浅析如何提升高校教学秘书教学管理水平

司莹莹

摘 要：在高校当中，教学秘书起着十分重要的作用，它是高校各项工作当中保证教学管理与教学活动良好开展的重要保障，是师生之间交流的纽带，因此教学秘书本身素质的高下影响着教学管理水平的质量。近些年，随着高校教学改革不断深化，提升高校教学秘书的教学管理水平也被纳入了高校管理的工作当中来。文章针对教学秘书的工作特点，从教学秘书的工作入手，对其在高校教学管理中的意义进行探究，希望就高校教学秘书教学管理工作的具体工作方式和工作途径进行更加全面和透彻的解析，从而通过提升此项工作的教学管理水平使其更具实际意义。

关键词：教学秘书；高校；教学管理水平

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：2096-000X（2017）17-0149-03

Abstract： A teaching secretary plays a very important role in colleges， and it is the important guarantee for teaching management and teaching activities to carry out well， the link between the teacher and students， therefore， the teaching secretary's quality influences the quality of teaching management. In recent years， with the deepening of teaching reform in colleges and universities， improvement of teaching management level of teaching secretaries has also been incorporated into the work of university management. Aiming at the characteristics of teaching secretary， from the perspective of teaching secretary's work， this paper explores its significance in teaching management of colleges and universities， attempts to conduct a more comprehensive and thorough analysis of specific work method and work way of teaching management of teaching secretary in Colleges and universities， in order to increase its practical significance through enhancing the teaching through work management level.

Keywords： teaching secretary； university； teaching management level

在教學新模式的不断探索和完善，国家对高等教育的高度重视下，教学管理人员的整体素质大大提升，高校招生规模的持续扩大与教育师资队伍的建设也使高校不得不对相关人员提出更严格的要求。在基层教学管理人员中，教学秘书扮演着十分重要的角色，其工作内容虽然基础，但在整个教育工作中起到了衔接作用，是教学活动正常运行、高校专业建设中均必不可缺的岗位之一。由此可知，高等院校中存在着这样一支高效率、高能力、高素质的教学管理团队，对高校的整理教学管理水平的提升有着非常显著的意义。

一、教学秘书的基本职责与作用

（一）教学秘书的工作职责

第一，教学秘书负责保证日常教学活动的正常运转并就相关组织工作进行管理。包括将课程计划下达并监督落实、负责征订各科教材资料、合理规划教学时间并制定课程表、学生补考与重修工作的安排与落实、学生参加省级或国家级考试的报名工作、及时办理教师的课程调整及停课事宜、学生成绩管理、学生考试时间、地点安排及教师评阅工作处理等。第二，依照校领导指示及时督促各院校上交教学评估资料，对资料进行整理汇总后准时提交、安排对任课教师的听课督导工作并汇总听课评价、跟进本科生的创新性实验项目并就具体的事务性工作进行管理落实。第三，教务ERP系统的管理更新工作。负责及时更新教务系统内的信息资料。按照计划将教学安排、学生毕业答辩资料、工作实习流程等上传至电子管理平台，随时就工作计划中的工作量信息进行监察、负责教师的日常使用安排，帮助领导完成资格审查事项中的事务性工作。第四，档案管理工作。负责将教学档案进行归档及管理，包括对教务处下发的常规性通知、学习文件等资料的分类整理归档及学生考卷的收集保管工作。

