浅析信息化与标准化体系建设

王杏

【摘 要】本文主要从公司标准化建设工作的实际出发，介绍了如何将管理体系建设工作中标准化建设工作与信息化紧密结合的建设经验，通过信息化建设助推标准化与信息化两者的相互支撑和紧密结合，为提升基础管理水平提供助力。

【关键词】标准化；信息化

随着经济的快速发展，公司面临的外部环境日益复杂和严峻，因此，最近几年公司为了应对复杂多变的外部环境和挑战，不断转变管理思路以提高管理水平。为了提升内部管理水平，公司主要着力于完善内部管控机制、系统提升应对风险的能力加快经营方式转变，以标准化为抓手全面提升公司总体竞争实力，在公司内部大力推行管理变革，从而全面获取可持续竞争能力，使公司保持持续健康发展。

一、标准化、信息化与战略任务之间的关系

标准是对重复性事物和概念所做的统一规定，在一定范围内为达到最佳秩序，由权利机构颁布并作为共同遵守的准则。标准化是制定标准、组织实施标准和对标准的实施进行监督检查的过程。信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，使用该技术后，可以极大的提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的技术支持。

在推动公司标准化建设之初，我们深刻的认识到标准化是战略任务得以实现的道路和桥梁，是通往公司未来发展蓝图的必经之路，而信息化是标准化工作的强力支撑，是标准化工作效率、效果、优势得以淋漓尽致展现和发挥的技术基础。

二、基于信息化的标准体系建设研究及实践

在理清楚标准化、信息化与战略任务之间的关系后，公司在标准化建设过程中，就如何以信息化为支撑在以下几个领域做了探讨与实践。

标准化体系建设是战略任务实现的支撑，是内部运营管理的基础性，是业务流程得以连续运行的根本保障。在标准化体系建设过程中，充分利用和运用公司现有的信息系統，不仅可以快速的推动标准化工作的落地及应用，并且有利于各项战略任务的实现。公司充分利用现有成熟的管理信息系统已经被全体员工熟练掌握应用的优势，结合标准化“统一、简化、协调、选优”的原理，将标准化中标准的编写、送审、征求意见、报批、发布、修订、复评、制修订任务下达、修订等环节进行系统的植入，在现有的信息系统基础之上，借助流程梳理等工具，理顺了标准化工作的基本流程，对信息管理系统进行了改进升级，从而解决了标准文本管理不规范、制修订过程痕迹难追溯、宣贯培训不到位、日常印刷维护成本高、运行检查难开展、针对出现的不符合无法跟踪等难点问题。借助信息化，在公司范围内固化了标准化作业流程，实现了标准管理的可控、可视，所有过程均能实时跟踪验证，从而保障了标准化体系的顺畅高效，现阶段该系统与各专业系统（如：人力资源、法规、知识管理、风险管理等子系统）进行了集成，目的是通过工作流平台的引入，在支撑标准化工作基本流程的基础上，对各项业务流程进行分层次的支撑管控，具体成效及表现：

1.标准化与业务活动形成了互动机制。在系统内部定立了标准的所有人、审核人、批准人及标准对应的业务流程，实现了从标准的编写、送审、征求意见、报批、发布、修订、复评、制修订任务下达、标准修订等全过程的实时可视管理并与业务流程紧密结合，当业务流程发生变更，所对应的标准就会被系统提醒进行修订，而标准的修订又会被提醒修订相应的业务流程，实现了相互关联和互动的机制。

2.系统自动提醒，实时传输信息，确保业务工作与标准化做到知行合一。标准的使用涉及公司各级员工，要求实时提醒，实时更新并自动提醒。因此，公司为了实现这一功能，为业务活动的顺利开展，在信息系统内部强化了提醒功能，除了标准发布的公告、待办任务提醒外，还与手机中的掌上短信平台、邮件系统相集成，从而确保时效性。

3.现有系统内容更加充实，系统性、实用性及知识储量更加多姿多彩。标准化包括管理标准、技术标准和工作标准三个子体系，涵盖了现有的所有业务活动和流程的要求，同时增加了标准化工作动态、标准化知识、体系工作计划、贯标动态、风险管理动态、知识管理动态、体系知识、法律法规等内容，为实际工作的开展提供了更加完善和全面的支撑，使得整个管理系统和信息系统内容更加丰富。

4.在现有的信息系统内，国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、企业标准、国际公约、国内法律法规、国外法律法规共同构成标准化知识系统的组成部分，使得标准更加便于查阅、检索，同时各部门可以根据所辖专业法规变化情况实时更新，能够查阅标准的废改立情况及各个不同时期的版本，这样更利于防控风险，增强了全员的法律意识。

