新形势下人力资源和社会保障局的档案管理工作探讨

玄淑云

摘要：劳动保障档案管理是当前人力资源和社会保障局的重要工作内容之一，虽然劳动保障档案管理具有十分突出的意义，但在现实中却面临着种种的管理问题。文章首先分析了人力资源和社会保障局档案管理的重要性；其次，对新形势下人力资源和社会保障局档案管理的各种问题进行了梳理；最后详细探讨了优化人力资源和社会保障局档案工作的各种策略。

关键词：新形势；人力资源；社会保障；档案管理

一、人力资源和社会保障局档案管理的重要性分析

《中华人民共和国档案法》颁布以来，我国档案管理工作走上了法制化管理的道路。由此，我国的档案管理事业得到了全面的发展，各类档案的收集管理工作也得到了广泛的推广，逐渐形成了一个庞大的管理系统。劳动保障档案管理工作有两个方面的积极意义，从宏观上来说，档案管理工作作为我国治理工作的基础性工程，为国家各种事业的开展提供了良好的人力资源保障。其不仅与民生发展息息相关，还对社会的和谐稳定有着极大的影响；而从微观上来说，档案管理工作有助于记录公民的成长历程，对员工晋升、学生就业，以及保障相关人员的合法权益，都起到了十分积极的作用。

当前形势下，随着国家经济的不断发展，国家的人事管理制度也在发生很大变化，这些都对档案管理工作提出了更高的要求。另一方面，当前的档案呈现种类多样化、设备现代化等一系列的新特点，这些也使得社会对档案管理人员的专业化水平要求越来越高。为了适应新形势下的档案管理工作的发展，必须正视当前档案管理过程中的一系列问题，并通过积极的手段加以解决。

二、新形势下人力资源和社会保障局档案管理的各种问题分析

（一）对劳动保障档案管理重视不足

由于我国人口众多，且档案建设较为完善。因此导致了我国档案管理的复杂性，数量多、结构复杂的特性，致使我国的劳动保障档案的管理工作十分繁琐，在实际的管理过程中，很多档案管理工作缺乏良好的硬件条件支持，部分地区的档案管理还由于人力投入的不足或对档案管理缺乏重视，造成档案保存失误或档案丢失的状况。

（二）缺乏良好的劳动保障档案管理机制

社会劳动保障档案的管理，往往会涉及到多个领域，目前不少地区的档案管理，是将这些档案进行归类，并交由不同的部门进行管理和保存。虽然这种方式提高了档案管理的专业性，但是由于不同部门之间缺乏沟通与协作，也容易造成各部门档案管理工作缺乏整体性调度。此外，这种档案管理方式，容易将个人的不同档案进行分别管理，当个人要求进行档案调用时，不仅增加了档案管理人员的工作量，也造成了社会保障管理方面的一些问题。

（三）劳动保障档案的管理方式滞后

我国劳动保障档案管理，从一开始，就一直沿用传统的档案管理方式，并通过“卷”“件”的方式进行整理，这样的整理方式在初期有较大的应用优势。但到了档案数量急剧膨胀的现在，就容易出现工作量巨大而造成的管理失误。此外，若档案管理工作由多人经手，还会出现保存工作不够明确的情况，对后续的管理和使用造成严重应该影响，增加了后续管理工作的负担。

三、优化人力资源和社会保障局档案工作的策略探讨

（一）积极转变档案管理观念，强化档案管理的各方建设

人力资源和社会保障局要做好相应的档案管理工作，首先就要积极的转变观念，并从思想上认识到档案管理工作的重要性，从而正确的看待工作中的问题；其次，做好档案管理工作，还要进行积极的宣传，并在政府部门的支持下，投入更多的财力物力，强化档案管理部门的建设工作；再次，人力资源和社会保障局要建立健全完善的综合档案管理部门，在保证档案正常收集工作的同时，做好后期的完善工作，使档案的完整性得到保障。综合档案管理部门，还能有效协调好各个参与档案管理工作的组織机构，并通过系统化和规范化的档案管理，促进档案管理工作的更加高效的运行。