（二）高校教学管理中教学秘书的作用

第一，确保学校的教学活动能够正常运转。教学管理工作是高等院校教学秘书工作的核心内容。包括对教学工作的计划、流程、信息、教材及学籍等模块的管理。只有捋畅各个环节，才能确保教学活动能够有序的顺利进行。高校人员众多，管理工作内容繁复。设置教学秘书一职就是为了确保教学工作的核心地位，确保教学秩序的正常运作。这是高等院校立校的基础和原则。这也彰显着教学秘书在教学管理工作上的重要性。第二，教学秘书在教学管理中负责上传下达，是院校与师生之间的沟通桥梁。学校的教务管理工作需要教学秘书来进行具体操作。包括教学相关的各类学习文件及精神指示都要及时的传达给在校师生，并随时对教师授课情况进行监察，收集整理师生对教学流程、教学设置等问题的建议和意见，汇总后上报给院校领导及教务处。教学秘书是学校教学管理工作的具体执行者，肩负着校园沟通通路的重任。如果教学秘书的工作不到位，则高校的上层管理和基层师生之间的沟通不畅，势必造成领导的教学工作指示不能及时下达落实，基层意见不能转达上报等问题。因此，教学秘书一职在教学管理的联络沟通上起的作用不容小觑。第三，促进教学方式方法的完善更新，推动教学质量提升。教学秘书深入教学活动的各个环节，是推动教学改革实践的不二人选。教学秘书要在教务处的指导下，协助院系领导抽查教学质量，发现教学问题及时上报处理。因此，要具有全局观，用发展的眼光看待教学改革，推动教学质量提升。通过随时进行课堂抽查，了解教师授课质量情况并积极听取学生对教学方式方法的改进意见，汇总后呈报院校有关领导处审阅。采取师生座谈、交流会等多种方式，促进師生之间的交流沟通，准确采集教学相关信息。教学秘书要明晰自身的职责和定位，在对教学质量监察时，要积极行使管理权，不能将监管工作流于形式，而是脚踏实地的深入实际，切实了解情况后，结合自己的看法和建议，总结出改善的方法和意见上呈领导审阅。通过自身的思维创新，推动教学模式从传统的经验型、结果导向型逐渐向服务型、过程实践型教学方式改革。以教学规律为引导，以“为师生服务”为宗旨，以提升教学质量为目标，推动教学改革大步前行。第四，做好各类教学辅助类事务工作。为教师提供辅助服务工作，确保教学质量达标是教学秘书的份内之责。教师主导着整个教学过程，引导学生接受知识，而学生是教学的主体。教师教学能力、水平是否能够正常发挥与学生对知识的接受程度直接相关。教学质量影响着学生的学习水平，关乎着学生的能力培养和未来前途，更是高校立足于教育界的基本凭证和口碑来源。想要保障教师能力的正常发挥，确保教学质量提升，就需要教学秘书发挥其教学辅助职能，尽职尽责的给教师授课提供各种便利条件，有效地促进教师授课水平的发挥。日常事务管理细化到教学服务准备，师生沟通落实到反馈跟进。事无巨细的为教学工作服务，确保教学过程的顺利开展。

二、教学秘书的专业素质培养

（一）良好的心理素质的培养

教学秘书的事务性工作较多，工作内容杂乱且要求高。随着近年来对教学改革呼声渐长，高校也迎来了大量的考察评估工作，教学秘书的工作任务就更加繁重了。因为工作内容繁杂，能够体现工作业绩的项目并不多，多数是考察教学流程是否能够顺利进展，而其他的工作项目不宜彰显成绩。与之相反的是，教学秘书承担的责任却大，一个疏忽就会酿成较大的教学事故，影响广大师生教学授课活动的正常进行。因此，教学秘书在较大的工作压力下容易产生烦躁压抑的情绪。超大的工作量和超负荷的工作时间让很多人身心俱疲，影响健康；而且工作成绩不宜体现，工作认可程度小，晋升渠道相对较窄，对比下容易产生心理落差。因此，教学秘书的心理素养培养及拥有阳光的工作态度十分必要。首先，要进行自我心态的调整，对自身工作价值进行确认。认可职业的未来发展和进步空间。其次，工作中遇到挫折，不能一味的埋怨失落，而是要学会控制情绪，积极应对寻求解决办法。再次，树立服务的理念，摆正工作位置，保持良好的工作态度，立足岗位追求发展。最后，时刻将心态调整到最佳程度，以积极饱满的工作热情对待教学管理工作。

