高校科研经费管理中信息化创新与构建

2017-06-12杨双双

财会学习 2017年11期

杨双双

摘要：随着科学研究与科技创新水平的快速发展，国家对高校的科研经费投入持续增长，但对其管理的要求也日益提高，而高校传统的科研经费管理模式已经不能适应当前国家对科研经费管理的要求。本文针对高校科研经费信息化管理现状，提出构建科研经费全生命周期信息化管理体系，实现经费预算实时控制、使用过程跟踪管理及结题决算分析的全过程管理，促进高校科研工作健康发展。

关键词：高校；科研经费管理；信息化；创新

一、高校科研经费信息化管理现状

近年来，随着现代管理技术和信息化技术的发展，各高校在科研经管理信息化水平方面也有很大提高，很多学校开发了科研经费管理及财务管理相关信息系统，如科研项目管理系统、科研预算控制系统、科研经费网上预约报销系统等等。但各管理系统采用不同的技术手段及不同的数据库，各自为阵，造成系统之间缺乏衔接、无法信息共享；还有部分学校的科研经费管理还停留在手工方式，信息化水平较低，无法为快速发展的科技研究提供有力支撑，因此，加强科研经费管理信息化建设势在必行。

二、构建科研经费全生命周期信息化管理体系

针对高校科研经费信息化管理现状，本文提出了构建科研经费全生命周期信息化管理体系，包括科研项目管理信息系统、财务预算控制系统、经费“一卡通”授权系统、网上预约报销系统、银企直连支付系统、辅助财务决算系统等信息系统，通过科研与财务两大信息平台的协同应用，实现了科研经费从校内立项、到款分配、预算控制、会计核算、资金结转、资产管理、财务决算、绩效考核等全生命周期信息化管理，在科研部门、财务部门、院系、项目负责人之间实现高度信息共享，同时通过信息化手段，有效保证科研经费严格按预算执行与使用，真正做到科研经费全生命周期的事前（科研项目立项前）、事中（项目执行过程中）、事后（项目结项后）有效监管，同时也适合当前推进财务管理信息化的要求。

构建的科研经费管理信息化子系统完成的功能如下：

（一）科研项目信息管理系统

科研项目信息管理系统是科研项目管理、科技成果管理以及科研档案管理等多方位科研管理的信息化系统。该系统的开发维护由高校科研管理部门完成，主要面对学校各级管理部门、科研项目负责人、科研项目参加人员、院系科研管理人员。通过与财务信息系统对接，实现科研项目全生命周期数字化跟踪服务，除了项目财务信息，还可将项目的合同书、过程审批文档、中期报告、结题报告等材料全部进行电子化扫描处理上传至科研项目信息管理系统中，自动为项目建立电子化过程档案，供项目负责人、院系、学校管理部门查询使用、统计分析。在该系统中可以进行科研经费校内立项及分配，并将相关信息传输到财务信息系统中。

（二）财务预算控制系统

科研经费监管的核心是预算及其执行，目前，许多科研项目在使用中存在不按预算执行，随意使用的问题，针对这个问题，开发了财务预算控制系统。该系统是内嵌在财务核算系统中的一个子系统，该系统可以根据科研经费的来源性质，设置符合项目主管部门要求的个性化预算模版。通过预算模版可以对每一项预算栏目进行金额控制，同时对预算栏目与会计核算科目进行匹配，可实现经费支出范围控制。通过该系统能确保科研经费严格按预算执行。

（三）经费“一卡通”授权系统

经费“一卡通”改变了原先必须通过财务经费账号章来报销的模式，该系统在开设财务经费账号时将课题负责人工号与课题经费账号进行绑定，课题负责人可以查看其名下所有经费账号及使用情况，课题负责人对经费的使用全权负责，课题负责人也可以授权给经办人使用课题经费，或指定经费管理员代替负责人管理课题经费，极大程度上方便了科研人员对科研经费的管理和使用。

