大数据环境下档案数字化成果开放利用的管理难点和要点

邓立东

（广东鼎华科技有限公司，广东 佛山 528300）

[摘 要]近年来，信息技术的不断发展，给各行各业都带来了影响，档案管理也不例外。信息技术与档案管理事业的深入融合，有效提高了档案管理的成效，改变了传统档案管理“纸上谈兵”的现象，转变了档案管理模式，为现代化档案管理的发展做出了贡献。然而，在当前数字化档案管理的发展过程中，档案数字化成果的开放利用还存在一些管理上的难点和要点，基于此，本文对如何有效提高档案数字化管理成效进行了分析。

[关键词]档案；数字化；成果开放；管理难点；管理要点

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.106

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

0 引 言

大数据（big data），指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。大数据技术的战略意义不在于掌握庞大的数据信息，而在于对这些含有意义的数据进行专业化处理。换言之，如果把大数据比作一种产业，那么这种产业实现盈利的关键在于，提高对数据的“加工能力”，通过“加工”实现数据的“增值”。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向社会提供高效率的全面服务。

1 档案资料信息化开放与利用的难点

1.1 档案资料的安全性与保密性

在大数据时代，档案资料的安全性与保密性是档案资料信息化开发与利用的难点。在档案资料的拆封、扫描、采集等一系列流水过程中，都有可能成为档案资料外泄的渠道。此外，信息化档案信息在调阅电子档案等过程中，也容易受到木马、黑客的攻击，盗取档案资料信息。所以，在大数据时代，对于档案资料的开放与利用，相关人员一定要重视加强管理档案资料的安全与保密工作，严防档案资料外泄。

1.2 相关需求单位的信息化建设与能力保障

档案信息化的过程，是信息化建设与保障的过程。这需要每一个档案需求相关单位，切实做好档案信息化基础设施的建设与保障，推动档案信息系统向一致化、全面化的方向发展。比如，相关单位没有与档案管理系统一致性的系统，在申请档案资料的调阅过程中，便无法实时进行档案资料的传输、审批过程，最终还是回到了传统窗口申请的流程，这与档案信息数字化的发展是不相符的，所以如何与相关档案需求单位共同建设统一、协调的档案信息管理系统，已成为数字化档案开放与利用过程中的另一个难点。

1.3 基础档案数字化设施和设备的保障，档案数字化中的质量把控

作为档案管理部门，对外数字化的开发与利用，离不开基础的现代办公设施和与设备。比如，良好的档案资料扫描设备，可全面有效的对档案信息进行扫描工作，保障不出现任何档案资料扫描不全面等现象。当然，基础档案数字化设备不仅仅局限在硬件设施上，还需要相关的软件配套。所以说，档案资料的质量把控工作需要相关职能部门进行有效落实，不断强化档案资料数字化过程和开发利用过程中的成效性。

2 数字化档案管理开放与利用的重点

2.1 加强档案信息安全与保密管理

档案信息的安全与保密工作，是数字化档案开放与利用的难点，也是重点工作。相关档案管理部门，应切实重视档案资料安全、保密管理制度的落实和建设工作，加强档案人员的安全与保密思想教育，推动信息时代档案资料的保障性建设与发展。档案管理部门还可以定期或不定期组织各类培训、讲座等活动，从多层次、多领域、多方面的教育过程中，加强相关工作人员的思想意识，坚定档案信息安全与保密的思维，切实保障档案信息与保密工作稳定开展。

2.2 相关基础配套设施的建立与保障

为了切实推动档案资料信息化，加强数字化档案资料开发与利用效率，档案主管部门应重视对档案管理现代化设施与设备的投入，从硬件落实到软件配套，一应俱全，保障数字化档案开发与利用的成果。相关主管部门，应在每年的单位管理预算中给予相应的份额，保障档案管理部门现代化工作设施与器具的配置，保障档案管理的发展。

2.3 重视档案管理的巡查制度

档案工作的巡查工作，是保障数字化档案信息开发和利用的重要措施，也是检验数字化档案管理成效的过程。档案管理部门，应切实完善和落实档案巡查制度，规范数字化档案管理过程和模式。相关档案管理的主管部门，应把档案管理的巡查制度作为一项长效的管理机制进行建设，思想上不松懈、工作中不推脱，力求在档案管理的模式与过程中，都能得到有效的管控，全面强化和落实档案管理的巡查机制，促进档案安全管理与保密意识的培养与塑造。

2.4 后期系統与网络的长效管理

大数据时代，每个人的个人信息都成为了不法分子“发家致富”的途径。如今买卖个人信息成为了一个公开的秘密。所以，为了避免更多的档案信息外泄，档案管理部门应重视后期系统与网络安全的成效管理，定期或不定期组织相关技术人员对系统或网络进行巡检，确保档案系统的安全性，杜绝档案管理系统中存在漏洞或Bug。后期的网络维护，是一个长期的、复杂的过程，所以在后期系统和网络的维护中，档案主管部门也应建立规范性的制度与措施，从岗位职责和要求上确保后期系统与网络维护、检修、保障等一系列工作，能够在规范与制度的指导下开展。

2.5 档案数字化管理的制度建设与岗位职责落实

在档案数字化开发与利用的过程中，档案管理部门还应重视档案管理人员的岗位职能规范和岗位职责要求，做到有制度可依、有制度必依、违制度必究、处理问题必严的工作要求，推动数字化档案成果开发与利用的健康发展。此外，在制度建设与岗位规范的落实上，企业相关部门要重视制度与规范的长效完善，不能用落后的眼光是审视新的现状，要用辩证的发展观念，推动制度与规范的建设、创新、完善。

3 结 语

信息时代必须要重视和保护每一份档案资料的安全与保密工作，切实推动现代档案信息的健康、快速发展。随着大数据时代的快速深入与发展，档案资料信息化的研究与探索工作也将进一步深入开展。作为新时代的档案管理人员，一定要切实立足档案资料本身的重要性与严肃性，发挥自身的主观能动性，维护档案资料的一致性与权威性，为加快现代化档案建设与发展做出贡献。

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