5.标准化与信息系统相互促进，为业务工作的开展及目标任务的实现提供了强力支撑。公司的信息系统基于JavaEE环境建立，其最大的特点就是兼容性较好，可以根据用户需要进行扩展、调整，这样保证了各项业务流程的适用性，能够实现新增及变更活动及过程与管理工作实际相互促进和改进提升。

三、用标准化的原理与方法，推动信息资源的标准化

“统一、简化、协调、选优”是标准化的基本原理，因此在信息化建设过程中，公司也高度重视对信息资源的标准化，其主要核心目的是为了避免重复建设和信息孤岛的产生，确保信息资源的共享，避免基础数据的重复录入和无效录入。统一标准是信息资源互联、互通、互操作的重要基础，信息资源标准化则是支持信息资源开发利用的重要手段之一。因此，公司在推动信息化建设的过程之中，以ERP 项目为依托，规范了信息的分类编码、采集、交换传输标准，从而实现在综合利用环节能够资源共享。围绕信息资源开发利用的采集、处理、存储、交换、共享、服务和应用七个环节开展标准化工作，初步形成了公司信息资源标准体系。

四、标准化与信息化建设的相互促进实践

标准化是信息化的基础，因此信息化建设必须与标准化工作紧密结合。信息化是标准化体系得以高效运行的有力抓手和核心工具，因此，必须依托信息化开展标准化建设。

通过一段时间的努力，公司确定了信息系统软硬件运维管理的标准，形成了公司网络系统的日常维护技术要求，规范了信息设备的选型论证、购置、安装调试及验收、维护、使用及报废全过程的标准。从而形成了一整套的信息化管理标准，实现了全面覆盖信息化建设全过程的标准化、规范化管理，主要成效：

1.以标准促进信息化项目的规范运行取得明显成效。企业标准化规范了公司各项业务活动的过程及准则，信息化则是按照标准的要求，将已经固化的流程及要求通过信息化的手段进行展现变成应用系统，从根本上保证各项标准的严格执行。信息化能够保证标准化系统中的各项业务活动、流程固化在信息系统中，从而使得标准规定与业务操作、管理实际高度一致。在确保标准化与信息化一致方面，公司采取了一系列的保证措施，如：将标准化建设和ERP项目阶段性同步，从架构策划、流程固化、标准制定等各个环节同步，以标准为引领、信息化来实现这种方式，杜绝了“两张皮”的现象，实现了标准化与信息化的高度融合，相互促进，既落实了标准的要求，又实现了信息系统的可用、实用和适用。

2.公司在ERP项目启动时，公司通过会议统一部署确定要依据标准固化的业务流程为依据，构建信息系统。项目的目标是“战略导向、流程最优、标准精细、系统先进、管用实用”的建设目标，通过管理标准中流程的固化、技术标准中技术要求及参数的确定、工作标准中组织机构调整和责权利分配的优化固化，明確了标准化系统中的各子体系的功能和作用，建立项目实施方案，规定了时间节点及工作要求；同时，在信息化项目管理中建立了项目进度计划、实施方案及例会沟通报告制度，明确了ERP系统构建与标准化项目之间的沟通时间节点和沟通要求，实现了标准化与信息化双向的沟通机制，从而确保了项目在实施环节的无缝对接。

3.企业标准化的架构、制修订流程及日常维护流程都进行了信息化，实现了实时查阅、检索，减少了管理上的难度，大大提升了标准制修订的工作效率，大大减少了出差错的概率和滞后概率，为标准化体系的动态管理和应用推广奠定了坚实的基础。

五、总结

通过标准化和信息化建设大大提高了公司的管理水平和效率。通过标准化实现了各项业务活动、技术要求和责权利分配得到全面系统的固化；通过信息化使得标准化各项业务得以顺畅高效的运行，同时也促进了信息化工作的规范，信息资源的标准化使得资源全面共享。由于标准化与信息化的同步开展，使得公司数字化建设水平得到了全面、系统提升，形成了标准化与信息化的全面互动和互促，更好的支撑了公司战略任务，相当于修通了通往战略目标的“高速公路”。

参考文献：

[1]孟宪菊.企业标准化与ERP.中国标准化，2007年3月.

[2]朱军.以信息化促进标准化.中国标准化，2006.

[3]周丽惠.浅析ERP的标准化与个性化，2010.