文物档案信息化管理探究

刘琛

摘 要： 中国的历史文化渊源流长，从古至今，古人遗留下来的文化古迹数不胜数。加强现阶段的文物保护，也是保护和弘扬中华文化的一种重要方法。文物档案是文物保护工作的重要组成部分。实现文物档案的信息化管理，不仅可以大大提高整体的管理效率，便于人们的查找，同时也加大了整体的管理范圍，丰富了储存含量，推动了我国文物档案事业的发展。因此本篇文章主要分析了信息化管理给文化档案工作带来的主要影响。

关键词：文物档案 信息化管理 作用

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）05-0023-01

文物档案相当于是我国古文物的身份证和名片，通过查阅相关的文物档案，可以快速地了解对应文物的发展、流传、各方面特征等等情况。文物档案一方面为文物保护做出了一定的保护贡献，另一方面为文物保护工作奠定了基础。文物档案的发展，是增进人们对古文化认识和理解的重要渠道。实现信息化管理文物档案，也是现如今发展的必然趋势。

一、文物档案主要管理的内容分析

文物档案中记录的信息主要与文物的发展、形成、后期的一些影响等等。对于研究我国的历史文化具有关键性的意义。文物档案记载的内容比较丰富，并且其自身的价值较高，在管理的时候不同于一般的档案管理，必须选择专门的工作人员进行管理，并建立相适应的管理制度，确保文物档案的安全。以下就主要分析文物档案中需要管理的具体内容。

1.文物相关的历史资料

我国的历史文化源远流长，不同的名族、不同的时期，留存下来的文物种类多种多样，具有极高的历史研究价值。很多的文物由于极为稀有，因为在保存的时候也需要特别注意。其中也包括对文物来源、流传经过的原始记录和后期的一些采访记录，这些都储存在文物档案中。还有一些对古文物进行的发掘报告、采集记录、遗留的铭记等等，一些遗留下来的书法家的小传、一些特殊工艺的制作记录等等，对于后期具有一定的影响。在后期被人们发现之后，都尽可能的将其完整的保存了下来。

2.文物的鉴定资料

文物的判定有一定的资格标准。对于发现的古迹是不是文物，不是某个人说了算，而是需要通过国家相关的单位，使用先进的鉴定方法、鉴定一起对文化藏品进行检测之后做出的判定，检测之后的检测报告、分析报告判定其属于文物的范畴时，相关的专家需要对文物的作者、时间、以及真伪做出相应的鉴定记录，并将其保存在文物的档案中。在后期追根溯源进行进一步地探究时，也省略了很多的探究时间。

3.文物藏品保管的具体资料分析

文物藏品在进行保管的过程中，可能会有一些借阅、复制的行为，按照基本的流程进行是没有任何问题的，但是整个借阅记录、复制的行为是需要记录在文物档案中，注明一下具体的时间。对文物藏品采取保护措施时，如灭菌、除锈、消毒、防虫等过程中所使用的药物、方法、效果等情况的记录。有些时候发现文物自身存在一些缺陷，需要及时的采取一些修复措施的情况，需要将修复使用的时间、原料、工艺流程全部记录进去，作为后期参考的标准。

4.文物的特征记录

不同时期的不同种类的文物特征各不相同。为了更好地方便后期人们的研究，需要对不同的文物进行一些内容的标注。包括文物的时代、产地、色泽、质地、数量、完残情况、重量、尺寸、特征描述、用途等方面的文字记述，以及有关文物的拓片、照片、纹饰、器物绘图等方面的影像资料。

二、传统文物档案管理中存在的问题分析

我国的档案管理早期都是使用人工方式进行管理。人工方式不可避免的存在一些问题，也对文物档案的管理产生了一些影响。

1.文物档案管理工作量大、程序多

正如本文第一小节介绍的内容，文物档案中包含的内容比较多，在进行文物档案管理的时候，必须将每种文物档案的各类相关资料分类清楚，并且做到有序排列，同时还要保证方便后期人们的查阅。这一要求对人工操作的档案管理提出了一定的需求。例如在建立文物总登记簿时，要求经手人员字迹工整、清晰，比如有订正时，用墨水笔划双线，由经办人员在订正处盖章等程序。这种类似的细节处理在文物档案的管理中非常多，因而对管理人员的工作要求比较严格。但是文物档案的管理涉及到多个不同的环节，因而可能会有不同的人员进行负责，在每个不同人员之间的交接，很容易出现问题，导致某个环节的档案内容出现疏漏，影响到了档案的完整性。而且文物档案经多人填写，其不同的字迹、书写习惯和填写详略不一，也会对文物的研究带来很多不便。

