基层档案收集工作的问题与对策

郭向欣

【摘 要】众所周知，档案是极其重要的信息资源，并且也是单位发展中不容或缺的组成部分与内容，尤其是档案收集工作。其中在基层单位档案收集中存在非常多的缺陷与不足，无法真正保证档案信息资源的完善性与有效性，并且也无法保证档案的真实性，这对基层单位的发展而言具有一定的阻碍。故此，在新时期下需要加强对基层单位档案收集的分析与了解，探其原因，提出措施，真正实现基层档案收集工作的可持续发展。

【关键词】基层单位；档案收集；问题；对策

从属性分析，档案是一项历史记录载体，也是社会实践活动的主要反映，是极其重要的信息资源，在基层单位的发展中，档案收集工作具有重大的现实意义，这不仅关系到基层单位的发展，甚至也关系到基层单位历史记录的完整性。目前，积极分析基层档案收集工作意义重大，还需要采取有效的对策进行改善，充分发挥出基层档案的有效性，将其难点加以改善，推动我国基层单位的发展。

一、目前基层单位档案收集存在的问题

1.档案收集门类不齐全

根据笔者的调查与分析，在近几年档案门类不齐全现象层出不穷，且这一现象在基层单位表现的最为明显，比如乡镇单位的档案主要分为四种类型，分别是文书档案、会计档案、统计档案、农业档案，这四类档案资料缺一不可，但是很多基层单位档案收集中仅仅对文书档案与会计档案资料加以收集，导致其它档案资料有所遗失。或者对于基层机关单位，依据职能其档案类型众多，包括了文书档案，信访档案、新闻档案，但是在档案收集的过程中并不重视新闻档案（即各类会议报告、演讲稿、照片资料等），无法真正保证档案收集资料的全面性。

2.档案收集内容不完善

只有真正保证档案收集资料的完善性、真实性才能真正发挥出档案资料收集的意义，目前，在基层单位档案收集中，因收到收集资料的限制或者档案收集人员自身的影响，导致大多数档案资料收集不完善，有的材料有上文无下文，有的资料有附件没有正文，有的有批复但是没有请示，如此一来，则无法真正将某一项活动的过程加以展现，无法发挥出档案的重要作用与价值。

3.档案数量出现悬殊

根据分析与研究，有诸多基层单位所收集的档案资料均为上级部门所下发的文件，但是对于某些会议中领导人员的讲话、会议记录、会议照片等资料却没有进行收集，还有一种情况便是在基层单位档案管理中，会出现断档现象的发生，无法保证档案资料的完善性，甚至同一门类档案数量存在一定的差距，无法体现出档案收集资料的有效性。

二、基层单位档案收集出现问题的原因

1.缺乏对档案收集的认识与了解

在诸多基层单位，其领导者没有清楚的认识到档案收集的重要性，并且没有认识到档案收集所带来的现实意义，导致档案收集工作出现问题未及时解决。甚至还有部分领导者认为只要将重要的档案资料进行收集即可，无关痛痒的资料不需要进行收集，如此一来则在一定程度上丧失档案收集的现实意义。

2.未制定完善的档案收集制度

因为受到自身因素以及其它因素的影响，所以在大多数基层单位档案收集中没有制定切实有效的规章制度，并没有没有对哪一类档案收集与归纳进行明确设置，在档案人员收集的时候无法可依，档案收集工作受到影响。与此同时，虽然部分基层单位设置了档案收集制度，但是却不符合实际的发展情况，或从其它单位照搬而来，或从其它企业挪用而言，没有与自身性质相互联系，导致制度管理趋于形式化。

3.档案管理人员素养过低

在档案收集过程中，其档案管理人员的素养与技能关系到了其收集的质量与重要性，但是在基层单位中，因缺乏对档案收集的重视，很多情况下没有给予档案人员正确的培训与教育，导致档案管理人员缺乏专业技能与职业素养，甚至部分基层单位的档案人员身兼数职，在档案收集中缺乏精力与时间，收集过程中态度散漫，敷衍了事，严重影响档案资料收集的有效性。

三、新时期基层档案收集工作的改善对策

1.提高基层单位领导者的档案收集意识

只有保证基层单位领导者树立正确的档案收集意识与观念，才能真正实现档案收集的完善性、规范性与全面性。基层单位的领导者需从长远角度出发，认识单位发展与档案管理之间的关系，并且檔案部门要采取多种渠道与方法，为领导宣传档案收集工作的重要性，使其明白档案收集的重要性与完善性，在日后工作中给予档案收集工作肯定与支持，为档案收集奠定理论基础与保障。

2.制定有效的档案归档制度

在基层单位档案收集中需要依据相关规章制度才能推动档案收集的完善性，所以积极制定基层单位档案收集制度与归纳制度至关重要，这样一来能够真正保证档案资料的完善性、档案资料收集的即时性。档案管理部门需要结合现阶段的发展情况，针对性的制定有效的档案归档与收集制度，并且还需要经过审核通过，将其作为档案人员考核的主要内容，进而提高档案收集人员的积极性。

3.提高档案管理人员的基本素养

诚如上文所言，档案管理人员的素养关系到了档案收集工作的好坏，尤其在新形势下，基层单位需要清楚的认识到这一点，并积极提高档案管理人员的素养，基层单位档案部门需针对性的开展培训与教育模式，以提高档案管理人员的专业素养以及职业能力为主，或者将培训与教育的成果与绩效考核相互联系，提高档案人员的学习积极性。基层单位的档案部门还需要从现实出发，杜绝各类兼职人员的现象，可以根据实际情况对外招聘优秀的档案管理人员，为档案收集工作补充新鲜血液。

4.提高档案收集途径的多样化

在基层单位中其档案资料类型比较多，且具备专业性，因为每一份档案材料的性质不同，所以很多情况下需要具备专业知识的档案人员进行收集。其中假如将部门中的档案材料均上交到单位的档案室之中，那样不仅会浪费时间，还会提高档案收集者的工作量，无法真正保证档案收集质量。因此笔者认为，在基层档案收集过程之中，需要严格遵循档案收集的规律，要对档案文件材料进行分析，实现档案收集各个环节的完善性，不论是收集、积累还是归档，均要保持有效性。这样一来，基层单位档案资料收集具有多元化，并且可以真正提升其收集效率。

四、结语

在新时期积极做好档案管理与收集工作是基层单位发展的基础，其中需清楚的认识到档案收集中存在的缺陷与不足，并探其原因，加以解决，真正从现实出发，另外还需要保证基层单位档案收集工作的延伸性，基层单位工作到哪一地步，那么档案工作需要延伸到哪一底部，只有真正做到这一点，才可以为基层单位的发展提供基础保障。在本文中，笔者主要从四个部分展开论述，分别是提高基层单位领导者的档案收集意识、制定有效的档案归档制度、提高档案管理人员的基本素养、提高档案收集途径的多样化，如此才能完善基层单位档案收集工作。

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