（二）强化组织单位的人员及资源配备

劳动保障档案管理是一项复杂且繁琐的工作，因此需要很多的专门性人才进行相关的处理。针对这一问题，档案管理部门应该积极强化管理人员的配备工作，使人员的构成能够有效满足日常的档案管理工作。同时，还要对相关人员进行详细的权责分工，使得每个人的权责落实到位，既要避免因人手不足导致的工作不畅问题，又要避免因为盲目扩编而造成的人浮于事现象。除此之外，在强化档案管理工作的过程中。人力资源和社会保障局还要严格按照管理工作的实际需求，进行档案室的建设工作，同时，在建设档案室的过程中，还要优化设备和管理用具的配置工作，从而保障档案室中各种设备资源的完善，为促进档案管理工作的有序进行提供基础性条件。

（三）强化档案管理人员的培训工作

随着社会经济的不断发展，原来的传统档案管理工作已经越来越不能适应社会发展的需求了。目前，很多档案管理机构普遍存在管理人员年龄偏大，知识陈旧，对先进管理技术不熟悉等一系列问题。这些问题也严重阻碍了档案管理工作的可持续发展。因此，各人力资源和社会保障局要积极组织相关人员进行档案管理的培训工作，让他们学习新的档案管理法规的同时，也更新其管理理念。同时，还要强调档案管理人员的技术培训，培养其专业知识，从而让档案管理人员运用更新更便捷的手段，做好档案管理中的各项琐碎工作。此外，人力资源和社会保障局还要强化理论与实践的结合，让管理人员在学习新技术的同时将其运用到实际工作中来，使得其工作效率得到不断提升。除了开展培训工作以外，还可以适当的引进一些专业人才，从而提升整个档案管理队伍的管理水平，带动档案管理技术的共同发展。

（四）健全良好的档案管理运行机制

人力资源和社会保障局的档案管理工作涉及多个领域，与个人的养老、医疗、生育、事业等保险息息相关。在档案管理中，要做好这些工作，首先必须建立良好的管理机制，并通过规范的管理制度、科学的约束机制，确保档案管理工作的有序进行。同时，还应积极完善相应的激励机制，从而发挥出档案管理人员的主观能动性，为优化档案管理工作提供强大的人力基础。

（五）强化档案管理工作中的信息化管理

档案管理信息化是档案管理工作发展的必然趋势，为了顺应这一发展趋势的要求，各人力资源和社会保障局要积极落实信息化档案管理工作。在日常的档案管理工作中，要积极使用电子档案管理方式，提升档案管理的效率。电子档案管理还避免了传统纸质档案管理成本、易磨损、不利于长久保存等问题。通过电子档案管理的运用，也能使得档案管理工作更加科学化和现代化，极大地减轻了档案管理人员的工作负担，为档案管理现代化的发展奠定了良好的基础。

此外，在档案管理的过程中引入信息技术，还能有效促进档案管理的标准化进程，并通过各部门在同一信息平台上的办公操作，加强各部门之间的密切配合，使得整个人力资源和社会保障局的档案管理工作更加协调顺畅。新形势下，档案管理的信息化，还能有效地促进档案信息共享，各养老保险单位、医疗单位等都能通过这种信息共享，调用相关的资源，有利于社会保险工作的深入开展与进一步普及。需要注意的是网络是一把双刃剑，在带来便利的同时，还会存在一定的安全隐患，因此，在强化档案管理信息化工作的过程中，各人力资源和社会保障局还要做好相应的档案保护工作，避免此类档案被用于非法情况，造成相关人员的利益损害。

四、结语

我国的劳动保障档案管理具有十分重要的作用，但是，当前的劳动保障档案管理还存在诸如重视不足、管理机制缺乏、管理方式落后等一系列问题，而要解决这些问题，就必然要通过积极的观念转变和建立健全运行机制来得以改善，此外，还要强化档案管理人員的专业技能，引进和普及信息化的档案管理基础。唯有做到上述几点，才能有效促进我国劳动保障档案管理工作的有序高效运行。

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（作者单位：青岛市黄岛区社会保障事业管理服务中心）