利用档案反馈信息的收集与整理

王守亮

摘 要：现代社会不断发展进步，对档案管理也提出了更高的要求，而社会群体的工作与生活也需要档案资源提供可靠支持，为更好的满足社会群体的多元需求，档案反馈信息的方法得以形成并应用于档案管理工作中，促进了档案管理水平的不断提升。本文简要分析利用档案反馈信息加强收集与整理的具体措施，仅供相关人员参考。

关键词：档案反馈信息；收集；整理

当前社会现代化建设进程较快，档案管理工作也面临着复杂的形势，档案管理难度较大。为更好的满足社会对档案资源的应用需求，应当积极转变档案管理理念，优化档案管理方式，利用档案反馈信息的收集与整理，以全面提高档案资源管理效率，从而更好的为社会群体提供档案信息服务。

1 档案反馈信息

所谓档案反馈信息，是指对输出信息进行总结研究的基础上，将研究结果反馈出来，以更好的满足档案管理工作中的相关要求，降低档案信息整体难度，进一步提高档案信息管理工作效率。当前社会发展形势下对档案管理工作提出了更高标准的要求，档案反馈信息的合理利用，促进了档案管理相关问题的妥善解决，便于档案管理相关部门在第一时间接收档案变更内容，并对档案信息的准确度和真实性加以验证，从而保证档案信息传输的安全性和可靠性，促进信息反馈作用的有效发挥，进而切实提高档案反馈信息的工作质量和工作效率。

2 档案反馈信息存在的问题

2.1 填写登记表不够规范

信息登记处的设置，便于公众将对档案服务不满意的地方记录下来，再由工作人员进行回收，但是在这一过程中，管理形式不足导致这一环节流于形式，根本没有达到相应的效果。公众在填写登记表的时候，没有进行认真的考虑，所以在填写的过程中，各项内容都过于简单，很明显能够看得出是为了敷衍了事，这样做的最终后果就是服务者没有收集到有效的信息，也就无法对服务质量进行有效的提高，反馈的工作不到位。

2.2 忽视了利用效果的反馈收集

多数档案人员没有精力去追踪记录，也不知如何收集。查档完毕后是档案利用的第一步，至于档案是否真正发挥了作用，取得哪些效果，对受众者的工作起了什么作用，解决了什么问题，或对受众者工作的发展起了什么推动作用等却心中无数。大多数档案馆（室）的档案利用工作只局限于档案利用数据的统计，不能深层次地反映档案利用所获得的直接或间接的社会效益和经济效益。

2.3 不能将档案利用效果反馈到档案部门

一些受众者对信息反馈工作认识不够，认为这是他自己的事，与档案馆（室）无关，不能积极配合，导致反馈信息时有时无，而档案部门也缺乏对受众者信息反馈工作的制约，显得无能为力。

3 档案反馈信息的收集

为保证档案管理的科学性和可靠性，提高档案信息管理水平，应当充分做好档案信息的收集工作，在这一工作中，档案反馈信息的收集方法直接影响着档案信息的收集质量和有效性。这就要求在档案反馈信息收集过程中，相关工作人员积极建立现代化的网络系统，为档案反馈信息的收集建立可靠的平台，便于与各信息部门之间建立沟通和联系，优化信息交换渠道，及时反馈特定网络系统，保证档案反馈信息的时效性，推进档案反馈信息收集工作的顺利开展，促进档案管理水平的不断提升。

在档案反馈信息的收集过程中，应当选聘素质高且能力强的档案信息管理人员，加强档案信息管理，并建立特定组织就档案反馈信息开展综合分析，确定档案信息准确可靠后对其进行收集与整理，以提高档案管理的有效性。但相关实践表明，档案信息信息管理工作中，具体负责档案反馈信息收集的人力资源不足，档案反馈信息收集的时效性不足，严重影响了档案信息接收的灵敏性和准确性，此种情况下势必会严重应当档案反馈信息的收集效果。为更好的满足档案管理相关要求，保证档案反馈信息收集时效性与灵敏性，在档案反馈信息收集过程中，尤其是在反馈信息的接收阶段，应当积极加强各部门之间的协调配合，争取在档案信息反馈的第一时间对其进行调整和接收，以保证档案反馈信息的灵敏性。在档案反馈信息的整理过程中，不要直接对所接收的档案反馈信息进行更改，应当积极采取可行措施确认档案信息的真实性和准确性，确认无误后方可进行更改，最大程度上避免档案反馈信息真实性不足等问题的出现而影响档案信息管理质量。

在此基础上应当对整理好的档案信息进行科学化分析，准确把握档案信息所反应的具体情况，加强人力资源管理，进而为企业的发展决策提供可靠的依据。档案信息分析之后应当进行规范传输，保证档案反馈信息的传输安全性和稳定性，并将档案反馈信息及时反馈给相关部门，以满足档案信息管理的实际要求。档案信息资源的贮藏是档案收集的重要环节，这一环节中档案管理人员应当对档案反馈信息进行妥善归纳分类，为后续档案反馈信息的利用提供极大便利。

4 档案信息反馈的分析与处理

为促进档案管理水平的不断提升，为社会群体提供更加优质高效的档案资源服务，应当在档案反馈信息收集工作的基础上，保证档案信息反馈的分析与处理的有效性，真正促进档案信息资源得以有效开发和利用。基于档案收集的基础上，档案管理人员应当对档案信息进行去伪存真、由表及里的分析和处理，从而全面提高档案信息管理有效性。因此在档案管理工作中，应当积极采取有效措施做好档案信息反馈的分析与处理工作。

一要灵敏，就是说档案信息网络中枢对反馈信息必须反映敏锐，及时发现客观实际的发展变化，敏锐、及时地抓住重要信息。二要止确，就是说要有高效能的分析系统，以过滤和加工感受到各种信息，达到法粗取精、去伪存真的目的。三要有力，就是说要把分析了的信息化为指挥中心强有力的行动，以修止原来的信息输出计划，使之更符合客观实际情，获得更大的效益。

另外，做好档案信息反馈的收集工作，還应该建立必要的制度，积累档案信息反馈情沉，为定量分析与定性分析提供充分依据。通过统计与定期分析研究，摸索利用工作规律，做出相应的对策。档案工作人员要树立信息观念，增强信息意识，加强队伍建设，开发档案信息资源，档案管理人员应当为这个目标而努力奋斗，以推进档案事业的稳定健康发展。

结束语

总而言之，现代社会发展速度明显加快，对档案信息资源的需求也呈现出一定的复杂性和特殊性，为全面提高档案管理有效性，应当充分做好档案反馈信息的收集与整理工作，坚持与时俱进，转变档案管理理念并优化档案信息反馈方法，提高档案反馈信息的准确性和可靠性，对反馈信息加以优化利用，从而为档案事业的稳定健康发展打下良好的基础。

参考文献

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