浅谈文书档案的收集、整理和利用

许明程

【摘要】社会经济的发展以及科技的进步让企业与其他组织在经营和管理上发生了很大的变化，但无论经济建设取得的成就再大有一点是不会变的，那就是文书档案的管理始终是穿插于各个环节的基础，从实际管理工作来看，文书档案管理涉及到的范围非常广泛，而现代科技也让文书档案的管理迎来了新的发展机遇，现代信息化管理是目前主要的发展方向，对我国文书档案管理水准的提升有着非同寻常的意义。

【关键词】文书档案；收集；整理和利用

文书档案管理工作的重要性决定了其必须要与时俱进，而且网络技术的不断突破对于管理工作起到非常显著的影响，只有综合各方面的优势、合理利用先进的科技才能满足目前社会发展对文书档案管理的需求，同时提升管理水准，在社会建设的过程中文书档案管理是不可缺少的一项环节，也是保障社会生产与发展的基础，本文将对此展开详细的分析。

一、文书档案管理的重要性

单位稳步发展的一大要素就是文书档案的管理，首先就是工作效率与工作质量，要依靠文件档案才能有所保障，文书档案可以为单位的科学发展以及管理模式提供基础依据，并记录着单位的发展历程，同时让管理者随时掌握着单位的发展资料，为下一步的决策提供参照，准确判断出单位的发展现状，因此对于一些单位在市场上的竞争力有着至关重要的影响，整体来说文件档案就是将单位的各部分运转联系在一起的桥梁，也是管理者的重要参考资料。

二、文书档案在管理中的问题

（一）管理方式不规范。很多单位尤其是规模较小的一些组织，例如一些中小型企业，其决策者在文书档案方面没有任何概念，因此在单位的制度中对于文书档案方面的规定并不科学，缺少相关的详细规定，例如文书档案管理中的责任制度以及奖惩制度，甚至这类单位大多数连这方面的规定都没有，导致各类文件混乱，号码编制不正确，对单位的经营产生了非常不利的影响，同时也严重影响着单位管理者的决策，文书档案的整理、收集等步骤直接被忽略。使得在获取资料时往往要浪费大量的时间和精力。

（二）人员素质不够高。就目前的文书档案管理来说，要求管理人员要具备一定的计算机基础，对于文书档案的管理方面也要有一定的专业水准，而有些单位在管理工作人员的任用上并没有明确的标准，这也是上文中所说的单位的管理者对此重视程度不够的现状，而人员的工作水准影响着工作的效率和效果，这就是目前一些单位遭遇的问题。尤其是如今互联网技术的迅猛发展，让文书档案管理变得相对便利，但对于人员的专业性却要求更高。职业素质是决定工作效果的直接因素。

（三）管理效率比较低。互联网技术的发展使得社会生产以及市场扩展的速度快速提升，但是文书档案的管理目前普遍没有利用时代的优势，在文书档案的管理中依旧使用手工检索的方式，对于目前计算机技术的潜力并没有发掘完全，文书档案管理的工作效率远远满足不了社会发展的需要。

三、完善文书档案现代化收集、整理和利用制度

（一）健全文件收集整理制度。档案的收集是整个文书档案管理的前提，也是单位运转的基础条件。以各单位运转中各个环节的实际情况制定符合本单位的档案收集制度，形成完善的收集体系。完善系统的档案收集工作是档案整理、鉴定、保管、编研等工作的基础。

（二）构建现代化管理制度。信息技术是目前时代的一大特征，也是文书档案管理工作改进的一项重点，要想提高管理效率，从而使得文书档案管理能够更好地满足单位的发展需求，就要将以往已经落后无用的制度进行废除，加入新的技术理念以及管理技巧，調整管理结构以及管理方法，使得管理工作符合如今网络时代的特征，更加高效灵活，文书档案的编修将直接决定着利用，因此在编修这一环节要有更加详细的规定。加强档案的审核工作。

（三）提升管理人员素质。专业性的管理人才是目前正需要的，尤其是在网络技术的应用方面，因此调整人员招聘的体制，以素质和技能为选拔核心。结合档案管理工作的实际需求，建立有针对性的培训机制，对人员的档案专业技能以及信息技术的应用进行培养，同时加强对网络技术人员的培养，使文书档案的管理更好地融合互联网的优势与特色，在人员的培训中建立相应的奖惩机制，从而提升人员在技能上的水准。

四、结语

总而言之，文书档案作为各类单位以及组织管理运转中不可缺少的一个环节，只有不断顺应时代发展，结合先进技术，充分利用网络时代的便利，才能让文书档案的管理工作更加科学规范，才能保障单位内各类重要文件的完整和齐全，才能更好地为社会生产与发展提供良好的基础，为单位各部门的管理工作提供更好的服务，现代化的管理才能满足不断前进的经济建设，同时提高我国在文书档案管理方面的综合水准。

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