2.文物档案管理疏漏，文物数量与种类庞大

文物经常会出现提取出库的情况。按照正常的流程，有些文物档案需要提取出来给某个单位研究时，该档案空出来的位置不应以其他文物填补，而应保留其空位，待文物回库时归回原位，否则就难以保证文物的秩序，造成排架错乱，以至丢失时也不容易及时发现。人们会定期对文物的排放进行检查，如果按照某种文物对应一个管理空位，一旦出现空位，管理人员应该第一时间去了解该文物档案的去向。随着对文物研究的不断深入，探究出来的文物种类也会越来越多，需要管理的档案内容太也会逐步增加。必须制定合理的管理方法，才能进一步提高文物档案的管理效率。减少管理中出现文物档案丢失的情况。

三、文物档案信息化管理的应用分析

二十一世纪是信息化的时代，人们的生活与计算机早已有着千丝万缕的联系。面对日益丰富的文物档案资料，必须实现信息化的管理方法，逐步提高整体的管理水平。

1.建立相对应的文物档案管理的数据库

数据库中蕴含的信息丰富多彩。人们可以在数据库中通过检索相应的关键词，快速的获取需要的信息。数据库可以加快人们查阅信息的速度，也为人们的信息查找提供了便利。档案工作者按照文物档案的类别将其录入到计算机中，再将生成的新档案添加到数据库中，整理工作便基本完成，与传统的文物档案整理相比，计算机数据库的应用使整理工作变得非常简单。当然，在利用数据库检索资料之前，必须建立与文物档案相适应的数据库。数据库建立主要需要考虑两个方面的问题。①文物档案的整理分类。对需要保存的文物档案进行一个整体分类。对于分类的标准的确定，需要咨询相关的专家，按照既定的学科规律，从而确定分类的标准。②档案资料的录入。在明确档案的分类标准之后，准确录入档案的相关信息对于档案的保存和查找非常重要。录入资料时根据档案的内容选择对应的录入方式，包括声音、图片、视频等等可以借助专门的设备进行录入。确保录入数据的完整性。

2.建立档案资料对应的检索系统

数据库的建立是为后期的检索进行服务的。对文物档案进行检索和查询时，通常会输入一些关键词，例如文物名称、出土时间、年代、特征等词语，此时系统中会对应出现和关键词相关的文物档案。文物档案资料的检索系统可以快速的查询相关的文物信息，为文物档案的查阅者提供了巨大的便利。在计算机中看到的档案资料基本都是扫描之后的信息，但前提是扫描之后的信息和原文物档案的信息完全一致。早期纸质 的文物档案，由于时间的影响，容易导致纸质档案的受潮、破损，甚至出现被腐蚀的情况。使用计算机扫描之后的信息作为文物保存的载体，大大降低了因为外在因素导致文物消失的风险。

3.实现文物档案资料的信息共享

信息化的时代信息都是共享的，每个人都可以分享到最新的消息。早期由于传统文物档案保存的限制，对文物的查阅、借阅的要求都比较高，而且整体的流程比较复杂。因而文物档案信息的传播比较慢，很多人对文物档案的记载内容并不了解，甚至不曾听说。信息化的管理要突破这一局限。首先，相关部门应当建立并完善文物档案网络查询功能，以档案开放的明文规定为依据，并以现有的档案信息资源库为基础，构建起一个完善的档案信息发布平台，定期对特定人群以及社会公众开放，借此来实现文物档信息资源共享，最大程度地實现文物档案的家长。与此同时，为了更好地推进信息化时代的档案管理工作的开展，还应当对文物档案管理部门的职能进行强化，并加大后续监督管理力度，推进文物档案管理工作的科学化、规范化、制度化，以更好地面貌服务于广大民众。

结语

综上所述，文物档案管理工作的信息化大大提高了文物档案的查询效率，方便了人们的查阅，丰富了保存的档案种类，同时也提高了档案保存的完整性，适应了信息化时代档案管理的基本需求，进一步推动了我国文物档案的管理。

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