养老保险档案电子信息化建设的具体方式与实践意义研究

张卓辉

摘 要：本文分析了我国养老保险档案电子信息化建设的现状，阐述了信息化建设的重要意义，提出了养老保险电子信息化建设的具体方式，旨在实现养老保险档案管理的信息化建设，提高档案信息资源的利用率。

关键词：养老保险档案；信息化建设；方式

一、我国养老保险档案电子信息化建设现状及重要意义

（一）现状

随着信息时代的到来，现今养老保险档案管理呈现出信息化的发展趋势，养老保险业务借助现代计算机网络技术，不断推进档案管理的信息化建设，档案实体以数字信息化的方式存在，不仅提高了信息处理的速度，更方便了信息调阅的程序，有效節约了档案存储空间。由于缺乏专业的养老保险档案电子信息化管理人才，相关法律法规及规章制度的不完善，造成我国养老保险档案管理信息化建设实践中存在一些问题。信息化管理过程中相关软件间的不统一性，尤其是计算机软件及机器配件质量问题造成信息管理不协调问题存在，档案的起草、印发及修改问题主要借助工作人员在电脑上完成。档案资料的保存，主要采用电子文档的方式存储在计算机中的数据库里，由于计算机开发语言的不统一，造成资料的转换及共享存在一定的障碍。在养老保险档案的管理过程中，利用计算机进行保存为档案资料的利用及检索提供了方便，但由于信息技术安全存在的问题，部分不法分子窃取及伪造档案信息，造成信息泄露。在信息化管理过程中，部分档案管理人员对信息安全及保护的意识淡薄，对档案管理信息化建设的认识不足，在一定程度上制约了养老保险档案管理信息化建设的开展，不利于信息资源的开发及利用。

（二）重要意义

养老保险档案管理电子信息化的发展，实现了传统纸质档案转换为电子文件并录入到相应的电子档案管理系统中的目标，信息化管理模式下档案资料的查询及提取实现了电子化操作，借助网络平台，规范了养老保险档案信息的归集、建档、整理及管理活动，提高了信息处理的速度，实现了档案资料原件的完好保存，促进了我国养老保险档案管理工作的信息化、智能化、电子化及网络化发展模式。系统中电子加密技术的使用，增强了信息的安全性，实现了档案资源的科学化管理。现代养老保险档案信息化管理优化了信息的采集及管理，提高了资源利用的时效性，远程服务平台实现了资源的共享，信息化使得档案资料的编著时间得以有效的缩短。

二、养老保险档案电子信息化建设的具体方式

（一）实现档案信息建设的智能化发展

在养老保险档案信息化建设过程中，应引入现代智能化软件，实现照片档案、文书档案、实物档案及基建档案的智能化管理，简化养老保险档案管理的工作程序，通过建设完善的库藏档案目录数据库，优化档案资料的检索程序，实现档案资料的内部共享。为提高档案资料使用的便捷性，应加大远程服务系统的建设，在保证信息安全的基础上，通过资源共享的方式，方便养老保险相关业务活动的开展，逐步实现养老保险相关业务的异地办理。

（二）利用现代技术，提高信息化管理水平

养老保险档案管理信息化建设过程中，应利用现代技术，建立起完善的数据库系统，利用系统内存储的个人基本信息及参保单位信息，通过档案数据库平台，提高养老保险事业信息化管理的水平。现代技术手段的使用，方便了信息资料的统计与分析，电子档案检索系统的建立，将可公开的电子档案信息交由相关档案管理部进行管理及维护，其他人员有权查阅但无法更改，保证了信息的安全可靠性。现代养老保险档案信息数据库系统的建立，可方便用户信息的查询及了解，个人可查阅自己的缴费详情等。

（三）建立完善的养老保险档案管理信息化管理机制

规范化的养老保险档案管理信息化机制，是实现养老保险信息化管理的重要依据，档案管理网络的安全性是实现信息化管理的基础，因此档案管理应建立完善的信息管理机制，这就要求不断的创新档案管理的具体制度，对档案管理工作中的各项机制进行完善，实现各项工作的统一规范化开展，通过工作细化的方式，制定各项工作对应的安全措施，在统一档案管理工作标准的基础上，规范相关人员的操作，保证档案资料库发挥最优的效果，确保档案管理网络通常，优化养老保险档案管理信息化的程序。

（四）档案信息化工作服务方式的完善

随着信息技术的不断进步，传统的档案管理服务方式已无法满足现代社会养老保险档案管理的需要。应实现计算机信息管理服务，创新小型档案馆管理系统，建立计算机软件的管理规范及标准，避免资源的重复开发及过度利用。引入微缩技术服务对重要档案资源进行重点保护及储存，开发并利用好光储存服务，利用光盘速度快、容量大的特性，方便重要档案资料的编排、检索、阅读及储存。合理开发公共网络服务，充分利用电话及计算机网络等公共网络资源服务于养老保险档案管理电子信息化建设，提高档案管理的安全性及可靠性。

（五）培养专业的档案管理信息化管理人才

养老保险档案管理信息化建设的推进，应注重信息化管理人才的培养，首先应对档案管理信息化中的各项工作进行调查，明确工作人员的工作职责，然后组织相应的培训活动，依据学习人员的实际需求合理调整培训内容，利用培训人员间的交流，加强学习人员对档案管理信息化管理工作的正确认识，安排有档案管理工作经验的人员进行工作的指导，帮助新进员工熟悉工作流程及操作规范，通过安排工作人员参加信息技术培训的方式，促使员工不断学习先进技术，使其具备较高的计算机水平，实现信息化管理过程中软件设备的正确使用及规范化操作。保证档案管理工作的科学化开展。

三、总结

养老保险档案管理电子信息化的建设是一项综合系统的工作，应建立完善的制度规范及管理机制，注重工作人员专业素养的提升，采用现代信息化技术，加大养老保险档案管理信息化建设的资金投入，保证养老保险档案管理信息化建设快速发展。

参考文献：

[1]吕作风.养老保险档案信息化建设中存在问题及解决对策[A].“决策与信息”杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（上）[C].“决策与信息”杂志社、北京大学经济管理学院，2016：1.

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