统根据网上填报信息自动生成，报销资金由银校直联无现金支付系统自动转账支付[ 3 ]，报账完成情况由信息发布管理平台发送手机短信或电子邮件通知，报账人可以通过物流式管理系统实时查询整个报销业务处理流程，同时，网上信息查询系统实时为经费管理人员提供账务明细及汇总信息查询。

根据上述概念，可以总结出高校网上报销具有以下内涵：

（一）它是基于“互联网+”的新型会计报销模式

实施高校网上报销的意义绝不只是为了解决排队报销问题，而是将互联网技术与传统会计报销相互融合，创造出全新的会计报销模式，全面提升会计工作质量和效率。高校网上报销至少实现了三项“互联网+”：

1.“互联网+会计信息采集”

在传统（包括电算化）会计核算模式中，会计基础信息采集主要依靠手工来完成，如报销人的基础信息、项目、费用项、金额、支付账号等信息采集，均由会计人员手工录入、加总完成。而在网上报销模式下，信息采集直达报销人，通过报销人网上填报来完成，实现了会计基础信息采集的信息化。

2.“互联网+会计业务处理”

网上报销实现了会计业务处理与互联网技术两项融合：其一是与会计凭证处理的融合，实现会计凭证根据采集到的基础会计信息（人员、项目、费用、金额等）自动生成；其二是与资金结算的融合，即实现资金结算凭证根据采集到的资金支付信息（户名、账号、开户行等）自动生成，并可通过银校直联无现金支付系统实现实时支付。

3.“互联网+会计信息反馈”

网上报销实现了会计信息反馈与互联网的三项融合：其一是“互联网+信息查询”，即报销经费明细及汇总信息可以365天×24小时在网上查询；其二是“互联网+信息发布”，即报销结果通过基于“互联网+”的信息发布平台以短信或邮件方式发送到报销人手机或电子邮箱；其三是“互联网+票据物流”，即业务处理进程可以通过基于“互联网+”的物流式管理平台反馈到网上，以供報销人随时、随地查询。

综上所述，网上报销是“互联网+”在会计报销业务中的典型体现，正是由于它是基于“互联网+”的，所以它充分利用了互联网信息资源共享的优势，创造了全新的会计核算模式。

（二）它是由多个信息系统组成的会计报销体系

高校网上报销并不是单一、孤立的系统，而是由多个信息系统组成的体系。各系统相互作用，形成一个有机的整体。对于这一内涵的深刻认识，有助于我们理解网上报销体系并不是其各个组成部分的机械组合或简单相加。因此，简单地将网上报销体系理解为在传统会计核算上加一个网上填报是非常狭隘的。网上报销体系的整体效能一定是大于各部分之和的，所以在实施网上报销时，应当整体推进，以发挥其整体效能，防止出现信息孤岛。

（三）它是对传统会计核算流程的创新和再造

高校网上报销对传统会计核算流程的创新和再造体现在五个方面：

一是会计数据采集信息化。即在会计核算流程中增加网上授权、网上填报等流程。二是会计分工科学化。即在会计核算流程中增加接单、分单等流程，使会计分工更为科学。三是会计业务处理自动化。即创新凭证录入方式，将手工录入会计凭证转变成自动生成会计凭证；创新结算方式，自动生成资金结算凭证。四是票据物流信息化。即将票据物流追踪贯穿于网上报销流程的始终。五是会计信息反馈信息化。即增加信息发布、信息查询等信息化反馈流程。

三、高校网上报销体系的发展瓶颈

当前，高校网上报销的发展存在以下制约因素：

（一）业务规则标准化、信息化程度制约着业务处理的自动化

由于高校会计业务、会计制度的复杂性，高校会计业务处理规则尚未达到完全标准化和信息化，一些业务的处理不可避免地需要人工判断。这造成了网上填报环节采集到的信息在生成会计凭证后可能需要进行修改。另外，网上填报虽然具有校验功能，但并不能保证采集到的信息（比如户名、账号信息）完全无误。这两方面都制约着网上报销的质量和效率。

（二）电子票据的普及程度制约着网上报销的发展

理想状态下，电子票据完全普及，手工发票不复存在，那么网上报销将取消报销人提交经审批的报销单、发票等原始凭证这一流程，从而实现完全的网上报销。但显然，目前距此目标还有相当的差距。

（三）电子签名的合法性、安全性制约着网上审批的发展

网上电子签名或签章能否与传统手写签名和盖章具有同等的法律效力，还需要相关立法推动。目前我国《电子签名法》仅适用于电子商务，对于电子政务及其他社会活动的电子签名尚未制定具体办法。此外，网络安全及与相关法律的衔接也制约着网上审批的发展。

（四）国库资金支付的信息化程度制约着网上结算的质量和效率

我国由地方财政拨款的高校，由于技术条件、网络安全等各种因素的制约，尚未实现国库资金支付的信息化。对于国库开支的费用，地方高校不得不根据报销人网上填报的内容，在财政网上手工录入支付信息、打印支票，造成重复劳动，这极大制约了网上报销资金结算的效率。

（五）与高校其他系统协同的一体化程度制约着网上报销的发展

高校网上报销各个系统在财务内部是一个体系，从学校整体范围看，它又是学校信息化体系的一个组成部分。只有与其他系统（如资产管理系统、设备管理系统、科研管理系统、人事管理系统、学籍管理系统等）协同、联动，才能真正发挥其效益。但是，受技术水平所限，高校网上报销系统与校内其他系统联动、协同一体化程度较低，制约了网上报销的发展。

