整合高校档案资源实行"大档案"管理经验探索

曾裕涵

【摘要】伴随着高校教育教学水平的不断提升，许多高校在不断提高自身教学水准的同时，也开始进行高校整体改革。档案资源的管理在高校的发展过程当中是非常重要的一个环节，所以，高校档案资源如何进行创新管理，并且不断提高档案管理的科学性和有效性已经逐步成为我国大多数高校开展档案管理部门工作的重点。本文就将针对高校档案资源管理现状及其存在的问题进行简单分析和阐述，接着科学探究得出未来高校档案资源如何实现“大档案”管理，从而不断提高高校档案资源的管理水平。以期为高校档案管理人员的实际工作开展提供理论参考和实际借鉴。

【关键词】高校；档案资源；“大档案”；管理对策

社会的不断发展以及科学技术的不断进步，势必会造成信息传播以及信息资源的速度有所加快。在这样的背景之下，高校的信息资源整合现象越来越明显。档案资源作为高校非常重要的资源之一，其本身对高校的教学质量以及学校的整体发展产生了非常大的形象。如何针对高校档案资源进行整合，实现科学有效管理，将成为高校档案管理工作者的工作重点。同时，档案资源管理水平也将直接影响高校的管理制度改革，对高校的发展产生深远影响。

一、当前高校档案管理存在的问题分析

首先，当前我国高校档案管理制度比较落后，并不符合未来高校的发展要求。比如许多高校新增加了许多档案资源，其中包括电子档案等，都没有列入到高校的档案管理范围当中。只是分散的散落在个别的职能部门，所以许多时候档案会存在严重分散现象。甚至无法为相关的人员使用提供便利，造成档案的大肆浪费。

其次，高校所进行的档案管理内容范围过于狭窄，只是涉及到学生的基础信息、入校登记以及体检信息、成绩信息这类基础资料。其他的综合性档案内容以及学生的动态资料，这会造成档案内容缺失，不能起到很好的档案管理效果。

再次，高校的档案管理部门现存结构存在严重的不合理现象。许多高校虽然已经开始意识到大档案管理的模式，可是并没有真正将档案管理工作归纳到行政管理过程当中。故而，档案管理部门并不能够真正享受行政管理的权力，同时也无法尽相应的义务。

最后，则体现为高校的档案管理部门并没有适应大档案管理制度实行之后，档案管理业务增加的趋势。高校由于没有合理分配档案，使得管理者在进行档案管理的时候，往往会出现比较混乱的局面，造成档案管理水平偏低。

二、未来整合高校档案资源且实行“大档案”管理模式的对策

（一）提升档案管理的效益

在大档案管理的大背景之下，高校的档案资源整合与管理必须要不断改进。通过提升档案管理水平，可以有效提升档案管理效益。作为高校的相关负责人，应该充分意识到档案资源本身所具有的效益，并且将其应用在档案管理过程当中。一方面可以有效整合本学校的档案资源，另一方面也可以将档案资源的效益充分发挥出来，帮助相关的领导人员进行决策，为高校进行长远战略制定提供有效依据。比如高校的档案管理可以借助于网站平台，通过网站建设或者间接建立起与某些网站之间的联系，可以使得档案用户针对档案进行及时的查询。同时还可以有效建立起档案信息共享平台，有利于整个高校对档案信息的管理和提取。

（二）对高校档案资源进行合理集中和统一分配

大档案管理要求高校将所有的档案进行科学规划和整理。通过将学校的档案资源库档案进行丰富，可以有效实现资源的共享。并且，还可以将高校的许多实体资源与信息实现全面融合。这样，许多资料都可以在档案管理的过程中被科学记录，信息资源也可以通过档案的管理，录入到网络平台当中。高校在对学生信息进行统计或者进行某一决策的时候，可以轻松对信息进行查询。满足高校对档案信息的应用要求。

（三）提升相关人员及其校内所有人员对“大档案”管理的认识

在高校进行大档案管理的过程当中，不仅需要相关的档案管理人员意识到大档案管理的优势，同时更需要全校内部所有的人员针对大档案管理进行全面认识。通过支持大档案管理，使得高校档案管理工作可以进行革新。比如高校可以通过宣传栏或者横幅等形式，针对大档案管理制度进行选换。还可以举办“大档案管理制度介绍会”，让全校师生针对大档案管理有更为直观和全面的认识。这样一方面吸引了全校师生的注意，另一方面也真正加强了高校的档案管理能力，为高校的不断进步与发展提供帮助。

（四）注重对档案管理者专业素质的提升

在进行大档案管理的过程当中，应该格外重视高校内部档案管理者专业素质的提升。加快培训速度的方式無疑是比较有效的一种方法。通过对档案信息资源的提取和开发，可以有效将专业人才聚集起来，组织开展培训。尤其在近些年来，我国的社会发展速度不断加快，社会科技水平不断提升，电子化以及网络化发展使得高校的档案管理工作更为科学。所以档案管理人员应该对基础的信息搜索以及信息检索方式进行了解，逐步将自身打造成为复合型、专业性人才。高校可以通过给予档案管理人员晋升的机会和权力，这样可以有效调动其工作的积极性，为后续高校制定科学的档案管理计划奠定基础和保障。

结束语：

在高校实行大档案管理制度，有利于高校将原有的档案资源进行丰富。同时也可以有效对档案管理方式进行革新。一方面可以使得高校的档案管理更为科学有效，另一方面也可以在高校利用档案资料进行决策的时候，真正起到有效的依据作用。所以，从长远角度分析，整合高校的档案资源，对其实行大档案管理，确实有利于提升高校的整体档案管理水平，对于促进高校的优质化、长远化发展，具有重要价值。

参考文献：

[1]徐欣. 整合高校档案资源 实行“大档案”管理研究[J]. 档案学研究，2008，05：28-31.

[2]郭怀珍. “大档案”管理体制下高校档案资源整合途径研究[J]. 兰台世界，2013，14：42-43.

[3]柯友良. 教育信息化环境下高校档案资源的整合与共享[J]. 中国教育技术装备，2009，18：15-16.

[4]谢王艳. 高校档案资源整合工作探析[J]. 长春教育学院学报，2015，02：129-130+154.

[5]陆建芳. 试论合并高校档案资源整合策略[J]. 兰台世界，2010，02：9-10.