中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究

黄红

【摘要】现阶段，随着我国中学教学改革工作的不断开展，中学档案管理工作受到广泛关注。为了适应信息时代发展的节奏，学校需要对档案管理工作进行创新和改革。本文围绕中学档案管理中出现的问题进行分析，继而探索提升中学档案管理工作效率的方式，为中学档案管理工作的顺利开展付出努力，为中学未来的长远发展奠定基础。

【关键词】中学 档案管理工作 问题 工作效率

【中图分类号】G637 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）12-0213-02

档案管理不仅仅是中学日常行政工作的一个组成部分，它还是促进中学健康发展的重要前提。学校想要在未来社会占有一席之地，就要做好自己的档案管理工作。档案是学校教育教学工作的积淀和原始记录，如何高效开展中学档案管理工作已经成为大家共同关注的问题。

一、中学档案管理工作中存在的问题分析

1.中学档案管理工作人员专业素质有所欠缺

随着中学扩招政策的实施，中学引入了大量的人才，同时档案的积累量也在不断的增加。现阶段，大多数中学档案管理工作人员的专业素质有所欠缺，这样在中学档案管理工作中就出现了诸多问题，对学校未来发展造成严重的影响。中学档案管理工作人员的素质不高体现在以下几点：

第一，目前，中学由于扩大招生，引进了大批的工作人员，部分工作人员没有经过专业的档案管理岗位培训[3]。在中学档案管理工作过程中，他们就会出现许多工作问题，降低中学档案管理工作效率。例如；不会应用计算机进行档案管理。学校的保密宣传教育不到位，在学校档案保密工作方面的力度还不够，一些学校的档案保密教育流于形式，教育方式较为单一、传统，组织开展的保密宣传教育活动缺乏实效性和趣味性，难以真正发挥教育指导的作用。同时，档案保密宣传教育的对象主要是中学的教职工，并没有将学生也纳入到教育的范围，致使档案保密宣传教育缺乏针对性和关联性。

第二，大多数中学档案管理工作人员是兼职管理档案工作，他们的本职工作较为繁忙，没有多余的精力经营中学档案管理工作，另外，中学档案管理工作人员流动性较大，很难长期从事这项工作，使得中学档案管理工作效率降低，档案管理工作难以顺利开展。

第三，随着中学迅猛发展，对中学档案管理工作人员的培训不到位也是档案管理人员素质不高的因素之一，许多工作人员需要日积月累才能顺利开展管理工作，这种情况使得中学档案管理工作出现障碍，制约中学档案管理的发展[4]。

2.中学档案管理制度不完善

虽然许多中学都拥有自己的档案管理制度，但是随着时代的发展，这些管理制度难以适应时代发展的需要，因此，存在诸多漏洞不够完善。有些档案只记录了重要的事情，没有对事情细节加以记录，使得档案记录不完整。在需要翻阅档案时，难以还原当时事件的过程和细节，对中学管理工作造成影响。多年来，学校虽制定了档案管理制度但没有真正落到实处，这不仅对中学档案管理日常工作造成了阻碍，而且还影响了中学的未来发展。另外，对中学档案管理现状进行分析可知，在保密方面未制定出健全的规章制度，档案管理整体上缺乏保密性，保密事务缺乏可操作性，难以有效的突出重点、对隐患加以防范。

3.中学档案管理方式存在漏洞

中学档案管理的条件较差，有些中学虽然设立了档案室，但是并没有精心管理档案。正式因为管理松散，导致许多中学教师不信任中学档案管理工作，为了完好保存自己辛苦收集的科研材料，他们将这些材料留在自己的手中，致使中学档案管理进程出现断档情况。在需要查阅相关资料时，发现中学档案出现空白阶段，在时间上难以衔接[5]。同时，由于信息技术逐渐应用于中学档案管理工作，在为其带来便利的同时，也带来了一定安全隐患，网络黑客们的违法行为导致中学档案泄密事件增多，保密工作在新时期的难度更大。

4.中学档案管理意识薄弱

部分中学领导对档案管理工作的认识不够，没有将中学档案管理工作列入行政工作范围，他们认为中学发展只需要着眼于未来，导致档案工作过于形式化，流于表面。正是由于这种态度，导致中学其他管理人员忽视档案的管理，没有实现中学档案管理的真正价值。同时，一些档案管理员缺乏保密意识，在工作中未重视保密操作，导致档案管理工作缺乏保密性和防范性。

二、提高中学档案管理工作效率的有效策略

1.提高中學档案管理工作人员的专业素养

学校各项档案管理工作质量和效率取决于管理工作人员的职业素养和工作能力[6]。所以，学校若想保证各项档案管理工作能够顺利开展，就应当加强档案管理队伍建设，提高档案管理工作人员的职业素养和工作能力，引进高水平、高素质的档案管理专业人才，加强档案管理队伍内部沟通交流，使其能够在沟通中分享工作经验，交流有效的工作方法，促使档案管理队伍整体水平得到较为显著的提高。学校可以阶段性的组织档案管理工作人员参与到各项教育培训活动中，加强其专业知识的积累，提高其信息化管理水平，促使档案管理工作能够高效率、高质量的完成，杜绝档案泄密事件的发生。例如：组织相关的专业知识培训班，开设信息化技术培训课程、组织开展思想道德、职业素养的相关培训活动等。另外，还应当加强对中学档案管理者思想政治素养的培养，使其具备较高的思想意识和敏锐的政治责任感，始终坚持正确的政治立场和原则，发自内心的热爱档案事业，通过严格实施档案保密工作为学校和谐发展、社会国家稳定提供强有力的支持。