四、加强高校网上报销理论和实践研究的对策

针对当前高校网上报销存在的认识误区和发展瓶颈，加强网上报销理论和实践研究的对策如下：

（一）正确树立“互联网+”会计核算理念

高校财务人员及师生员工应当深刻认识到高校網上报销的本质是“互联网+”，而不是“+互联网”。它不是将互联网作为工具，把传统会计核算模式照搬到互联网上去实现；而是以互联网报销为核心业务，以互联网技术为主导，用互联网思维创造出新型会计核算模式。它是对传统会计核算模式的颠覆。如果缺乏这样的思想认识，只是将互联网技术作为传统报销的工具，就不可能真正认识到网上报销是高校会计核算发展的必然趋势，不可能有促使其充分发挥作用的决心，从而不可能实现报销模式彻底的“革命”，而且，在实施过程中遇到困难，还极有可能“复辟”到传统会计核算模式。

（二）加强研究和实施网上报销体系的组织机构建设

目前，绝大多数高校研究和实施网上报销体系主要依靠计算机软件公司来完成，很多高校财务部门甚至没有设置建设和维护该体系正常运转的机构。实施网上报销体系，决不是购置一套商品化软件系统那么简单。它需要将网上报销制度、流程、规则、组织形式与信息化系统充分融合，所有这一切都需要人去研究、设计和维护。没有一套商品化软件可以完全契合某个高校业务实际，倘若没有将商品化软件进行本土化、个性化改造，想要使网上报销充分发挥效益是不可想象的。因此，加强网上报销体系研发、实施和维护的组织机构建设，由专职的组织机构负责网上报销体系的建设和推广，是确保网上报销实施成功的核心和关键。

许多高校财务管理者并未真正认识到这一点，他们错误地认为只要网上报销系统足够好，可以不用设置专门的科室甚至不用设置专职岗位去负责系统应用研究和维护工作。遇到问题，他们倾向于依靠软件公司来解决。然而软件公司实施人员毕竟不是高校的系统管理人员，他们既无法深入了解高校的业务情况，也没有足够的时间去研究系统如何与高校具体业务相融合。这些学校由于缺乏组织机构保障，网上报销实施效果很差，甚至直接导致实施失败。

高校财务部门至少应当建立专门负责网上报销的科室，由其专职负责组织网上报销体系的建设、研发和维护。有条件的学校，可以建立自己的创新团队或研发团队，自行开发网上报销体系，现实中并不乏这样的先例。自行开发的优势在于能够完全契合本单位会计报销业务实际，并可随着会计政策、制度的变化而及时修改、调整软件系统；其劣势是可能存在较大的难度和开发成本。目前大多数学校比较流行与软件公司合作开发，在这种情况下，为促使信息化系统与会计业务的深度融合，高校仍然需要建立自己的研发和实施机构，以保障网上报销的顺利实施及后续发展。

（三）加强报销制度、规则的标准化和信息化研究

制度、规则的标准化和信息化是建设基于“互联网+”的网上报销体系的灵魂。网上报销最大的优势是通过资源共享实现账务处理和资金结算的自动化。这一自动化是通过建立在规则、制度标准化基础上的信息化控制及信息化规则转化来实现的。实施网上报销的难点在于提高业务处理的自动化质量和效率。如果报销基础信息能够完全准确地被信息化规则“翻译”成会计凭证，而不需要会计人员修改，那么业务处理的效率将会大幅度提高。不仅如此，如果能够确认信息化规则“翻译”成的会计凭证的准确性，自动生成的凭证可以自动完成复核（或者根本不需要复核），会计流程的处理效率和质量将会更大程度地提高。因此高校应当认真梳理报销制度、规则，加强标准化体系建设，并着重研究如何尽可能完整地将标准化规则转化为信息化规则，以达到会计处理和资金结算的自动化。

（四）加强流程再造研究，实现内部控制自动化

首先要从思想上深刻认识到网上报销是对传统会计核算流程的创新和再造。其次要以互联网思维梳理和改造会计业务流程，分析各个流程的风险点，尽可能减少人工控制，实现报销业务处理内部控制的信息化和自动化。再次要认真研究电子发票、电子签名等新兴信息化流程控制，推动网上审批、会计档案电子化管理的实现。最后开展网上报销体系与业务系统的联动机制研究，将会计核算流程控制前移到业务发生环节，实现业务—财务一体化。

（五）加强国库资金支付研究，实现国库资金结算自动化

突破地方高校国库资金支付信息化发展瓶颈的对策有两种：其一是加强与地方财政部门的沟通和联系，共同开发财政网国库资金支付系统与高校银校直联无现金支付系统的接口，直接实现国库资金支付结算的自动化。其二是研究采用人工智能的模式模拟人工自动完成财政网国库资金支付系统的录入、审核及支付票号传递，间接实现国库资金支付结算的自动化。

总之，由于存在普遍的认识误区及发展瓶颈，我国高校网上报销体系并未发挥出应有的作用。高校财务管理者只有深入理解和正确认识基于“互联网+”的高校网上报销的本质和内涵，不断加强组织机构建设，加强理论研究和实践探索，努力实现报销规则、报销流程、业务审批、会计处理、资金结算、内部控制的标准化、规范化、信息化、自动化，才能真正颠覆传统会计核算模式，创造出全新的会计报销体系，全面提升财务管理的效率和水平。

【参考文献】

[1] 段世芳.浅谈改进网上预约系统解决高校报销难问题[J].会计师，2012（7）：65-66.

[2] 王涵，张永冀，朱曼亚.BL高校网络报销模式的建立与改进[J].财务与会计，2015（11）：43-45.

[3] 王蕾.高校网上预约报销的探析[J].经济师，2015 （9）：115-116.