（二）培养较强的沟通协调能力

教学秘书肩负着上传下达的沟通重任。是学校与师生之间的连接枢纽。在工作中接触面广，上承院系领导，下应教师学生。因此沟通协调能力必须较强。在面对各种教学管理角色时，教学秘书最容易与教师产生直接冲突。这是因为两者之间缺乏对彼此工作职责的了解，作为辅助方的教学秘书在与教师沟通的过程中最容易感受到地位差距，加之工作理念的差距让双方的隔阂日益加大。其次是面对学生时，教学秘书也会因为年龄差距和代沟问题产生交流不畅的问题。面对这些问题，教学秘书必须秉承公平公正的原则，坚持完成工作职责。在人际关系的处理上兼顾管理及服务的双重身份。学会互换立场，站在对方的角度上考虑问题。沟通时多听多做，深入到对方的心理，想其所想，明白对方的要求和谈话深意。与学生沟通时要讲究地位平等原则，礼貌谦和，和蔼可亲，让学生愿意亲近，愿意倾诉，形成和諧的师生关系。讲究沟通技巧，处事圆滑成熟，做好学校上层与基层师生之间的润滑剂。处理冲突问题时，坚持立场，秉承原则，具备大局观和长远的视角。把握问题的解决关键，确保工作的正常开展。

（三）熟练掌握专业知识

教学秘书需要兼具行政管理工作的专业性与服务性，以此确保教学活动的顺利进行。每个学院的教学方式和管理模式都是不同的，教学秘书必须立足于本学院，了解学院开设的学科内容，课程安排、教学方式、考试模式等等，以便日后对教学工作的管理能够顺畅进行。随着教学改革的推进，2013年，我国绝大部分高校响应教育部号召，调整了自身的人才培养计划。随着社会科技的不断发展，社会对学科的开设及人才要求也在不断的更新，人才培养计划也要随之不断完善。于是教学秘书的工作任务就更加繁重了。为了应对社会对人才需求的变更，院系各学科的年度计划都会有所调整，如果教学秘书对学院的学科内容不了解，对人才培养方向不明确，就无法顺应形势做好本职工作。因此熟练掌握专业知识是自我提升的必由之路。

（四）培养信息化管理能力

计算机科技的应用成功的提升了现代管理工作的效率。因此，教学秘书必须能够熟练地操作电脑，了解院系中各类管理软件的应用。树立信息管理的理念，利用电子科技达成教学管理的智能化发展目标。教学秘书要不断的提升自身的计算机应用能力，能够独立完成教务信息的电子化采集及管理。熟练应用办公软件提升教学管理的服务效率。随着网络的普及，信息的传递方式和速度也在提升，想要推进现代化的教学管理，就要与时俱进，时刻关注网络科技的最新发展并溶为己用。教学秘书要树立创新发展的思维理念，不断的创新提高，采用科学的统筹方法处理繁琐的工作内容，让工作井然有序。时刻保持高度的责任感和自信心，追求卓越，勇于创新，为提升自身工作效率和工作质量打下良好基础。

三、提高教学秘书教学管理水平的途径

（一）教学秘书自身方面

1. 提高其時间管理的能力。合理的管理时间是提高工作效率的关键。做好时间规划，合理的分配时间，在有限的时间内达成高效的劳动成果是时间管理的核心理念。教学秘书是服务于基层的管理人员，工作任务繁琐复杂，只有规范工作流程，制定合理的工作计划并严格执行，才能确保工作效率。尤其是教务繁忙高峰期，教学秘书加班加点工作是家常便饭，因此，良好的时间管理能力是提升效率的关键。首先要有良好的预见性，做好工作计划，保持积极的工作态度。其次，遇到临时事宜不能拖延，争取做到即事即毕。给其他工作打好时间提前量。最后，要不断的加强自我约束能力，不虚度时光，合理管控时间，提升工作效率。

2. 积极参加培训，加强自我学习，提高综合素质。教学秘书在岗前培训中了解了学校文化，在在岗培训中提升了工作能力和素养。除此之外，还应主动参加一些学校职能部门举行的技能培训，比如管理信息系统应用、后台管理操作等等。工作之余，教学秘书可以利用职务之便加强对院系基础学科知识的学习，提升素养的同时为日后工作打下基础。时刻关注社会人才需求走向，结合实际情况深入理解院系人才培养规划。加强对现代管理、教育和心理学知识的学习理解，并应用于实际工作之中。让沟通更加有效，服务更加到位，管理更加细致，全面达成个人综合素养的提升。

3. 强化自己的创新意识。现今的社会讲究创新，只有创新才能提高才能发展。面对激烈的教育竞争形式，教学秘书必须更新自身理念，提升创新意识，以创新求发展。摈弃因循守旧的老观念旧传统，时刻更新科技知识，时刻关注教育前沿发展，不断开创教育管理的新方式。立足于本职岗位，追求创新卓越，提升自身专业技能和综合素养，不断寻求改革，以更高的追求和更饱满的激情达成自身在管理领域的新成绩。

