工会档案管理中的问题及策略探析

刘畅

（辽宁省东港市总工会，辽宁 东港 118300）

[摘 要]工会档案是工会职工活动记录的重要资源，是工会运动发展的重要标志，是工会资产的重要组成部分，也是工会工作的重要组成部分。它不仅反映了工会为社会和谐发展提供了可靠信息，还为保障劳动者合法权益提供了信息服务平台。本文基于形势的发展，完善服务工会的发展，在分析工会档案管理存在问题的基础上，介绍了档案工作的重要性，提出了加强工会档案管理的对策。

[关键词]工会；档案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.116

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

1 工会档案管理概述

档案是指各种形式的媒体和重要的信息载体，如工会文件和历史资源等。

在20世纪80年代末，为了适应工作制度的需要和工会工作的要求，中国工会工作人员建立了档案专职工作，工会建立了自己的内部文件。但此时的文件系统很简单，工作的信息、文档和档案都是单向的或单一的查询。当前这个时代，突出表现的是“大众”服务理念。它要求传统的狭义档案在崭新的时代要拥有现代化的信息技术管理档案，档案工作者必须与时俱进，努力打破自我，只有突破传统思维，树立以人为本的档案管理理念，为所有员工服务，使员工了解工会工作，掌握相关权利的基本信息，从而促进管理的人性化。

2 新时期工会档案管理创新的必要性

档案是最原始的资料记载，其意义相当重要。一个国际法学家说：“一个国家档案馆可作为货币、债券、基金和其他重要的国家财产，因此，可以说，这是一个真正的国家存在的来源。”建立工会组织，加强队伍建设，开展行政审批模式，帮助被困的职工是工会的责任，是劳动发展程度的重要标志。

新时期工会工作有新要求，工会要不断提高服务水平和发展能力，更好地服务于广大职工群众。档案是工会工作的重要部分，相关人员需要制作出一套完整的制度，对档案管理工作进行进一步规范。面对工会工作的巨大变化，档案工作必须进一步提高工会工作的服务意识，把信息资源的开发和利用作为工会工作的重要部分，这将对档案工作的发展起到了积极的促进作用。

创新是人类活动中的普遍现象，档案管理也是一样的。在档案管理面临改革、现代信息技术条件下，档案工作者必须认真探讨和提出了新的要求，创新档案管理，转变档案工作观念。

现代管理理论认为人是所有管理活动中最重要、最活跃的因素。以人为本，提高自主创新能力，建立激励机制，为员工创造一个学习的机会，并激发其潜能，促使其在档案管理工作过程中，勇于创新，敢于创新，满足工会档案管理的创新要求，促进工会档案管理工作进一步发展。

3 工会档案管理工作中存在的问题

3.1 领导干部的管理意识不强

随着经济高速发展，工会领导人员精力集中在经济建设方面，认为工会就是简单的组织活动、发放福利等，不需要记录档案，对管理工作不重视，没有对管理工作开展实质性的研究和安排。工会领导干部对档案工作的重视程度，直接影响到工会工作的开展，不重视档案管理，使工会档案管理工作停滞不前，无法做到与时俱进，从而不能更好地服务于广大职工群众。

3.2 档案管理体制不健全

严格执行劳动纪律规定，确保规范化、推进程序化工作，严格作风是确保档案管理水平的重要指标。档案工作包括收集、识别、存储、统计等方面的工作，每个环节都应建立在档案管理制度的基础上，如系统人员岗位责任制、文件安全存储系统，以确保档案管理工作顺利进行。但一些工会没有建立档案的收集等重要管理制度，组织机构和人员因储存不当，损失、霉变，致使档案收集的数据不完整，文件的质量没有准确性和数量缺乏，档案管理往往不是专门化管理。调查发现，基层工会档案管理部门没有专业的组织，人事变动带来了许多随机的、盲目的档案管理现象。

3.3 档案管理诚信缺失

档案管理不规范，以上级工会联合审计档案为例，其包括两种类型的档案项目审计档案。在收集过程中，往往存在着损失，另外，一些轻视因素导致审计记录不完整，部分项目文件不完整，特别是缺乏单一的审计文件，审计报告验收、审批和审计单位整改报告较为严重，因此，档案管理的诚信严重制约了其规范化，但规范化的档案管理必须体现诚信。

