英语通知的写作策略

摘 要：本文探讨英语通知写作中出现的问题及解决的途径，旨在培养学生掌握英语通知的写作特色， 提高英语通知的写作能力。

关键词：英语通知；写作；策略

1 英语通知的写作意义

在经济高速发达的时代， 英语通知已经渗透到生活的各个层面，对于信息的传递起着非常重要的作用。通知是上级组织对下级组织， 平行组织之间，单位对成员，学校对学生等部属工作，传达事情或召开会议所使用的一种应用文体。它具有鲜明特点包括权威性，时间性，适用范围广泛性，功能的多重性，使用的高频率性，指示性和规定性，发布形式的灵活性。英语通知在日常生活和工作中的作用是不可忽视的。因此， 研究英语书面通知的写作是必要的，也是重要的。探讨这一语言现象，分析其写作语言特点，可以促进人们更好地运用英语通知进行交流沟通同时促进英语通知语言的健康发展。

2 英语通知写作中常出现的问题

2.1 一般过去时多

一般过去时表示过去某个时间里发生的动作或状态。一般过去时从过去时间的角度补充并完整了语言的概念、意义和功能。英语通知主要是对将来事宜的告知。在写作时多用将来时表达即将发生的事情。在英语通知的写作中，少用一般过去时。

2.2 复杂句

复杂句结构严谨周密，逻辑性强，修饰细致，表达复杂的思想感情，传递复杂信息。英语通知为了表达通知的具体内容，包括时间、地点、人物、活动等，经常使用相对容易简洁，易于理解的句子，而不用较复杂的句子表达内容。

2.3 很少用替代词

替代是用替代词取代上下文出现的词语。替代像省略一样可以避免重复，因为替代词与被替代词之间存在着联系，所以替代词也可以起连接上下文的作用。英語通知在写作时运用词汇重复不用替代词来引起对方的重视，希望听者更好地记住。强化通知内容，使通知接受者过目不忘。

3 解决途径

3.1 书写层面

1.连字号

在英语通知中，时间和电话号码是出现率比较高的词，连字号的主要的用途是把两个时间连接起来和分割数字。

Please attend the meeting from 8：30～11：30.If you have any difficulty in thses matters. Call me at 620-436-5682

连字号连接了活动时间的起止范围是”从早上8点半到中午11点半“。电话号码被两个连字号隔开。为了观看读取方便，一长串电话号码被分为几个部分，中间用连字号隔开。一般分成区号，本地号，分机号几个部分。这样，在通知的文本中读者一目了然。

2.叹号

在英语通知中，感叹号写作时使用较多的，显示出写作人热情饱满，阳光向上的一面。

Thank you for your invitation ！

There will be a big dinner in the hall ！

第一句表达感谢充满诚意。第二句让人们兴高采烈充满期待。感叹号的使用使得接受方对未来充满期冀和兴趣。

3.大写

大写是英文文本中常见的语言特征。在英语通知里，部分语句首字母大写。Fatherand Mother ages 30-45. 每个单词首字母大写强调了参加人及其年龄段的重要性，引起足够的重视。单词全部大写在通知里也是常见的。MEET YOU ON THE AIRPORT！ 所有单词大写表明通知发出者的期待和盼望，清晰醒目，吸引阅读者的眼球，过目不忘。

4.斜体和粗体加黑下划线

斜体字在英语通知里也是常见的Meeting to attend. 它可以起到强调语意的作用，给人以耀眼活泼之感。COME TO LOS ANGELES .主题信息鲜明，内容突出，对于传递重点信息起到关键作用。

5.字体、字号、颜色

在英语通知中，字体的变化多种多样，有时为“Arial”， 有时为”Chiller”， 有时为“Rockwell”.通过字体的多变，通知阅读者容易抓住重点，有的放矢，接受重中之重的信息。字号的变化也是丰富多彩。颜色也是重要的书写特征，五颜六色，勾引起人们融入氛围的美好愿望。

6. 图片

在英语通知中，图片的使用使得通知内容更加生动有趣，栩栩如生。人们有着强烈的愿望参与其中，跃跃欲试。通知中带有图片给人以赏心悦目之感，图片明亮耀眼，光辉灿烂，给读者耳目一新的感觉。

3.2 词汇层面

1.数词

在英语通知中，数词出现频率很高，主要体现在时间上。时间因素也是英语通知重要的一分子，人们通过时间掌握了解具体的活动阶段，以便更好安排协调工作的日程表，更有效率地完成工作。

2. 专有名词

英语通知涉猎的内容较为广泛，专有名词出现的频率较高。专有名词是特定的人、地方或机构的名称，专有名词必须大写。读者一看到专有名词，立刻领悟其中的内容，迅速做出反应，方便了事务的安排。

3.3 句法层面

1.祈使句

用于表达命令、请求、劝告、警告、禁止等的句子叫做祈使句。Take the food with you .`

在英语通知里，祈使句大多是以请求、命令、劝告的口吻发出的公告，它是英语通知显著的句法特点，拉近了通知双方的距离，利于通知内容的传递。

2.省略句

省略是为了避免重复、突出新信息、并使上下文紧密连接的一种语法手段。Hope to hear from you. 在注重信息与实效的时代，时间极为宝贵，精力有限，在英语通知里，省略句较多，简单明了，逻辑上条理清晰。

3.一般将来时/一般现在时

在英语通知里，发生的事情多为将来事宜的告知，让人们提前做好准备，对未来的活动或事情有所安排，一般将来时或一般现在时较多。There will be rain next weeek. The train starts at 9 a.m. 读者对未来一周的天气提前有了预防，火车的时刻点都是每天的上午9点发车。在英语通知的写作里，一般将来时或一般现在时较多。

3.4 语篇层面

1.连接词

英语连接词在篇章中起到相互连接语段之间的关系作用， 扮演着承上启下角色和表明段落间的语意关系。And， but， because， so，or， when 這些连接词频繁使用，上下衔接整个语篇。

2.词汇重复

词汇重复即通过简单的单词重复来建立语篇的衔接关系，以此达到连贯语篇的功能。词汇重复有助于加强语篇的语义设计，形成语篇框架，是语篇衔接的一种重要手段。We will have class meeting at 3p.m. The class meeting will discuss the sports activities. The class meeting 重复两次，表明了通知方对时间和地点的重视，希望读者更好地牢记。

4 结语

英语通知是实用性较强的应用文。它要求言简意赅、条理清晰、措辞得当。它的应用范围很广，使用频率较高。它可涉及到社会生活的各个方面包括公司、学校、政府机构、社会组织等。正确掌握英语通知的写作策略，可以帮助人们在工作和生活中自如灵活应用，更好地服务于社会。

参考文献

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4.许晋，2006，手机短信语篇衔接机制分析[J]，《汉字文化》（4）：50-53。

作者简介

刘宏杰（1966-），女，吉林，硕士学位，汉族，北京信息职业技术学院，副教授，英语语言学。