新时期档案管理工作创新的思考

王鲁生

【摘要】由于制度不完善，管理人员素质偏低，新时期，妇幼保健档案管理仍然面临问题与不足，主要表现为原稿管理被忽视、归档管理不被重视、档案安全管理不足。为弥补这些缺陷与不足，应该采取创新策略和有效措施：加强原稿管理、完善规章制度、重视安全管理，并注重管理培训，提高妇幼保健档案管理人员素质。

【关键词】新时期；妇幼保健档案管理；创新；规章制度；安全管理

新时期，随着计算机和信息技术的发展与进步，妇幼保健档案数字化出现并得到越来越广泛的应用。通过数字化档案应用，不仅可以方便档案资料查阅和检索，还能减少档案占用面积，方便携带，更好满足使用者需要。同时，为促进其作用有效发挥，应该加强管理工作，促进档案管理水平的提高。但目前妇幼保健档案管理工作中，一些人员素质偏低，制度不健全，导致管理仍然存在不足，应该采取优化和创新策略。

一、新时期档案管理工作的问题

新形势下，虽然数字化档案的应用越来越广泛，其作用也愈加明显。但由于管理制度不完善，一些管理人员素质偏低，妇幼保健档案管理仍然面临以下问题。

（一）妇幼保健档案的原稿管理被忽视。为方便打印，人们习惯应用计算机起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽视文件管理。多数人不注重加强电子文件管理工作，或者未能将其保留下来，文件被清除或被新的文件夹覆盖。一些人员忽视保护文件夹，对文件任意进行增减、删除或篡改操作，导致原始的电子文件面目全非。

（二）妇幼保健档案的歸档管理不被重视。传统纸质档案都是在文件形成后，由管理人员分类和编号，然后交由管理部门和工作人员管理。纸质档案使用时间长，工作人员经验丰富，总结出行之有效的工作流程、方法和原则，相关制度较成熟，有利于提升妇幼保健档案管理水平。而数字化档案写在磁盘上，方便修改，制作和修改完成后存储于磁盘中，并保留在信息数据库，方便档案信息资源共享。但由于数字化档案生成环境特殊，从制作到归档，不能按照纸质档案方式进行，妇幼保健档案归档管理也容易被忽视，制约管理水平的提升。

（三）妇幼保健档案的安全管理不足。数字化档案如果被盗取，其受损坏程度往往比较严重，甚至导致妇幼保健档案数据资料难以恢复。一些单位忽视建立完善的管理制度措施，安全管理不被重视，安全防护技术手段不足，未能综合应用防火墙技术、密钥技术等，安全管理制度措施没有严格执行。

二、新时期档案管理工作的创新对策

为弥补妇幼保健档案管理的不足，根据新时期和新形势，以提高管理水平为目的，笔者认为应该从以下方面入手，采取优化和创新策略。

（一）加强妇幼保健档案的原稿管理。数字化档案制作或打印之后，不能任意删除或修改，而应该加强原稿管理，做好存储和备份工作。同时注重文件收集，与纸质档案完全不同的是，数字化文件收集方式、范围和要求也不同。草稿文件一般不具备正式的文件功能，可以不保留。对具有辅助作用的文件、正式的文件应该做好搜集工作，进行整理和归档。并与纸质档案建立对应关系，方便查阅和使用。还可以将其制作成纸质拷贝件或微缩品，避免档案丢失。

（二）完善规章制度，加强妇幼保健档案的归档管理。完善妇幼保健档案管理规章制度，推动管理工作制度化和规范化。明确相关人员职责和权限，让他们有效适应档案管理需要，严格落实制度措施。重视档案综合利用，加强管理，使管理和利用工作更为有效地开展下去。妇幼保健档案归档过程中，可采用硬盘存储或外部载体保存，避免受到不必要的损失。

（三）重视妇幼保健档案的安全管理。重视软件维护，确保妇幼保健档案安全有效运营。完善安全管理措施，预防安全隐患发生，明确管理人员职责和权限，让他们有效开展安全管理工作。加强软件和系统更新维护，确保妇幼保健档案存储设备安全。落实专机专用制度，保证档案存储设备处于良好性能和运营状态。注重妇幼保健档案备份，避免出现安全隐患。加强网络防火墙建设，重视安全密钥的使用，合理设置密码，防止受到攻击和破坏。做好备份工作，综合应用加密技术、访问控制技术、数字签名、信息备份与恢复等措施，实现对妇幼保健档案的有效管理，确保其安全可靠。

（四）提高妇幼保健档案管理人员的素质。建立完善的管理制度，明确管理的目的、流程和方法。落实管理责任制，让每个管理人员有效开展管理工作。这样既能预防安全隐患，还能推动档案管理规范化和制度化，保障档案管理效率提升。引进基础扎实、责任心强、信息技术应用水平高的管理人员，实现对妇幼保健档案的有效管理。完善管理培训制度，学习理论和前沿知识，促进妇幼保健档案管理效率提升。管理人员要加强学习，掌握档案管理制度和规范要求，提高计算机业务水平，有效利用其开展妇幼保健档案管理工作。积极参与档案管理业务培训，丰富理论知识，增强动手操作能力，提升妇幼保健档案管理水平。

（五）优化妇幼保健档案管理服务方式。综合利用多媒体技术、光盘制作技术、信息技术，为用户提供个性化服务，促进妇幼保健档案资源共享。为用户提供在线咨询服务，完善妇幼保健档案咨询平台，严格各项操作，优化管理服务方式。

三、结束语

为促进档案管理水平的提高，应该认识存在的不足，结合妇幼保健档案管理需要，综合采取创新策略。从而促进妇幼保健档案管理水平的提高，使其更好地发挥作用。

【参考文献】

[1]李巍.网络环境下档案管理工作的创新与安全防护[J].吉林农业科技学院学报， 2013（3）： 36-41.

[2]陈航.高校电子档案管理的优化策略分析[J].求知导刊，2016（4）：72.

[3]文一博.新形势下加强电子档案管理的策略[J].黑龙江档案，2015（1）：99.

[4]苏全玉.高校档案信息数字化与档案管理网络化平台的建设应用[J].潍坊学院学报， 2015（5）：112-113.