构建档案信息管理系统 提高信息管理质量

毛惠

【摘要】高校档案系统包含着人才培养档案、科学研究档案、社会服务档案、校园文化档案四大部分，这些档案的馆藏量大，在管理的过程中，难免出现问题。为了解决这些问题，需要构建完善的档案信息管理系统，提高信息管理的质量，保证高校档案管理工作的正常运行。

【关键词】档案信息管理；构成；现状；新型系统

进入21世纪后，世界正式走向信息化和数字化。随着云技术的不断发展，其在各行各业的应用越来越广泛。那么在这个时代背景下，档案信息的管理也需要进行相应的优化提高，认真分析云时代下高校档案管理风险，提高档案信息质量安全管理。云时代下，在对档案信息安全管理质量进行提高的同时，也要对档案信息管理系统进行创新，以能够满足当今时代对档案信息管理系统的需求，从根本上对高校档案信息管理质量进行提高，其中新型高校档案信息管理系统的构建，可以从以下几方面着手：

一、完善档案管理体系

针对高校档案管理体系的缺陷，需要从增强档案管理意识、優化档案管理制度、加强档案人员素质三方面完善高校档案管理体系。

在档案的信息化管理中，管理人员要树立“服务至上、以人文本”的意识和观念。同时可以定期开展档案知识学习活动，让工作人员认识到档案管理的重要性；也可以定期参观在档案管理方面成绩较好、技术较为先进的高校，提高工作人员的积极性；同时还要定期对工作人员进行职业培训，增强他们的职业素质和职业道德，提高他们的责任心。

档案管理制度是整个档案信息化管理的重要纲领，在优化档案制度管理的过程中，高校要结合自身的发展特点，制定合理有效的管理制度。比如设置一些考核制度，对业绩优秀的员工进行奖励；设置某些标准，规范员工的管理工作。另外在制定好制度之后，档案管理部门的各级领导应该带头遵守这些制度和章程，工作人员要认真执行制度，提高管理的水平和质量。

人员的素质是构建新型高校档案管理信息系统的重要条件。高校档案部门可以通过两种方式提高档案管理人员的素质。一种是直接招聘专业的档案信息管理人员，另一种是选取业绩较为优秀、素质相对较高的人员，对其进行专业的培训，提高他们的专业水平和素质，通过这两种方式，都能够增强高校档案管理部门的后备人员素质。

二、丰富档案资源

为了弥补高校档案资源信息量小的缺陷，需要采取一定的措施丰富高校的档案资源。比如，增加高校老师的招聘，尽量达到3个老师共同辅导一个学生的要求，专职老师负责学生的学习，辅导员负责学生的生活，而第三个老师负责学生的心理思想等，保证学生信息的完整性。

另外，也可以在各个院校中专门设置心理咨询室、职业生涯规划指导中心，通过记录心理咨询室的数据可以在一定程度上了解学生的心理思想状况，而通过职业生涯规划中心的指导，可以了解学生对于未来的憧憬、对于自身发展的看法。

三、数字化保存档案

在数字化出版发展的情况下，单纯的纸质档案保存方式已经过于单调和落后。所以需要增强档案的数字化保存。比如高校档案馆藏中存在着大量的早期档案，这些档案破损和丢失现象较为严重，而其修复和补救工作又较为困难。那么就可以采用数字化方式，将这些档案编辑成电子书进行保存，这样既能够提高档案保存的质量，也能够提高档案保存的时间。同时对于一些面积较大的建筑图纸，可以采用缩微机将它制作成微型胶卷进行保存。

四、提高档案的信息化管理

提高档案信息化管理重点要做到两点，一是使用信息化的系统和技术；二是保证信息的安全性。

在使用信息化技术对高校档案进行管理的过程中，要使用一定的多媒体和网络技术。可以配置两台服务器，之后将它们组装成双击后备系统，之后采用Client/Server结构和TCP/IP技术、通信协议技术、Oracle 大型数据库管理系统、Un5X操作系统、300GB容量 的HP磁光盘库、MPEGZ压缩系统、专业的录像播放编辑机等技术，完成上机检索的过程。

在建立信息化档案管理系统后，还要设置一定的加密技术、安全通信技术、验证用户信息、限制访问等提高档案信息的安全性。当出现非法访问、恶意攻击、病毒感染等安全隐患时，可以使用密码技术对这些进行限制和制止，保护数据安全。

当然，构建高校档案信息管理系统的方式还有很多，通过信息管理系统，能够显著提高信息管理的质量，维护隐秘和私人信息的安全，提高档案管理的技术，保证高校档案管理工作的正常有序运行。

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