档案管理的安全保密及信息化管理措施分析

刘仁江

摘 要：时代不断的进步，中国作为人口众多的国家，涉及到的档案信息管理复杂多变，大量的档案管理工作，使得国家在进行信息化管理的过程中存在一定的挑战，再加上长久以来国家对于档案信息管理的重视程度不够高，并且现有的各项信息管理系统存在一定的误区和漏洞，造成档案管理的安全保密存在漏洞，信息化管理受到威胁，因此需要在今后的发展中，对于档案安全管理的信息化管理进行改进，提升档案信息管理的安全性，规范化进行信息化管理。

关键词：档案管理；安全保密；信息化管理

档案管理的最终目的是为了将各项档案管理信息进行科学的归类整理，将整体档案信息化系统建立起来。网络技术的不断发展，可以将信息网络技术应用到档案信息管理中，实现档案信息网络的存储和传播，在使用网络的过程中重视网络安全，在提升工作效率的条件下保证档案信息的加密，不能仅仅关注工作的效率。

一、加强档案管理的安全保密及信息化管理的重要性

档案管理主要是利用计算机网络系统，将一些重要的档案信息资源进行归纳，然后通过相应的检索程序，实现资料的查找，对工作进行有效化处理。档案信息管理系统采用档案管理、档案采集和档案处理为一体的处理方式，实现档案的信息化、标准化处理。随着办公系统自动化的普及，档案管理的信息化是时代发展的必然趋势。[1]但是，现阶段的我国在档案信息系统管理中还存在一些问题，例如，合肥某公司为了适应整体办公自动化的需要，引进档案管理信息系统，在初期这项系统取得较好的效果，提升了档案收集和调取的速度，但是随着时间的推移，该系统使用中出现档案信息泄露的情况，一些不该被筛选出来的员工信息出现在公共篩选领域，同时出现了不同程度的外泄，为了解决这一问题，信息技术部的人员对于整个公司的计算机进行限网处理，造成公司员工其他系统在使用中存在问题。将一些情况反映给公司信息技术人员，他们并没有提供更好的解决措施，造成员工使用电脑的不便。因此，在进行档案管理的过程中应该加强对档案安全的控制，提升信息化管理水平。

二、加强档案管理安全保密和信息化管理的有效措施

（一）提升档案管理的保密制度

制度是进行管理的基础，也是进行档案管理的重要依据，档案管理需要制定相应的管理制度，并将制度进行认真的贯彻执行，国家的档案管理制度不健全，存在一定的漏洞，使得不法分子趁机进入档案管理系统中，窃取国家和单位的档案信息，造成国家和单位的损失[2]。针对这种情况，国家应该不断完善档案信息管理法律制度，创建更加科学完善的档案信息管理制度，通过法律法规强制力的引导，规范档案信息管理。这样，规范化的档案管理制度建立起来更加快速。

（二）提升档案传递中的信息安全

档案信息传递中，较容易出现信息的泄漏，因为这个过程不是独立完成的，需要多个部门之间的合作，因此在进行档案管理中必须做好安全保密工作。例如，武汉市为了加强档案信息传输中的安全管理，进行武汉市文件档案管理安全加密传输系统建设项目公开招标，采用企业和公司合作的形式，联合公司开发适合企业各个部门的传输加密方式，在试行过程中设置相应的管理员权限、文件保险箱、联系人管理等加密措施，提升文件传输的安全性。如该部门人员张强，他在部门中担任的是文件加密的职能，对文件加密进行授权，文件传输中指定人员接收，如果其余人员则需要输入密码，这样针对性的进行文件的传输可以增加文件的安全性。

（三）加强安全管理的技术手段

技术的提升是进行档案信息管理的基础，这些技术包括防写技术和加密技术，对于防写技术来讲，主要是为了在档案资料调取的过程中仅仅是可以对资料进行查阅，无法进行下载和修改，采用不可逆的技术对档案进行管理，防写技术是典型的单项操作，只可以对资料进行读取，而不可以进行复制，但是这项技术虽然不能对资源进行复制，但是可以进行多次读取。[3]而加密措施可以对档案信息的核心思想进行加密处理，需要读取的材料收入密码，保证机密资料处于安全和保密状态，资料不公开，如果强行进行读取就会产生档案的乱码，即使账号被盗了也不能对加密内容进行破解[4]。例如文章中提出的合肥某公司，可以通过对档案资料的加密，实现不同档案源的筛选。因此，他们的技术人员使用公钥密码算法对档案资源进行了加密，解除了网络限制，缓解了网络使用者和管理者之间的冲突。

三、结束语

总而言之，档案管理的安全问题一直是需要解决的问题，也是网络技术不断发展的条件下需要关注的问题。如何保证档案的安全，需要社会各个方面的共同努力，各个部门应该都充分的认识到档案信息管理的重要性，加强法律法规方面的引导，并在技术上进行提升，加强档案信息的管理，解决档案在调取和传输过程中的信息泄露的问题，已达到档案安全、保密管理的最终目标。

参考文献：

[1]王蕾.浅谈促进城建档案信息化管理与档案保密工作协调发展的措施办法[J].城建档案，2016，02：41-42.

[2]毕竟，吴言.档案管理的安全保密及信息化管理探讨[J].办公室业务，2016，12：100.

[3]李玲.档案管理的安全保密及信息化档案管理研究[J].办公室业务，2015，09：28-29.

[4]刘瑞馨.浅析加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].黑龙江史志，2015，11：173.