（二）高校方面

1. 注重对教学秘书队伍的建设。2013年，教育部提出了对教学管理队伍的考核要求，侧面表明了高校教学管理工作的重要性。为了提升教学秘书团队工作的效率，高校就需要重视对教学秘书团队的建设工作。首先要建立完善的竞选管理制度。通过公平合理的竞争，选拔出综合素质较强的人加入到教学秘书团队中来。其次，建立岗位说明书，明确教学秘书的岗位职责，合理配置岗位人数，确保人职对等。完善电子信息管理体系，确保教学秘书的工作效率不被个人能力之外的因素影响。再次，建立绩效考核体系，定期对教学秘书的工作业绩进行考核，优胜劣汰，保证整个团队的内部竞争公平。最后，给予教学秘书工作认可和尊重，让其能够在轻松愉快的工作氛围下开展工作，通过建立多种渠道的交流沟通平台，给教学秘书的沟通工作带来便捷，帮助其提升管理效率和服务质量。

2. 提高奖励机制。高效教育管理团队需要保持较高的稳定性，才能确保教学工作不间断的顺利进行。而教学秘书团队因为工作压力大，待遇低，晋升困难等问题，流动性较大。为了保持人员稳定，学校应当加强对该团体的重视与关怀，设立相应的奖赏激励制度，采取公平合理的考核方式，建立科学的评价体系。比如待遇的提升、晋升渠道的拓展、职称评定的机会等等。借此调动教学秘书工作的积极性和对工作单位的归属感。通过物质奖励和精神鼓励的双重肯定，激发教学秘书的工作激情。帮助教学秘书制定合理的职业规划，拓展其职业发展空间，提升其专业管理能力，确保基层教学管理团队的稳定性。

3. 各方面力量的积极配合。教学秘书需要服务于院系领导，周旋于教师与学生之间，肩负管理与服务双重工作内容，任务之重可想而知。而大多数院校的教学秘书岗位只有一个，服务对象却多达几百甚至上千人，工作量大、內容庞杂。此时，如果其他的教学相关角色不给予以一定的支持和理解，工作是很难顺利的开展下去的。因此，各院系的领导、教师及辅导员都需要了解教学秘书承担的工作角色，对其工作给予支持和配合，能帮则帮，不能推诿为难，确保教学秘书工作环境相对和谐轻松。

4. 促进教学秘书团队专业化发展。基层教学管理团队的专业化发展是高校教学改革的目标之一，是高校提升教学质量，提升综合管理能力的有效途径。首先，给教学秘书构建轻松和谐的工作氛围。教学秘书是教学活动中各角色之间的沟通枢纽，其工作需要各方的大力支持，良好的工作氛围有利于教学秘书工作的顺利展开，发挥其教学运营管理的重要作用。其次，给予教学秘书更多针对性培训和专业进修机会，不断的加强对教学秘书计算机使用、软件应用和网络数据管理能力的培训，确保其能够以科技手段实现工作效率提升。最后，构建和完善学校的教学管理信息系统和网络教学服务平台，确保教学秘书能够使用更加便捷的手段和工具为全校师生提供服务，提升工作效率。高效秘书团队的专业化发展不是一蹴而就的工作，需要大量的时间持续改进，学校需要不断更新理念，创新服务，为将教学秘书队伍打造成集管理、服务与创新为一体的新型团队而努力前行。

四、结束语

教学管理是高等院校管理运营体系的核心。教学秘书作为教学管理的一线人员，其工作质量直接影响着高校教学水平的优劣，也关系着教学改革的成功与否。高校应当加强对教学秘书岗位的重视程度，制定公平公正的招聘、培训、考核及激励制度，激发其工作热情，提升团队整体工作绩效，进而推动高校教学管理水平的进一步提升。

参考文献：

[1]叶厚庆.关于提高高校教学秘书教学管理水平的探讨[J].黑龙江生态工程职业学院学报，2016，01：124-126.

[2]张莹，许艳红.浅析高校教学秘书提升工作效率的必要性及方法[J].科技創新导报，2016，14：151-152.