3.4 资金投入力度不足

工会档案管理工作开展中，往往会存在资金不足的情况，受到经费和管理场所的限制，工会管理无独立的档案管理办公室，很多情况下，都是安排在办公场所，这不仅影响了企业的办公效率，还会影响檔案管理的质量。

3.5 工会档案管理方法原始

从技术角度的看，在档案管理中，传统的管理方法主要是基于手工分拣、编目，主要方法是抄、剪、贴、装订。但传统模式在这个计算机管理时代并不适用。在这个时代，电子信息的集中式智能技术，改变了手工管理模式，性能逐渐向智能存储和虚拟计算机数字文件转变。

此外，档案管理工作的结合也存在相当多问题。例如，内部档案管理知识的缺乏，对档案管理的重要性理解不够，在档案、零散、文档和信息管理方面，权力水平不高。为了适应新形势，工会必须更好的发挥档案作用，跟上社会发展的步伐。

4 提高工会档案管理水平的策略

4.1 加强工会档案管理配套设置建设

为档案工作顺利开展提供必要的配套设施，如特种档案室、独立办公室、配备档案柜、防盗等机械设施；爱岗敬业，监理电子档案馆等相关配套设施。

4.2 建立档案管理保障体系

档案系统根据工会的实际情况，以适应档案管理的需要，建立和维护有效的安全保障体系，对档案实行安全管理。档案室不应存放易燃材料，办公室应配备消防设备，材料应避光保存，并保持一定的温度。为档案工作建立相应的领导小组，强化责任分工，明确各级责任，促进档案事业可持续发展。

4.3 加快档案数字化管理

随着计算机技术的飞速发展、网络技术的飞速发展以及信息资源的增加，数据已成为经济社会发展的重要基础。大数据时代给档案管理带来了许多机遇，档案信息资源由封闭走向开放。档案工作者必须主动适应时代发展，实现创新。创新包括思想创新、管理创新、服务创新。档案工作必须适应这一趋势，发展创新工作，跟上档案资源社会共享的步伐，提升综合服务能力，真正体现和提升档案的使用价值。

在电子时代，在现代管理中，以计算机技术和信息技术为手段，对档案资料进行开发利用，实现数字档案馆、数字档案信息的管理。通过建立档案资源，对档案管理人员的水平进行提高。加强基础设施建设，提高工作人员的计算机应用水平，进行档案管理；建立和完善网络设施，为档案工作提供物质基础。工会档案数字化管理需要不断根据技术的进步，对各种先进的档案管理技术进行综合利用，加快档案数字化管理，使档案管理摆脱传统形式的困扰，对管理人员进行培训，对档案管理工作进行不断的改进，以获得进步。

4.4 完善基础设施

在工会档案管理工作中，相关人员需要增加对档案管理的投入，尽快完善基础设施建设，为工会档案管理提供必要的基础设置，增加资金力度，保证档案管理工作能够顺利开展。工会不仅要增加资金力度的投入，还要配置必要的管理设备，以促进工作顺利开展。

4.5 重视控制工会档案管理风险

工会由于其管理人员主要以兼职为主，在传统档案管理的基础上，大多数人不会注意可能发生的风险。工会档案是工会工作的直接记录和反映，在信息时代，应重视档案的风险控制。相关人员必须要加强安全意识，加强管理，严格执行风险控制，包括建立内部控制制度，在灾难性事故发生后，及时使用备份数据恢复数据，加强预防和管理。

5 结 语

随着工会事业的发展，工会档案的管理工作也在不断变化，只有不断提高管理水平才能更加有效的服務大众。工会档案也是工会的一部分财产，需要受到工会的特殊保护。在传统工会档案管理方法无法满足工会档案管理的情况下，就有必要发展信息化建设，这将会成为工会档案管理发展的关键问题。且工会档案管理信息化是提高工会档案服务职能的基础性工作，是工会工作发展的必然趋势。因此，作者希望本文的分析可以为工会档案管理的发展提供一些参考。

主要参考文献

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