（四）网上预约报销系统

网上预约报销系统是对传统财务报销方式的改革创新，结合经费“一卡通”授权系统，课题负责人只要在该系统中申请报销，按报销内容在对应栏目内填写金额，并选择支付方式即可完成预约，随后将预约单及相关报销票据交至财务部门即可。课题负责人也可以通过系统中报销凭证物流管理功能查看交送的报销单据处理状态，每个环节都可以查看到操作人及联系电话。同时，通过推行将预算控制系统嵌入网上预约报销系统，并将两个系统协同使用，达到了课题经费预算额度控制前置，在网上预约即可知道该栏目是否还有预算，是否可以报销。

（五）银企直连支付系统

银企直联是指通过专线连接方式，实现银行系统和高校财务系统的有机融合和平滑对接。财务部门通过财务系统的界面就可直接完成对银行账户以及资金的管理和调度，进行信息查询、转账支付、快捷代發等多项业务操作。使用银企直联支付系统，可在学校财务部门实现本地银行、异地银行的针对单位和个人的转账汇款类交易，完成在线批量向所有类型的个人账户发放工资、酬金、学生奖助学金及科研经费报销款项进卡等操作。当财务部门完成科研经费报销原始凭证的审核入账工作后，即可在线对外支付，款项当天就可到账。同时，随着公务卡制度的不断推进，银企直连支付系统在科研经费管理中将发挥更大的作用，既避免了现金收付过程中不可预见的风险，又使科研经费使用更规范，资金流向更透明。

（六）辅助财务决算系统

辅助财务决算系统主要用于自动生成科研经费决算报表。该系统与财务预算控制系统相互联系，通过预算栏目与会计核算科目挂钩，能实时生成经费使用报表，同时课题负责人能通过经费“一卡通”系统看到其名下所有科研经费的使用情况，该系统不仅极大地方便了课题负责人编制科研财务决算报表，而且也让课题负责人及时掌控名下各科研经费使用情况。

以上科研经费管理的六大系统相互关联、有序配合，为实现科研经费管理的信息化、系统化、规范化奠定了良好的基础。通过科研与财务两大平台的联合应用，实现了从校内立项、到款分配、预算控制、会计核算、资金结转、资产管理、财务决算、绩效考核等各个方面的全过程系统管理，实现了科研部门、财务部门、课题负责人之间的信息共享，同时也有利于对科研经费使用实现监管作用。

三、对于信息化管理创新与规范科研经费使用的意义

（一）对于信息化管理创新的意义

1.促进财务管理信息化创新发展

科研经费管理是高校财务管理的重要组成部分，对其实现信息化管理，同时可以全面提升高校财务管理水平，使財务管理向科学化、信息化、规范化方向发展，实现财务信息资源校内共享，降低学校财务管理风险，提高资金的使用效益。

2.推进数字化校园建设

当前，高校数字化校园建设的步伐不断加快，科研经费管理信息化体系不仅是高校财务管理的重要组成部分，同时也是数字化校园不可或缺的部分，我们应将科研经费管理信息化系统与数字化校园大系统进行无缝集成，推进数字化校园建设，实现教育过程全面信息化。

（二）对于规范科研经费管理及使用的意义

1.提升科研经费管理服务能力

不断加强科研经费管理信息化建设，实现科研经费全生命周期数字化跟踪服务，解决以往无法处理的庞大数据统计分析问题，实现科研经费管理的及时性、统协性和准确性。及时为科研项目负责人提供科研相关信息，更好地为科研及教学工作提供服务保障。

2.提高科研经费使用监管能力

目前，由于科研经费来源的多元性，各类科研经费的管理办法不经相同，因此通过构建科研经费全生命周期信息化管理体系，对科研经费按照项目归类进行管理，并对科研经费预算实时控制、使用过程跟踪管理，切实提高了科研经费使用的监管能力。

四、结语