2.建立完善的中学档案管理制度

学校应当根据实际情况制定完善的档案管理制度，促使校内档案管理工作人员以及全校师生对档案管理工作的作用和重要性形成正确的认识，通过管理制度明确划分档案管理工作人员的职责范围，保证档案管理工作的全面性和完整性，通过激励制度，调动档案管理工作人员的工作积极性和创造性，促使其能够主观能动的投身到档案管理工作中，提高档案管理工作的效率。同时，还应当通过教学档案管理制度、人事档案管理制度等促使全校师生积极参与到档案管理工作中，并在他们完成档案管理工作后，让其将整理好的资料及时的交到档案管理部门，由专门的档案管理工作人员进行统一归档。除此之外，学校各级领导还应当对档案管理工作实施监管，积极强化法制建设，考察各项档案保存和保密情况，监督档案管理工作人员的工作行为，促使学校档案工作得到规范化管理。具体来说，应当依法开展学校档案信息化建设工作，加强对相关制度的规范、完善和优化，保证档案管理工作实现规范化、法制化发展。并且还应当对中学档案信息安全保障体系建设进行强化，应当加强对档案信息安全保障体系的完善和优化，健全学校档案信息安全管理机制，杜绝一切泄密事件和失密事件的发生；应当加强对计算机档案管理系统的管理，保证学校数据库信息的安全性、真实性和完整性；加强对涉密计算机设备的使用和管理，采取物理隔离的方式保证其与外网的隔离，同时，还应当强化密钥管理和身份认证，落实档案管理岗位责任制，通过采取“谁上网，谁负责”的策略，加强对上网信息保密工作的审查。

3.創新中学档案管理方式

实际上，开展学校档案管理工作的主要作用是为学校各项决策提供参考和支持，促使学校能够得到进一步发展。尤其是在零散材料整理方面，只有全面收集、认真整理，才能保证档案管理工作的科学性、有效性、全面性，使各类档案能够得到有序存放，提高学校档案管理工作的水平和效率[7]。因此，学校可以将先进的网络信息技术应用到档案管理工作中，确保学校档案管理工作的实效性和科学性。学校档案管理信息化建设不仅能够减少纸质档案存放空间，还方便档案的翻阅以及资料的查询。建立完善的档案管理系统，通过系统平台实现对学校档案的统一管理，为学校各项工作的开展提供及时的档案信息支持。与此同时，中学档案管理者应当在日常管理工作中有意识的养成保密习惯，保持求真务实的工作作风，为档案保密工作的有效开展提供重要前提。具体来说，应当在学校档案工作过程中坚持照章办事，注意整理办公桌，确保信息不会散落在保密范围外。注意自己的言谈举止，避免“祸从口出”，将公事与私事分开，做到公私分明。

4.加强宣传，提高档案管理意识

在学校方面，应当加强宣传力度，促使内部档案管理工作人员的责任意识得到充分培养，加强档案管理工作人员的责任感，从而保证档案管理工作的水平和质量。在档案管理工作人员方面，需要积极提升自身工作水平，明确学校档案管理工作的重要性。在学校教师与学生方面，应当通过加强其对档案管理工作的认识，引导其自觉配合并参与档案管理工作。另外，应当注重培养中学档案管理者的保密意识，通过加强档案保密法制教育来培育在校教职工的保密法制理念，使其重视档案保密工作，明确档案保密工作的重要性和迫切性。

三、结束语

综上所述，中学档案不只是陈放在中学档案室中的教学资料，它更是对学校发展的如实记载。中学档案见证了学校的成长，它客观反映出学校从事科学研究项目的能力、学科建设的过程、教师科学研究的成果，为学校科研在今后的发展提供了重要参考资料。所以，采取有效措施完善中学档案管理对中学的未来发展具有重要意义。

参考文献：

[1]黄粤.中学档案管理工作的现状和对策分析[J].办公室业务，2014（15）：100-100，107.

[2]何伟华.关于中学档案管理工作的相关思考[J].东方企业文化，2015（19）：183-183.

[3]张冬冬.浅谈如何做好中学档案管理工作[J].黑龙江档案，2013（2）：142.

[4]徐荣梅.论中学档案管理工作的现状及其对策[J].考试周刊，2014（6）：174.

[5]胡静.如何破解中学档案管理工作的困境[J].新课程·下旬，2016（5）：195.

[6]张婕.加强中学档案管理工作的策略探讨[J].魅力中国，2013（34）：220-220.[7]白皎曦.浅谈如何做好中学档案管理工作[J].才智，2012（6）：329.