浅谈事业单位档案管理工作现状及改进措施

魏凌云

摘 要：本文结合当前事业单位档案管理工作中存在的不完善、不尽如人意的问题，就如何提高档案管理水平，创新档案管理方法提出了个人意见。

关键词：档案管理；现状；改进措施

一、事业单位档案管理现状

随着科技的发展和社会的进步，办公形式也逐步向现代化、自动化靠拢，这些变化都影响着档案管理工作的发展，档案工作越来越受到重视，但当前档案管理工作中存在诸多不尽如人意的地方。主要体现在以下五个方面：

（1）对档案管理工作重要性认识不够。事业单位档案管理工作是单位内部管理的一项重要内容，不但需要档案管理人员自身的责任心，也需要单位其他科室人员的配合，而在许多单位档案管理人员只尽到了保管员的责任，档案的价值并没有真正发挥出来，特别是一些基层事业单位，没有配备专职档案管理人员，对于档案的收集整理归档问题不重视，还存在很多不完善的问题，使得许多归档材料的整理和保管不规范。

（2）档案管理人员素质参差不齐。档案管理工作是一项专业性很强的工作，需要较强的专业水平，但是由于人事制度的改革，使得事业单位编制有限，人员紧张，有些事业单位只能将一些年龄较大、能力水平不高的人员安排进档案管理部门，这些人员一般没有经过系统的学习，这就使得档案的收集、整理、归档等方面出现不规范现象，影响了档案管理工作的发展。

（3）执法文书与档案管理没有形成有机统一。事业单位特别是一些执法类事业单位，涉及执法文书的归类存档，当前许多执法类事业单位将执法文书与档案管理分别管理，没有形成统一的管理体制，这种分体式的管理使得执法文书与档案没有形成有效衔接，不利于统一的管理和利用。

（4）档案管理的信息化水平不高。随着社会的发展进步，对档案信息化工作要求越来越高，虽然目前许多单位不同程度地实行档案管理信息化建设，但绝大部分只是初步实现了利用管理软件进行档案目录的著录、编目、排序及检索，并没有把其拥有的档案信息实现数字化，还不能够实现网上资源共享，使得档案资源利用率低，工作效率低，降低了档案在社会中的需求作用。

（5）部分档案收集归纳不全面。部分事业单位只注重执法文书档案的归档整理，对一般档案不重视，特别是一些文字类、声像类档案，归档不及时，这部分档案如果掌握在个人手中，这部分人员如果出现调岗、退休等情况，那么这部分档案不可避免的发生遗失情况，后期工作如果出现问题，需要查找该档案造成很大难度，造成档案丢失风险，同时也不利于单位档案的全面建设。

二、事业单位档案工作改进措施

提升档案管理的水平和能力，将事业单位档案管理水平进行提升，要从根本上转变传统管理思想和理念，充分明确提升档案管理的必要性，重点加强以下几方面的工作：

（1）提高对档案管理工作重要性的认识。要使档案管理工作取得良好效果，就要提高对档案管理工作重要性的认识。一是要建立健全档案管理制度。要从规章制度抓起，建立完善合理、合规、可操作性强的管理制度，并严格贯彻落实；二是要加大档案管理工作资金投入力度，配备软硬件设施，并将档案管理工作纳入年度考核，形成人人重视、人人参与的良好氛围；三是明确档案工作主管领导，责任人员。将工作任务进行分解，明确目标、落实到人，确保档案管理工作取得实效。

（2）加强档案管理人员队伍建设。在所有的工作中人是第一位的因素，档案管理工作也不例外，因此做好档案管理必须加强对管理人员综合素质的培训。一是加强人员队伍培训。随着科技的发展，档案管理也在与时俱进，因此必须加强人员培训，提高其业务知识能力和职业道德建设，从而提升档案管理水平和能力；二是保持档案管理队伍的稳定。档案管理工作专业性、实践性和操作性都很强，若不具备丰富的实践工作经验，档案收集、管理规范是很难达到要求，为此，要减少档案管理人员的频繁调动，更有利于队伍稳定。

（3）加强档案管理的信息化建设。当前，信息技术已经被广泛的应用到社会各个领域，做好档案的信息化管理工作也是现代档案管理工作的需要，实现档案管理的信息化，不仅能够减少管理工作中人为处理档案的工作，使计算机发挥更大的作用，提高工作效率，还能够更加清晰的做好档案管理，可通过信息管理软件，准确快速的查找，避免人工查阅的耗时耗力。为了顺利的实现档案现代化管理，可结合本单位、本部门的实际和工作需要，学习和借鉴先进的管理方法和经验，加强计算机、网络技术的应用，加强档案管理的数字化，有效地发挥档案的利用工作，准确反映档案信息，更加快捷、灵活，最大限度地为各项业务工作和广大人民群众服务。

（4）加强档案管理的保密工作。在档案管理工作中，还有一项非常重要的就是保密工作，主要有两类档案涉及保密：保管档案和保密档案。保管档案是对已有档案进行保存，在以后需要翻阅时能及时找到；保密档案是指包含的内容在一定时期内关乎国家或者个人安全和利益的，泄露将会对国家或者人员造成危害。作为事业单位而言，应把档案的保密工作作为档案管理的重要内容，档案的存放应该按照国家的规定执行，保密档案库房设施牢固，要安装24小时的防盗系统，并且有专人看管，人员的进出应该严格遵照管理规定；借阅、查阅档案要严格按照制度执行，对不符合规定要求的，绝不允许借阅、查阅档案资料，防止泄密事件的发生，确保档案管理工作万无一失。

（5）完善档案管理工作规章制度。随着社会的发展，人们越来越意识到档案的重要性，为满足档案的服务性质，更好的服务中心工作、服务人民群众，应加强档案工作规章制度的建设，根据档案管理工作中的实际，制定切实可行的工作方案，既包括对档案管理工作的要求，也包括对档案管理人员的要求，使档案工作有法可依、有章可循，保证档案管理工作规范有序。

档案管理工作对事业单位的发展至关重要，然而现阶段事业单位档案管理工作的状况不容乐观，随着我国社会主义现代化进程的不断发展，档案管理的重要性逐步体现，为实现档案管理工作科學化、信息化和规范化，不断提升档案工作的管理水平，我们必须充分认识档案管理工作的重要性，抓住机遇，创新思维，以科学理论为指导，利用科学的办法不断完善档案管理制度，面对新机遇，迎接新挑战，采取新措施，不断推动档案管理工作取得新成效，为事业单位的发展提供有较高价值的参考，走上可持续发展的道路！

参考文献：

[1]刘忠秀，浅析新形势下档案管理工作的规范化.办公室业务，2017（1）.

[2]周穗军，如何加强公路建设项目档案管理的思考.2016（08）：27-28.