谈加强妇幼保健院档案管理的重要意义
2017-06-15王欢玲
王欢玲
【中图分类号】R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】2095-6851（2017）05--02
业务单位的大难管理一直是薄弱环节，也正因为对档案管理工作的不重视，导致发生了许多人为的问题，给机关业务工作造成了很多困惑。国家档案局于2006年12月、2011年11月、2012年12月分别出台了8号令、9号令、10号令。8号令明确了《机关文件资料档案范围和文书档案保管期限规定》，9号令明确了《各级各类档案管收集档案范围的规定》，10号令明确了《企业文化材料归档范围的规定》。三个号令分别对各级各类档案管理都做了详细规定，是促进经济发展、维护社会稳定的重要组成部分。对实施档案管理产生了很大影响。这标志着我国档案管理工作进入了新的发展阶段。
近年来尤其是三个号令发布以后我们人口和妇幼院在院领导的亲自带领下逐步从以前档案工作的不被重视到现在院领导及全院职工的高度重视体现了档案工作在业务工作中的重視程度。下面就本人结合实际谈谈我院分别做了以下几方面工作：
一、在院领导的亲自带领下，全站职工挤时间认真学习国家档案局出台的8号令、9号令、10号令。在以往以医疗保健为主的妇幼保健院档案工作长期不受重视，自国家发布三个号令之后，院领导开始认识到档案工作的重要性，自己的工作做起来也顺利多了。具体细则到以下内容：
1、加强档案管理制度化，领导带头，分工明确，责任到人
近几年我院领导非常重视档案工作，院领导亲自带头，专门成立了以院领导主持的档案管理领导组，具体制定了《档案管理制度》、《档案室工作人员岗位责任制》、《档案资料查阅制度》、《归档范围及保管期限表》、《安全与消防制度》等一系列管理制度。责任到人，分工明确。以妇幼保健院副院长兼职档案室主任，专职档案员具体负责，各科室相互配合，积极完成各自的工作任务。
2、转变观念加强对档案管理工作从认识到系统学习和对档案管理人员整体素质的提高
从自身来讲，从2000年领导让我接手档案管理工作的不情愿到现在对档案工作的非常敬业，特别是自国家发布8号令、9号令、10号令之后，院领导更是认识到档案工作的重要性和必要性。为确保上述三令档案工作更好的贯彻实施，单位多次派专职档案管理员外出学习，现场取经，参加省市各级业务学习培训班，回来后再对各科室兼职人员进行培训学习，并对工作中表现好的进行表彰和奖励，极大的调动了职工的工作积极性。
二、认真贯彻执行国家档案局发布实施的8号令
1、自8号令发布施行起，在站领导的亲自带领下分别开展了对本站档案进行归档范围和保管期限等工作的规范化、科学化管理。
（1）对站内主要档案重新进行归类、划分。例如：设备仪器档案、个人业务技术档案、婚前检查档案、新生儿出生缺陷档案、孕产妇系统管理档案、有关妇女儿童保健的法律法规、上级单位及院内重要会议内容记录等较以前进行了详细的划分。
（2）对全部档案进行统一整理，保证了案卷的质量、安全性、完整性，对借阅文件，规定不允许与档案员的监督下进行。对转出转入文件进行登记制册，任何人不得据为己有或拒绝归档，切实做到了管理规范化。
2、认真改革体现档案管理制度化，归档文件必须由档案室管理员统一管理，不归档的另行保存。将原来单位划分为“永久”、“长期”、“短期”，改为现在的“永久”与“定期”，并按年限区分保存分别为10年、30年。
3、以人为本的管理理念：凡是与个人利益有关的档案，大多数规定为永久性保管。
三、9号令重新规定了各级各类档案馆室，事业单位档案馆室的收集范围，从宏观上解决了国家档案资源的科学布局，合理归属，按照统一规划，分级管理原则，依法开展档案收集工作，将属于档案收集范围具有长久保存价值的档案，依法接收保存。使档案管理工作还需做好以下几方面：
1、加强管理，建立更加切合实际、科学有效的档案管理制度。
2、提高专职档案管理人员与基层档案管理人员的业务素质水平。首先是加强档案专业技术人员的技能培训，不但要提高档案专业管理人员的基础理论知识水平，还要加强计算机技术、网络技术、数字化技术等的技能训练和培训。其次是参加各地各种形式的培训，学习、技术交流等培训班和研讨会。
3、提高档案网络信息化水平，便于工作需要时本单位与基层随时随地方便快捷查阅。同时加快推进多媒体信息的多样化。落实国家档案局制定的档案信息化建设标准规范，制定和完善适应当地档案信息建设的实施办法。
4、提高档案案卷的质量，便于工作需要时的长久保护和利用。
5、充分认识档案工作的重要性，有力的利用好档案室所有档案的价值所在。
6、建立更加完整、安全的档案体系，使档案管理进一步科学化、标准化、制度化、规范化。
综上所述，我们档案管理人员只有坚持改革创新，与时俱进，才能适应和紧跟新形势下的现代化步伐。科学规范的档案管理不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以使档案事业保持可持续发展，为经济建设和社会进步，实现我们中国梦。
